بالنسبة لمالكي الأنشطة التجارية الجديدة ، تعد إدارة ملفات الكمبيوتر مهمة غالبًا ما يتم تأجيلها أو حتى تجاهلها. ومع ذلك ، تعمل معظم الشركات مع وحفظ واسترداد وتخزين الكثير من البيانات في شكل ملفات الكمبيوتر. إذا كان هذا هو الحال بالنسبة لنشاطك التجاري ، فستحتاج إلى بنية ملف قابلة للتنفيذ ، وهي طريقة لتسمية الملفات يسهل فهمها وأكثر من ذلك. ستساعدك عملية الإنشاء والتخزين والتنظيم والنسخ الاحتياطي القوية على توسيع نطاق عملك أثناء نموه.
نصائح
-
إدارة ملفات الكمبيوتر هي عملية إنشاء وتخزين وتنظيم وتنظيم نسخ احتياطي قوية لمعلومات نشاطك التجاري والتي ستساعدك على توسيع نطاق عملك أثناء نموه.
لماذا إدارة الملفات أمر بالغ الأهمية لعملك
إذا كنت بصدد إطلاق نشاط تجاري جديد ، فمن المغري تجاهل إدارة الملفات. من المحتمل ألا يكون لديك العديد من ملفات الكمبيوتر للبدء بها ، ولا شك أن هناك العديد من المسائل الملحة الأخرى التي تستدعي انتباهك.
ومع ذلك ، أخذ الوقت لإنشاء نظام إدارة ملفات ذكي من البداية يدفع أرباح لسنوات قادمة. سيزداد نظام منظم وقابل للتطور مع شركتك ، مع الحفاظ على أمان ملفاتك وترتيبها بشكل جيد حتى مع زيادة عدد تلك الملفات بشكل كبير.
بدلاً من ذلك ، يؤدي تأجيل إدارة الملفات إلى إنشاء نظام فوضوي غير قابل للتطبيق يكلفك الوقت والكفاءة. وسيكون اعتماد نظام سليم في هذه المرحلة مكلفاً للغاية ، وعادة ما يتضمن الاستعانة بمستشارين مرتفعين ومعدات إضافية.
إن نظام إدارة الملفات الذي يسهل فهمه ، والعمل المباشر معه ، والتوسع البسيط فيه هو أحد الأصول التجارية القيمة.
إنشاء بنية ملف
ستؤثر كيفية اختيار نشاطك التجاري لتنظيم ملفات الكمبيوتر على الوظائف اليومية وإدارة المشاريع وعلاقات العملاء لسنوات قادمة. إذا لم تتمكن من العثور على المستند الصحيح واسترداده بسرعة ، فقد يفقد نشاطك التجاري العملاء أو سمعته في النهاية.
أفضل طريقة لتنظيم الملفات تختلف من الأعمال إلى العمل. فكر أولاً في كيفية قيام عملك بإنشاء المستندات والعمل بها قبل تحديد نهج تنظيمي أو تراتبي.
يمكن أن تكون بنية الملف الداخلي واسعة وضحلة أو ضيقة وعميقة. ينشئ الأسلوب الأول العديد من المجلدات ذات المستوى الأعلى وعددًا أقل من المجلدات الفرعية. هذا يمكن أن يؤدي إلى العديد من الوثائق التي يتم تخزينها في مجلدات متعددة. النهج الثاني يدمج مجلدات متعددة داخل المجلدات الأصل. يمكن إنشاء هياكل مختلطة أيضًا لتحقيق توازن بين هذين النوعين من التسلسلات الهرمية. يجب أن تملي التفضيل الشخصي وضرورة العمل النهج المحدد.
