لا تتوقف المراسلات التجارية بمجرد توقيع العقد ؛ قد يكون لديك عدة مناسبات إضافية لمناقشة هذه المسألة من خلال الرسائل. على سبيل المثال ، إذا كان لديك عقد مع إحدى الجامعات كأستاذ متخصص في إدارة الحيازة ، فستتلقى العديد من المراسلات الإضافية التي تشير إلى عقدك ، مثل متى تبدأ المنافع الخاصة بك والعديد من الأمور الأخرى التي يجب عليك معالجتها عندما تبدأ عمل. كمشرف ، قد تضطر في كثير من الأحيان إلى كتابة خطابات تشير إلى العقد الأصلي بطريقة تذكر الموظف أو العميل حيث يمكنه العثور على المعلومات.
أخبر المتلقي بما يحتاج إلى معرفته ، ثم لفت انتباهه إلى العقد أو المنطقة في العقد التي تحتوي على المعلومات الأساسية. على سبيل المثال ، "ستبدأ مخصصاتك بعد أسبوعين من تاريخ البدء ، كما هو موضح في السطر 5 أ في الصفحة 2 من عقدك". أنت لا تحتاج إلى أسلوب استشهاد رسمي مثل أسلوب جمعية علم النفس الأمريكية (APA) للإشارة إلى العقد ؛ ما عليك سوى الرجوع إلى العقد ورقم الصفحة ذي الصلة.
ضع في اعتبارك ما إذا كنت بحاجة إلى اقتباس مقاطع من العقد بدلاً من الإشارة إليها فقط. إذا كان العقد طويلاً أو شديد التعقيد ، يجب عليك اقتباس القسم المعني ثم توضيح رقم الصفحة ورقم القسم الذي توجد به المعلومات.
أخبر المتلقي أنه سيكون من دواعي سرورك تقديم نسخة أخرى من العقد لإشارته إذا فقد نسخته. أعطه معلومات الاتصال الخاصة بك ، مثل عنوان البريد الإلكتروني أو رقم الهاتف الخاص بك إذا كان لديه أسئلة أو ترغب في طلب نسخة إضافية من العقد.
