تم تصميم برنامج إدارة العقود لزيادة الكفاءة لمسؤولي العقود المكلفة بتطوير والحفاظ على سير عمل كبير من الموردين وعقود الموردين. يوفر حلًا رقميًا وموقعًا مركزيًا لإدارة العقود. تتوفر مجموعة متنوعة من برامج إدارة العقود في السوق وستقدم كل واحدة مجموعة مختلفة من الميزات.
تطوير قاعدة بيانات من قوالب عقد معيارية. تمتلك برمجيات إدارة العقود بصفة عامة القدرة على تخزين الفئات العامة لعقود المعدَّات الأساسية التي تكون بمثابة العقود الأساسية للمفاوضات الجديدة. تصنيف قاعدة بيانات العقود لمساعدة المديرين على إدارة كميات كبيرة من عقود الموردين والموردين لشراء مجموعة متنوعة من السلع والخدمات.
تتبع التغييرات على العقود. خلال مرحلة التفاوض على العقود ، يمكن أن يوفر تطبيق إدارة العقود للمشرفين القدرة على تقييم التغييرات التاريخية على العقود. يمكن أن يكون ذلك مفيدًا عند تقييم عملية التفاوض على العقود ، مثل تحديد نوع التنازلات المقدمة أثناء المفاوضات. بالإضافة إلى ذلك ، تتضمن تطبيقات البرمجيات عادة أنظمة تقويم مع أدوات تدوين ، وأدوات لتبادل المعلومات مع الأطراف عبر المؤسسة ، والقدرة على جدولة وتطوير جداول الأعمال للاجتماعات المتعلقة بعقود معينة.
تتبع أداء العقد. يمكن لمتطلبات أداء العقد أن تكون ميزة متتبعة من خلال برنامج عقد. عند اكتمال أحد متطلبات الأداء الرئيسية ، يمكن الإشارة إلى ذلك كميزة في برنامج إدارة العقود. يساعد ذلك المسؤولين على تحديد العقود التي تحتاج إلى الاهتمام ، على سبيل المثال ، عندما لا يتم تسليم متطلبات الأداء وفقًا للجداول الزمنية المحددة.
إدارة العقود التي تم إنهاؤها. يوفر برنامج إدارة العقود للمشرفين الفرصة لوضع علامة على العقود عند إنهاؤها. قد يتم إنهاء العقود لمجموعة متنوعة من الأسباب. هذا عادة بسبب عدم الأداء. يمكن أن يساعد تتبع هذه المعلومات في إجراء تقييمات البيانات الكمية. على سبيل المثال ، قد ترغب منظمة ما في النظر في الأسباب المتكررة لإنهاء العقد وحتى تحديد الإدارات التي تولد العقود الأكثر إنتهاءًا.
إدارة العقود المغلقة. قد تتضمن مراجعة المؤسسة لأداء العقود في العقود المغلقة تقديم تقييم أداء الموردين. تسهل البيانات الكمية المتاحة من برمجيات إدارة العقود توليد تقارير بيانات كمية يمكن استخدامها في عمليات التقييم. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن إنشاء تقارير حول العدد الإجمالي للعقود المغلقة خلال فترة معينة ، بما في ذلك التقييمات المالية لأغراض وضع الميزانية.
تحذير
التشاور مع المستشار القانوني للتأكد من أن ميزات برنامج إدارة العقود تتوافق مع متطلبات قانون العقود داخل الدولة التي تنص على العقود الحكومية.