مع الارتفاع في خدمات إدارة الملفات التي تساعد في تحديد موقع الملفات بسهولة أكبر عن طريق البحث ، قام بعض الأشخاص والشركات بتخلي مجلدات الملفات تمامًا وتفريغ جميع مستنداتهم في مجلد رئيسي واحد. هذا غير ملائم. أي عمل سيخلق المزيد من الوثائق في سنة مما يمكن إدارته بسهولة بواسطة هيكل مسطح. من المهم إنشاء نوع من البنية التنظيمية للملفات يساعد على تصنيف ملفاتك ، مما يجعلها أسهل في تحديد موقعها.
يجب أن يكون أي نظام تختار تنفيذه سهل الاستخدام وآمنًا وموثوقًا به. فكر في من سيقوم بإنشاء هذه الملفات والعمل معها ، ثم فكر في كيفية تلبية احتياجات العمل بشكل أفضل مع بنية الملف.
جانب رئيسي آخر من سهولة الاستخدام هو سهولة الوصول. إذا كان عمال المستندات الأساسيون بحاجة إلى الوصول إلى المستندات على أجهزة الجوّال ، فمن المهم التفكير في كيفية إدراج هذه المستندات والوصول إليها والعمل عليها على هذه الأجهزة عند إنشاء سياسة لإدارة الملفات. علاوة على ذلك ، ستحتاج إلى اتباع نهج إدارة الملفات الذي يحافظ على مزامنة الملفات عبر جميع الأجهزة.
وأخيرًا ، قم بتضمين خطط النسخ الاحتياطي للملفات في نظام إدارة ملفاتك. من الناحية المثالية ، يجب إنشاء نسخ احتياطية متعددة من ملفاتك. يجب تخزين تلك النسخ الاحتياطية على أجهزة كمبيوتر مختلفة ، لا يوجد منها على الأقل في مكان عملك. تأكد من تحديد من يقوم بعمل نسخ احتياطية وكم مرة وبأي تقنية في نظام إدارة ملفات الكمبيوتر.
العثور على ملفات الكمبيوتر التي تحتاجها
يجب أن تساعد اصطلاحات التسمية وبنية الملفات في تحديد موقع المستند الصحيح واسترداده بسرعة عند الحاجة إليه. قد تكون أسماء الملفات التي تحتوي على سلسلة عشوائية من alphanumerics أو حتى الاصطلاحات مثل "DATE + CLIENT NAME" مربكة وتعوق الاسترجاع.
يجب أن تكون أسماء الملفات منطقية لجميع المستخدمين وتحدد بسهولة نوع كل ملف وغرضه ومحتواه الأساسي.
بالإضافة إلى اصطلاح تسمية ملفات ثابت ، ضع في اعتبارك إضافة نظام إدارة ملفات. هذا هو نوع من تطبيقات الكمبيوتر التي تساعد على تخزين الملفات وتنظيمها. قد يوفر ميزات تسمح بتتبع المالك والمستخدمين اللاحقين وتاريخ الإنشاء وآخر تعديل والبيانات الأخرى التي قد تساعدك على العمل مع ملفاتك وصيانتها.
يمكن لخدمات إدارة الملفات ، مثل Dropbox و Google Drive ، مساعدتك من خلال توفير واجهة وواجهات أكثر ملائمة للبحث. بدلا من تذكر هياكل الملفات المعقدة أو اصطلاحات التسمية يمكنك ببساطة البحث عن ما تحتاجه.
وضع سياسة شركتك في الكتابة
بمجرد البت في اتفاقيات البنية والتسمية ، قم بإنشاء مستند مسودة لنشاطك التجاري يحدد جميع المواصفات للعمل مع ملفات الكمبيوتر التي قمت بتحديدها. حتى لو كنت الموظف الوحيد ، قد لا يكون هذا هو الحال دائمًا. سوف تساعد وثيقة رسمية تحدد سياسات إدارة ملفات الكمبيوتر إذا قمت بتوسيع وتوظيف الموظفين في المستقبل. كما أنه سيساعد شركتك في الحفاظ على نهج إدارة ملفات ثابت وضمان أمان ملفاتك القيمة.
