قد يشتمل خطاب العمل على مرفقات تستأنف المعلومات داخل الرسالة أو تقدم تفاصيل إضافية من أجل فهم أفضل. وغالبًا ما يتم تبديل مصطلح المرفق مع مصطلح enclosure. على الرغم من أوجه التشابه بينهما ، فهي ليست واحدة ونفس الشيء. إن فهم الاختلافات بين الاثنين وكيفية الاستشهاد بها في خطابات عملك سيجعلك تبدو أكثر احترافًا وحتى تعطيك ميزة تنافسية.
نصائح
-
عند الإشارة إلى مرفق أو حاوية في خطاب عمل ، لاحظ اسم الملف أو المستند المرفق داخل أقواس.
مرفق مقابل الضميمة
أولاً ، تأكد من أنك تفهم الفرق بين المرفقات والمرفقات. بينما يسمح لك كلاهما بتوفير مزيد من المعلومات والموارد الإضافية ، إلا أنهما يمثلان أشياء مختلفة.
كما يوحي اسمها ، فإن المرفق عبارة عن مستند أو ملف مرفقة بحرف. يعتبر جزءًا من الرسالة لأنه يسلط الضوء على النقاط الرئيسية ، ويقدم المزيد من المعلومات أو يدعم بيانك. عند كتابة الرسالة ، ارجع إلى الوثائق المرفقة. على سبيل المثال ، يمكنك إرفاق عقد واذكره في الرسالة مع المعلومات ذات الصلة حول ما ينطوي عليه.
من ناحية أخرى ، تعتبر المرفقات مستندات منفصلة. على سبيل المثال ، إذا كنت ترسل رسالة أعمال إلى شريك جديد محتمل ، فيمكنك إرفاق كتيب أو دراسة سوقية أو جدول مقارنة. ليس من الضروري الإشارة إلى هذا المستند في الرسالة. والخيار متروك لكم.
المرفقات في النص
عند الاستشهاد بمعلومات من مستند آخر داخل النص ، استخدم الأقواس في مراسلات البريد العادي أو البريد الإلكتروني. لاحظ اسم الملف أو المستند المرفق داخل الأقواس. إذا افترضنا أن الرسالة تشير إلى شكوى هاتفية ، فإن الاقتباس سيتضمن اسم وثيقة الشكوى ، مثل: (مرفق: جريدة خدمة العملاء ، 1/5/2017).
تضيف الاستشهادات في النص معلومات إضافية إلى محتوى الرسالة. قد يشير الاستشهاد إلى بيانات جداول البيانات أو النصوص أو الحروف الأخرى. استخدم أسماء ملفات سهلة القراءة تصف المستند. إذا تمت طباعة المستند ، قم بتسمية العنوان بنفس الطريقة. من المقبول أيضًا تعيين مرفقات بأحرف أبجدية ، مثل "Attachment A."
كيفية الرجوع مرفقات متعددة
بالإضافة إلى استخدام الاقتباس من النصوص في المرفقات ، يرجى أيضًا تذكير القارئ بالمرفقات في نهاية الرسالة. تحت اسم الموقع في الزاوية السفلية اليسرى ، اكتب "المرفقات". من الاختياري سرد اسم جميع المرفقات في نهاية الرسالة ، ولكنها ممارسة جيدة خاصة إذا كان هناك العديد منها. سيعطي هذا المستلم فكرة أفضل عن ما يمكن توقعه وما هي الملفات التي يحتاج إليها أكثر من غيرها.
كيفية استخدام مرفقات
لا يشار في كثير من الأحيان إلى مرفقات في النص الفعلي ، ولكن هذه ليست قاعدة صلبة. إذا تم ذكر المرفقات ضمن حرف أو مذكرة العمل ، استخدم نفس الطريقة الموضحة للمرفقات. تتضمن أمثلة العلبة السيرة الذاتية أو التطبيق. تتم الإشارة إلى هذه الملفات في نهاية الحرف تحت الاسم المطبوع الخاص بالاسم على طول الهامش السفلي الأيسر.
استخدم "Enclosure" لإحاطة واحدة و "Enclosures" لأكثر من واحد. من المقبول أيضًا إضافة إجمالي عدد العناصر المضمّنة ، مثل مرفقات: 4. إذا تم الاستشهاد بمستند في الرسالة ولكن لم يتم تضمينه فعليًا ، فقم بتدوينه على أنه "w / o Enclosures".
تنسيق حكومي موصى به
في المراسلات الحكومية ، يتم في بعض الأحيان التمييز بين رسالة الأعمال والمذكرة. مع الحروف ، يشار إلى الاستشهاد ب "الضميمة" ، بينما تشير المذكرات عادة إلى "المرفقات". غالبًا ما تتم الإشارة إلى هذه المستندات داخل النص وفقًا لحرف أبجدي معين ، مثل "المرفق أ".
أدرج جميع المرفقات أو المرفقات ، حتى إذا كانت هناك حاجة لصفحة ثانية للقيام بذلك بشكل صحيح ، مع ذكر "المرفقات: الصفحة 2". إذا كان المستند المشار إليه غير متاح ، يتم الإشارة إلى ذلك من خلال تضمين "w / o encl." لإعلام الطرف المستلم بأن المستند غير متوفر وبالتالي ليس مغلقًا. تحقق مع هيئات حكومية محددة للحصول على مواصفات القالب أو إرشادات التنسيق الفريدة.
