كيفية كتابة إجراءات الرواتب

الرواتب هي أحد الجوانب الرئيسية لأي عمل تجاري مع الموظفين. من أجل أن يتم دفع ضرائب الموظفين والموظفين في الوقت المحدد وبدقة ، يجب تنظيم قسم الرواتب. لتحقيق الكفاءة داخل الإدارة ، يجب على صاحب العمل توثيق إجراءات كشوف المرتبات. وبغض النظر عما إذا كانت كشوف المرتبات كبيرة أو صغيرة ، فإن إجراءات كشوف المرتبات تعتبر حاسمة بالنسبة لكشوف المرتبات الناجح.

إنشاء نماذج إجراءات الرواتب. عادة ما يعمل قسم المرتبات بشكل وثيق مع إدارة الموارد البشرية لضمان صحة الأجور ومعالجة مزايا الموظفين. يتم استخدام عدد من النماذج في هذه العملية: بطاقات الوقت / بطاقات الوقت ، نموذج W-2 ، جداول الرواتب و / أو التقويمات ، نماذج طلب الإجازات ، نماذج تفويض الإيداع المباشر وأوراق المراقبة اليومية. يمكنك شراء هذه النماذج في متجر للقرطاسية أو تخصيص شركة طباعة لها.

توثيق إجراءات تسجيل الوقت. تلاحظ وزارة العمل الأمريكية أنه يمكنك استخدام أي نظام ضبط الوقت الذي تريده بشرط أن يكون صحيحًا وكاملاً. يجب أن تتضمن إجراءات ضبط الوقت المواعيد النهائية لتقديم ورقة زمنية والطريقة المستخدمة لحساب وقت الموظفين.

على سبيل المثال ، اكتب إجراءات لحوسبة بطاقات وقت الموظف يدويًا ، مثل التقريب لأعلى ولأسفل لأقرب ربع ساعة. إذا كان لديك نظام لضبط الوقت يقوم تلقائيًا بنقل اللكمات / الضربات الشديدة الخاصة بالموظفين إلى برنامج الرواتب ، قم بتوثيق الإجراءات الخاصة بك لإجراء التعديلات. قد يشمل ذلك وجود مشرفين يرسلون إليك بالبريد الإلكتروني التغييرات قبل الموعد النهائي.

اكتب إجراءات معالجة كشوف المرتبات. قم بتكييف إجراءات معالجة كشوف المرتبات الخاصة بك بحيث تتطابق مع نظام الرواتب الخاص بك. يمكن أن يكون نظام كشوف المرتبات يدويًا أو داخليًا محوسبًا أو خارجيًا (من مصادر خارجية). حدد إجراءات معالجة كشوف المرتبات بالكامل لنظامك الخاص.

على سبيل المثال ، لنفترض أن لديك نظامًا محوسبًا داخليًا ، حيث يتم استخدام موظفي كشوف المرتبات في الموقع وبرنامج الرواتب في معالجة كشوف المرتبات. توثيق كيفية استخدام البرنامج. اذكر كيفية إدخال أجور الموظفين وكيفية معالجة تعديلات الأجور ، والودائع المباشرة ، وضرائب الرواتب ، وأيام الفائدة ، والزينة ، ومزايا التأمين ، وأجور العمل الإضافي. يمكنك تضمين خطوات التحقق من كشوف المرتبات قبل طباعة شيكات الرواتب وقبل إغلاق كشوف المرتبات.

إذا كان لديك العديد من ترددات الأجر (مثل الأسبوعية والنصف كل أسبوع) ، قم بتوثيق كيفية معالجة كل منها. ينبغي أن تشمل إجراءات تجهيز كشوف المرتبات جميع خطوات المعالجة ، من بداية كل كشوف مرتبات إلى نهايتها.

تشمل إجراءات ما بعد المعالجة. على سبيل المثال ، لنفترض أن لديك قسم محاسبة أو شركة ضرائب خارجية تتولى شؤون ضرائب الرواتب في الشركة. اذكر الملفات والتقارير اللازمة التي ينبغي توجيهها وإلى أي فرد. الدولة التي يجب أن تتلقى رواتب / دفع أجور لتوزيعها وتشمل الشركات الأخرى / الأفراد الذين يجب أن تتفاعل معهم. على سبيل المثال ، إذا كان قسم المرتبات يرسل أموال المساهمة التقاعدية إلى مقدم خطة المعاشات التقاعدية مباشرة بعد كل معالجة كشوف المرتبات ، قم بتضمين الخطوات الضرورية.

إجراءات حفظ سجلات المستندات. يجب على صاحب العمل الاحتفاظ بسجلات الرواتب لمدة لا تقل عن ثلاث سنوات ، وفقا لوزارة العمل. إجراءات تخزين وإيداع الدولة فيما يتعلق بسجلات كشوف المرتبات ، W-2 ، تقارير ضرائب الرواتب ، بطاقات الوقت وسجلات الرواتب الأخرى.