دليل السياسات والإجراءات هو وثيقة مكتوبة تفصِّل قواعد المنظمة والطرق المحددة التي ينبغي أن تُدار بها. هذا يشمل كل شيء من النظرة العامة للمؤسسة إلى تفاصيل كيفية معالجة البريد الوارد. ستوفر بعض الأفكار الأساسية لدليل السياسات والإجراءات دليلاً أكثر فائدة للموظفين.
جمع ردود الفعل من الإدارات
قبل كتابة دليل رسمي للمؤسسة ، يجب أن تتلقى تعليقات من جميع الأقسام المختلفة حول سياستهم وإجراءاتهم. حتى إذا لم يكن هناك دليل رسمي للسياسة والإجراءات ، فربما يكون لدى الإدارات سياستها غير الرسمية والمذكرات والأدلة المتفرقة. يجب أن يراعى دليل السياسات والإجراءات ، ما لم يتم كتابته لمؤسسة أو مؤسسة جديدة ، كيف يتم تشغيل الإدارة بالفعل. قد يؤدي تطبيق سياسة وإجراءات جديدة تمامًا إلى إبطاء الإنتاجية بسبب منحنى التعلم. بدلا من ذلك ، فكر في دليل السياسات والإجراءات كمكان لتوحيد جميع السياسات والإجراءات غير الرسمية في مكان واحد لتجنب الارتباك.
ومع ذلك ، هذه ليست قاعدة مطلقة. تتمثل إحدى فوائد كتابة دليل السياسات والإجراءات في أنها تمنحك فرصة لمراجعة فعالية عمل المؤسسة. عند كتابة الدليل ، تحدث مع المديرين والموظفين في الأقسام المختلفة لمعرفة ما إذا كانت أي من السياسات والإجراءات التي يعملون بها حاليًا مرهقة أو صعبة أو غير متناسقة. إذا كان الأمر كذلك ، فقد ترغب في عقد اجتماع لمناقشة طرق العمل الأكثر كفاءة قبل إكمال الدليل.
التفريق بين السياسة والإجراء
وتشمل السياسات القواعد العامة التي تصف ما يمكن أو لا يمكن القيام به ، وهذا يتراوح من الفلسفية إلى المحددة. على سبيل المثال ، يمكن أن تكون السياسة "نحن صديقون للبيئة" أو "نقدم جميع طلبات القبول إلى إدارة القبول". توضح الإجراءات العمليات خطوة بخطوة لتنفيذ سياسة. عند إنشاء دليل السياسات والإجراءات ، يمكنك التمييز بين الاثنين من خلال وضع عناوين السياسات وإجراءات كل العناوين الفرعية للسياسات أو القوائم. سيسمح هذا بالتحرك السريع للتنقل من قبل الموظفين الذين يرغبون في العثور على معلومات محددة حول كيفية تنفيذ السياسة.
كن واضحا ومحدودا
عند كتابة دليل السياسات والإجراءات ، قد تضطر إلى مراجعة عملك بشكل متكرر لقطع أي عبارات جمل معقدة وتعليمات غامضة. حاول أن تبقي الجمل على 15 كلمة أو أقل. تجنب عمليات التشغيل أو الجمل التي يمكن تفسيرها بأكثر من طريقة. بدلاً من إعطاء تعليمات مثل "معالجة جميع الفواتير وإرسال نموذج إلى المدير" ، وصف إجراءات معالجة الفواتير وتقديم اسم النموذج المحدد لإرساله إلى المدير.
قد ترغب في أن يقوم موظف واحد أو أكثر بمراجعة دليل السياسات والإجراءات للتحقق من وجود أي أجزاء لديهم صعوبة في استيعابها.
مراجعة وتحديث بانتظام
دليل السياسات والإجراءات هو وثيقة حية. لجعلها مفيدة ، راجعها وقم بتحديثها بانتظام إذا لزم الأمر. عقد اجتماع مرة كل عام لمعرفة ما إذا كان ينبغي إجراء أي تغييرات على دليل السياسات والإجراءات. ويتضمن ذلك طرقًا جديدة للقيام بالعمل ، وإعادة صياغة الفقرات الصعبة أو المربكة ، وطرق العصف الذهني لجعل الدليل أكثر فائدة ، مثل إضافة المزيد من المعلومات أو ترميز ألوان الفصول المختلفة.
تجنب وضع معلومات حساسة بالوقت مثل أسماء جهات الاتصال وأرقام هواتف الأفراد وعناوين URL لمواقع الويب في السياسة. بدلاً من الإشارة إلى أشخاص أو عناوين معينة في الدليل ، راجع أسماء الأقسام. سيساعد هذا على ضمان بقاء دليل السياسات والإجراءات لمدة أطول.
