تصوير هذا: يمكنك الاتصال بمزود لطلب بعض التطبيقات المصغرة وإطلاق النار على بريد إلكتروني للتأكيد. المشكلة هي أنهم يرسلون إليك خمس حالات بدلاً من أربعة ويهبطون عليك بفاتورة أكبر مما تتوقع. نظرًا لأنك لا تمتلك أي شيء قانوني يجعل هذا البائع مسؤولاً ، فإنك لم تعد كثيرًا. يمكن أن تغضب وتهدد بالامتناع عن الدفع ، ولكن يمكن أن تحصل على الفوضى وتدمر علاقتك. ماذا أفعل؟ في المستقبل ، قد تفكر في تنفيذ نظام طلب الشراء. تلعب POs دورًا مهمًا في التحكم في عمليات الشراء التجارية ، مما يساعدك على تتبع الطلبات وإدارة المدفوعات مقابل العمل المنجز.
ما هو طلب الشراء؟
أمر الشراء هو التأكيد الرسمي لأمر يتعلق بالسلع والخدمات. وهو يعمل بمثابة عقد بين شركة تجارية ومورديها ، لذلك فإن المورد يعرف بالضبط ما تم طلبه ، ويعرف النشاط التجاري بالضبط ما هي المنتجات والخدمات التي سيتم تسليمها ، وبأي تاريخ. عندما يقبل المورد أمر شراء ، فإنه ينشئ عقدًا ملزمًا قانونيًا بين الطرفين. لذلك ، لن تكون عالقاً بحالة إضافية من الأدوات التي لا تحتاج إليها ، والمورد محمي لأنه يملك الآن دليلاً قانونياً على طلب السلع والخدمات. إذا لم تقم بإنشاء أمر شراء ، فلن يكون هناك أي طلب ملزم من العميل على الإطلاق.
كيف تبدو أوامر الشراء؟
تبدو أوامر الشراء تشبه إلى حد كبير الفاتورة. والفرق الوحيد هو أن المشتري ينشئها وليس البائع. بشكل عام ، سيشتمل طلب الشراء على المعلومات التالية:
- معلومات الشركة المشتري.
- عنوان الشحن / الفواتير.
- معلومات الشركة المورد.
- تفاصيل الطلب - المنتج والكمية والسعر وتاريخ التسليم.
- تاريخ طلب الشراء.
- PO عدد.
قد تكون هناك شروط محددة حول الطلب أيضًا ، مثل متى يجب إجراء الدفع. تقوم العديد من الشركات بإنشاء مستند طلب شراء قياسي مع معلومات عامة تم ملؤها لضمان التناسق.
ما هو رقم طلب الشراء؟
إذا كان هناك عنصر واحد في أمر الشراء يجب أن تقوم بتضمينه ، فهو رقم أمر الشراء. رقم PO هو رقم مرجعي فريد يسهل عليك مطابقة عمليات التسليم مع عمليات الشراء عند وصولها. من المفترض أن يؤدي استخدامها إلى تسريع معالجة الفاتورة نظرًا لأنه يمكنك تتبعها بسهولة عند إجراء الدفعات بناءً على طلبات معينة. كما أنه يقلل من مخاطر الدفعات غير الصحيحة لأنك لن تدفع الفواتير التي لا تحتوي على ص.ب.
وهنا مثال على ذلك. افترض أنك بحاجة إلى مجموعة جديدة من خزائن الملفات. يمكنك إنشاء أمر شراء بالحجم والكمية والمتطلبات المحددة للخزانات وإرسالها إلى الشركة المصنعة. بمجرد أن يوافق المصنع على أمر الشراء ، فإنه ينشئ عقدًا قانونيًا بين الطرفين. ستقوم الشركة المصنعة بشحن الخزانات وإرسال فاتورة بالمبلغ الإجمالي المستحق. ستشير هذه الفاتورة إلى رقم أمر الشراء. لذلك ، عندما تتلقى الفاتورة ، يمكنك التحقق منها مقابل أمر الشراء للتأكد من تطابق الوثيقتين. إذا فعلوا ذلك ، امض قدمًا وادفع. إذا لم يفعلوا ذلك ، فإن أحدهم ارتكب خطأ تحتاج إلى التحقيق فيه.
كيف يمكنك دمج نظام طلب الشراء في عملك؟
إذا لم تستخدم POs من قبل ، فستغفر للتفكير في أنه أمر بسيط مثل إعداد قالب طلب الشراء في Microsoft Word أو برنامج المحاسبة الخاص بك. تعتبر هذه الخيارات رائعة لإنشاء مستند أمر شراء فعلي ، ولكن هناك بعض الأشياء الإضافية التي تحتاج إلى التفكير فيها قبل أن تتمكن من دمج نظام PO في عملك:
من يقوم بالشراء؟
يجب أن يتحكم مسؤول أمر الشراء الأساسي في نظام طلب الشراء. سيؤدي ذلك إلى إضفاء الطابع المركزي على مشترياتك وسيعطيك سجلاً واضحًا حول مقدار المال الذي يتم إنفاقه. بمجرد إنشاء أمر الشراء ، يمكن للمسؤول مباشرة حساب التكلفة في ميزانية الشركة. أساسا ، سوف تبدأ من خلال أخذ بطاقات الائتمان من أيدي الموظفين العامين.
