يعتبر أمن سجلات الرواتب والموظفين الذين يعملون معهم من الاعتبارات المستمرة لمسؤولي الرواتب وإدارة الشركات. يشمل أمن المرتبات تنفيذ والحفاظ على سرية وأمن سجلات الرواتب ، وقسم الرواتب ، وموظفي كشوف المرتبات. قد يتحمل مدير كشوف المرتبات أو مدير المحاسبة أو مدير الموارد البشرية المسؤولية عن تأمين الرواتب بالتزامن مع الإدارة العليا. يجب أن يكون إنشاء بيئة كشوف المرتبات عالية الأمان والمنتظمة بكفاءة هو هدف كل قسم من قوائم الرواتب.
منظمة
تنظيم قسم الرواتب والموظفين والعمليات أمر حيوي لأمن الرواتب. إن وجود تسلسل واضح للقيادة ، ورسم تخطيطي منطقي للإدارة المنطقية وتفويض واضح لمسؤوليات الرواتب أمر ضروري لإدارة الرواتب الآمنة. يجب تنظيم مدير ، ومعالج الرواتب ، وأخصائي في حالات كشوف المرتبات الخاصة مثل أوامر شراء الأجور و FMLA وإجازات تعويضات العاملين ، وكتبة الموظفين وسائر موظفي الرواتب في الإدارة لتجهيز كشوف المرتبات بطريقة سرية وفعالة وآمنة ومتوافقة مع القانون.. يجب أن يكون لكل شخص في جدول الرواتب مسؤوليات محددة بوضوح لتجنب وإزالة الخروقات الأمنية والثغرات في معالجة كشوف المرتبات.
التحكم في الوصول
يجب التحكم في جميع الوصول إلى مستندات الأوراق المالية ، وملفات التخزين الفعلية ، وأجهزة الكمبيوتر وتقارير الكمبيوتر وأي نوع آخر من الوصول بشكل صارم وتطبيقه لتأمين معلومات الرواتب السرية. ويجب أن يقوم مدير كشوف المرتبات بمراجعة مسؤوليات كل موظف من موظفي كشوف المرتبات لتحديد مستوى الوصول الضروري. يجب أن يقتصر الوصول إلى وثائق الرواتب المادية مثل الجداول الزمنية ، وإصدار التراخيص ، والمكافأة والوثائق الورقية وغيرها من وثائق الرواتب ذات المعلومات المالية الحساسة والسرية على أولئك الذين يقومون بمعالجة المعاملات فقط. يجب وضع خزانات الملفات وأجهزة الكمبيوتر التي تحتوي على معلومات حول الرواتب والبيانات والمحفوظات في مناطق آمنة لا يمكن إلا لمن لديهم تصريح أمني أن يشاهدوها ويعملون معها. على سبيل المثال ، كتبة الجدول الزمني الذين يدخلون ساعات العمل فقط في نظام الرواتب في جهاز الكمبيوتر يجب ألا يكون لديهم إمكانية الوصول إلى عمليات التقديم النهائي أو وثائق الأجور والاستحقاقات.
إجراءات المستندات
يجب أن تكون إجراءات كشوف المرتبات موثقة بدقة وتطبق لضمان أمن عملية كشوف المرتبات والموظفين. ويجب تحديد مسؤوليات كل موظف من موظفي كشوف المرتبات بوضوح في الوصف الوظيفي له ، وفي إجراءات كشوف المرتبات التي يقوم بها ، وفي دليل التشغيل القياسي لقسم المرتبات. يجب الالتزام بالإجراءات وتنقيحها عند تغير أي شيء ومراجعته سنوياً على الأقل إذا لم يكن ذلك في كثير من الأحيان لحماية سلامة العمليات وتجنب أي ثغرات في الأمن.
الأمن المادي
إن الأمن المادي لسجلات الرواتب والملفات والبيانات والنظم ، فضلاً عن مرافق الرواتب والموظفين أمر حيوي. يجب عدم المساس بأمن المرتبات والسرية لتوفير المال عن طريق معالجة كشوف المرتبات في مكتب الاستقبال أو عن طريق جعل أحد موظفي كشوف المرتبات يؤدي واجبات دون فحص مزدوج. يجب تأمين خزائن الملفات مع وصول محدود. يجب ألا تكون المكاتب والإطارات الرئيسية وأجهزة الكمبيوتر المكتبية المزودة ببيانات الرواتب وبرامج المعالجة موجودة في المناطق المشتركة ولكن في المواقع الآمنة التي يمكن قفلها بسهولة. يجب أن يكون لدى موظفي كشوف المرتبات بيئة عمل آمنة من حركة الموظفين والزائرين ويجب أن يكون لديهم طرق سهلة لتأمين المعلومات التي يعملون بها بنجاح حتى لا يتعرضوا لموظفين غاضبين أو عاطفيين. وينبغي أن يكون لأي أخطاء في كشف المرتبات والتناقضات والتظلمات عمليات واضحة ويتناولها المديرون أو المشرفون ، وليس مباشرة مع موظفي كشوف المرتبات.
