تسجل إدخالات دفتر اليومية معاملات الشركة ، مثل المبيعات والنفقات. ثم يتم نشر هذه الإدخالات في دفتر الأستاذ العام ، والذي يحتوي على حسابات الشركة. المجلة عبارة عن سجل زمني للمعاملات ، في حين يلخص دفتر الحسابات المعاملات بواسطة الحسابات. وتشمل أمثلة الحسابات النقدية والمخزون ونفقات التسويق والإيرادات. يجب فتح حساب دفتر الأستاذ قبل أن يتم ترحيل المعاملات.
اكتب اسم الحساب ورقمه في أعلى شكل دفتر الأستاذ. قد يكون هناك ستة أو سبعة أعمدة في النموذج ، بما في ذلك تاريخ المعاملة والتفاصيل والرقم المرجعي والأرصدة المدينة والخصم.
سجل إدخالات دفتر اليومية لكل معاملة. على سبيل المثال ، إذا كنت تبيع عنصرًا بمبلغ 20 دولارًا أمريكيًا نقدًا ، فعليك الخصم أو زيادة النقد والائتمان أو زيادة المبيعات بمقدار 20 دولارًا.
نشر إدخالات دفتر اليومية إلى حسابات دفتر الأستاذ المقابلة. بالاستمرار في المثال ، أدخل 20 دولارًا أمريكيًا تحت عمود الخصم في حساب دفتر الأستاذ النقدي و 20 دولارًا أمريكيًا تحت عمود الائتمان في حساب دفتر الأستاذ المبيعات.
تحديث أرصدة الحسابات. تستمر حسابات دفتر الأستاذ في تشغيل مجموعات من عمليات الخصم والائتمان. ولإكمال المثال ، إذا كان للحساب النقدي رصيد مدين قدره 100 دولار ، فسيكون الرصيد المدين الجديد 120 دولارًا (100 دولار + 20 دولارًا). إذا كان حساب المبيعات يحتوي على رصيد دائن قدره 500 دولار ، فسيبلغ رصيد الائتمان الجديد 520 دولارًا (500 دولار + 20 دولارًا).
تحقق من عملك. يجب نشر جميع إدخالات دفتر اليومية بشكل صحيح في دفتر الأستاذ. إذا ارتكبت أخطاء هنا ، فقد تؤثر على الحسابات الأخرى على طول الطريق إلى البيانات المالية.
نصائح
-
أدوات محاسبة البرمجيات ، مثل Intuit QuickBooks و Sage Simply Accounting ، تجعل الحسابات أبسط وأقل عرضة للأخطاء.
