توفر أنظمة الايداع مزايا وعيوب في إعدادات المكتب. تستخدم معظم الشركات أنظمة الإيداع التقليدية حيث يتم تقديم المستندات الورقية في خزانات حفظ الملفات. النوع الاكثر شيوعا من نظام الايداع المستخدم هو نظام أبجدي.
غرض
تُستخدم أنظمة الإيداع لحفظ المستندات المنظمة ويسهل العثور عليها للموظفين. يتم إعداد نظام حفظ الملفات ويتبع الموظفون النظام المستخدم.
مزايا
أنظمة الإيداع الأبجدي هي نوع واحد من النظام سهل التعليم والتعلم. يتم حفظ المستندات بترتيب أبجدي عادةً حسب اسم البائع. يمكن لأي موظف العثور على مستند مطلوب طالما أن اسم البائع معروف.
سلبيات
عيب واحد من هذا النظام هو أن يتم بشكل متكرر خسر الوثائق بسبب الحروف. عيب آخر هو أنه إذا تم إيداع شيء تحت اسم البائع الأول مقابل اسم العائلة ، فمن الصعب تحديد مكان المستندات. قد لا يتم تسجيل التغييرات التي تطرأ على أسماء الشركات بالشكل الصحيح ، مما يؤدي أيضًا إلى حدوث ارتباك في نظام الإيداع هذا.
