كيفية إدارة عملية إدارة العقود

إدارة العقود هي ممارسة التأكد من اتباع معايير العقد وفقا للمبادئ التوجيهية المبينة في العقد نفسه. ولهذا السبب ، يجب الالتزام بالإدارة المستمرة لدورة حياة العقد لضمان تنفيذ العقد في السياق المناسب. نوع العقد الذي يتم إدارته ، من عقود العمل إلى عقود البناء ، يمكن إدارتها جميعًا بشكل صحيح من خلال اتباع نفس المنهجية.

اقرأ العقد بالكامل. تسليط الضوء على نقاط البيانات الرئيسية بما في ذلك الأطر الزمنية وتواريخ الاستحقاق. ضع علامة على تلك التواريخ الحرجة في التقويم أو تطبيق الجدولة الأخرى لضمان فهم أوقات الانتهاء المستهدفة ومراقبتها. تسليط الضوء على المجالات الرئيسية للعقد التي تسرد واجبات العمل والمسؤوليات العقد الشاملة للموظفين الرئيسيين المسمى في العقد. على سبيل المثال ، من شأن عقد بناء مبنى جديد أن يحدد رئيس العمال كجهة اتصال وطرف مسؤول لضمان الانتهاء من جميع أعمال التعاقد من الباطن في الوقت المحدد.

جدولة تحديث الاجتماعات والمواعيد قبل كل موعد استحقاق محدد في حدود شروط العقد. تأكد من وجود لقاءات وجهًا أو اجتماعات هاتفية مع الأشخاص المسؤولين لإطلاعك على التقدم العام في العقد. استخدم الاجتماعات المؤقتة كطريقة لقياس التقدم العام للعقد وللتصدي للقضايا والشواغل عند ظهورها.

احتفظ بملاحظات تفصيلية للغاية بشأن من تحدث إليه ومتى وأين لجميع الأطراف المشاركة في تنفيذ العقد. تحقق مع الأطراف المذكورة على أساس منتظم وروتيني. إرسال رسائل البريد الإلكتروني أو الهاتف مرة واحدة في الأسبوع لضمان الأشياء تعمل وفقا للجدول الزمني المحدد في سياق العقد النهائي.

اطلب من جميع المديرين والمتعاقدين من الباطن الذين يشاركون في العقد إرسال قوائم تحديث مفصلة على أساس أسبوعي. قم بإرسال التحديثات عبر البريد الإلكتروني أو الفاكس أو البريد التقليدي للحفاظ على أثر ورقي لكل التقدم في العقد. الحفاظ على جميع المراسلات في مكان آمن ويمكن الوصول إليه بسهولة.

الحفاظ على قائمة دقيقة ومستكملة باستمرار للمواد المستخدمة والمواد المطلوبة ، وجداول الشحن والاستلام ، والجداول الزمنية لعقد العمل ، وساعات العمل المتكبدة لإتمام العقد وجميع البيانات الأخرى التي تؤثر على ميزانية العقد. مراجعة وتقييم وتقييم ميزانية العقود كل أربعة إلى ستة أسابيع للبحث عن طرق لخفض التكاليف وزيادة الإنتاجية.

عقد اجتماعات إضافية لمناقشة العقد عندما تنشأ مشاكل أو يتم جلب المشاكل لاهتمامكم. لا تنتظر أن تصبح المخاوف مشكلات رئيسية ، حاول أن تتجنب المشاكل الأكبر من خلال إيجاد حلول مبكرة في هذه العملية.