ما هي عملية رفع الطلب؟
كل عملية PO تبدأ مع طلب. هذا طلب شراء أمر يقوم به الموظفون كلما احتاجوا لشراء سلع أو خدمات. ستحتاج إلى إنشاء قالب طلب قياسي ، والذي يجب على جميع الموظفين استخدامه. تسمح العديد من الشركات الصغيرة لموظفيها بإرسال طلبهم بالبريد الإلكتروني إلى أحد المديرين ، الذين سيقومون بالتنسيق مع المسؤول لتخصيص ميزانية والحصول على الموافقة على الشراء ورفع أمر الشراء الضروري.
وتضمن إضافة نظام طلب من الموظفين الحصول على إبهام مركزي قبل الشراء حتى لا ينزلق شيء من خلال الشقوق. قريبًا ، ستحصل على بيانات كافية لتتبع كيفية استخدام الموظفين للإمدادات وأنماط الشراء الفورية ، مثل ، هل هناك فرص للشراء بسعر مخفض من المورد؟
كيف ستسجل الدخول؟
يمكن للمشرفين اختيار الموافقة على طلب أو رفضه أو الإبلاغ عنه لمزيد من المناقشة. بمجرد الموافقة على الطلب ، يجب على مسؤول PO تخصيص رقم أمر الشراء إلى الأمر - يمكنك استخدام أي رمز رقمي أبجدي تريده - وتسجيله في سجل PO. إن الاحتفاظ بسجل يضمن الحفاظ على إجمالي عمليات الشراء. يمكنك رؤية تأثير الطلب قبل الموافقة عليه ، وتحديث ميزانيتك في كل مرة يتم فيها إنشاء أمر الشراء. وهو أيضًا جزء أساسي من مسارات التدقيق ، مما يضمن عدم وجود اختلافات بين الإمدادات القادمة والمدفوعات.
كيف ستدير البائعين؟
بالطبع ، ستحتاج إلى إعلام الموردين لديك بأنك تنتقل إلى نظام أمر الشراء. هذا الأمر بسيط مثل الاتصال بالبائعين وإخبارهم بأنك ستقوم بإرسال طلب شراء قبل إجراء أي دفعة مقابل البضائع. يرجع الأمر إلى كيفية حصولك على أمر الشراء إلى البائع - وفي أغلب الأحيان ، سيرسله المشرف بالبريد الإلكتروني مباشرةً إلى المستلم.
وبمجرد استلام البائع لأمر الشراء الخاص بك ، يجب عليه التحقق بعناية من الأخطاء قبل إعداد البضائع ليتم تسليمها. يتم استخدام العديد من الموردين الأكبر حجماً للشراء المدعوم برمز الشراء (PO) ، ويتم إعداد الأنظمة التي ستقوم بإبلاغ حسابك إذا حاولت الشراء بدون أمر شراء.
كيف يمكنك التوفيق بين دفعات الفاتورة وسجل PO؟
إذا كنت تحتفظ بسجل PO محدث ، فإن تسوية الفواتير أو بيانات بطاقة الائتمان ضد أمر الشراء ليست صعبة أو مستهلكة للوقت بشكل خاص. أنت فقط تتطلع إلى الإبلاغ عن أي عملية شراء لم يتم تسجيلها باستخدام أمر الشراء. ثم ، إنها حالة تدريب الموظفين للقضاء على أي مشتريات زائدة في المستقبل.
هل يجب عليك أتمتة عملية طلب الشراء؟
بدلاً من القيام بالأشياء يدويًا ، قد تختار الاستثمار في بعض البرامج الشرائية لأصحاب الأعمال الصغيرة. يمكن لهذه الأنظمة أتمتة طلبات الشراء والموافقات الروتينية وإنشاء أوامر الشراء تلقائيًا ، مما يجعل الأمر برمته أقل تحديًا. كما يقومون أيضًا بإدارة مستندات الشراء الخاصة بك من واحدة مركزية في مكان واحد ، يمكن الوصول إليها من أي مكان ، مما يجعل من السهل إدارة أوامر الشراء أثناء التنقل. تحتوي بعض الأنظمة على ميزات مفيدة أخرى ، مثل كتالوج الموردين لجعل طلبات الشراء أسهل وأكثر ملاءمة لموظفيك.
تعتبر المنصات عريضة بقدر ما هي طويلة ، وهناك الكثير من مواقع المراجعة عبر الإنترنت لمساعدتك على تضييق نطاق الخيارات. وكما هو الحال دائمًا ، استفد من العروض التجريبية وفترات التجربة المجانية ، لذلك فأنت واثق من أنك اتخذت القرار الصحيح قبل الشراء.
