التدقيق هو وظيفة عمل تقوم بمراجعة العمليات أو الوظائف الداخلية. توفر عمليات التدقيق الداخلي معلومات لأصحاب الأعمال لضمان أن يتبع الموظفون الإرشادات الخاصة بعملهم. قد يجد المالكون أيضًا مناطق تحتاج إلى تغييرات لتحسين أو تحسين وظائف العمل. المشتريات هي وظيفة مسؤولة عن القيام بعمليات شراء أو امتلاك كبرى للشركة. هذه المهمة تواجه التدقيق لأنها تنطوي على إنفاق رأس مال الشركة. يمكن لزيادة الإنفاق زيادة أصول الشركة لاستخدامها في المستقبل.
أمر شراء
غالبًا ما تكون عملية شراء طلب الشركة هي بداية عملية الشراء. سيقوم المراجعون بمراجعة نظام أمر الشراء المعمول به ، الذي يأذن بطلبات الشراء وإذا تم استخدام هذه الوثيقة في عملية الاستلام والحسابات المستحقة الدفع. نظرًا لأنه لا يمكن مراجعة كل طلب شراء في عملية التدقيق ، يتم عادةً اختيار عينة من بين مجموعة كبيرة من أوامر الشراء. يستخدم مراجعو الحسابات هذه العينة لتحديد ما إذا كانت هناك أي أوجه قصور وإذا كانت هذه تسمح للموظفين بإساءة استخدام نظام أمر الشراء.
يستلم
الاستلام هو العملية التي تستخدمها الشركة لفحص السلع وتخزينها فعليًا في منشآت الشركة. يراجع مراجعو الحسابات هذه العملية لضمان عدم سرقة الموظفين للبنود وأن جميع البضائع في حالة مقبولة. يجب على الشركات أيضًا ضمان تطابق الشروط الواردة في مستندات الاستلام - مثل بيان الشحن أو انتقاء نسخة التذكرة - مع المعلومات المدرجة في أمر الشراء الداخلي للشركة.
حسابات قابلة للدفع
الحسابات الدائنة هي وظيفة محاسبية مسؤولة عن سداد الفاتورة المتعلقة بعمليات الاستحواذ على المشتريات. سيضمن المدققون قيام الشركة بإجراء عملية مطابقة لضمان قيام المحاسب بمقارنة طلب الشراء وتلقي المعلومات وفاتورة المورد قبل إجراء الدفعات. تمثل الفاتورة الفاتورة النهائية للسلع أو الخدمات من بائع أو مورد. تتم مراجعة هذه العملية مرة أخرى من خلال عملية أخذ العينات لضمان قيام المدققين بمراجعة بعض الأجزاء المختارة من المعلومات.
إدارة
كما سيقوم المدققون بمقابلة إدارة الشركة أثناء تدقيق المشتريات لتحديد مدى رعايتهم لهذه الوظيفة. عادة ما يكون المالكون والمديرون مسؤولين عن إنشاء ضوابط داخلية تحمي نزاهة معلومات المشتريات. مراجعي الحسابات مقابلة الإدارة لتحديد معرفتهم في العملية ، والغرض من الضوابط الداخلية ومدى تواترهم شخصيا الإشراف على الموظفين.
