يمكن أن يكون نظام الفوترة الخاص بك بدائي كالقلم ودفتر الأستاذ أو متطورًا مثل الكمبيوتر وبرنامج الكمبيوتر المصمم لإدارة كل شيء من حساب الرسوم إلى إرسال البيانات. بغض النظر عن التطور ، لم تتغير مفاهيم الفوترة الأساسية منذ العصور التوراتية. لا يزال هناك مقدم خدمة ومستخدم الخدمة والرسم الذي يربط العلاقة.
تبدأ الفوترة مع الناس
يبني طاقمك ملفًا شخصيًا لكل عميل كخطوة أولى في تصميم نظام فوترة فردي لمؤسستك. يجمع موظفو البيانات الأسماء وعناوين الفوترة والمصطلحات التي يتم بموجبها تحصيل رسومك. إذا شارك طرف ثالث مثل شركة تأمين ، يتم تأمين هذه المعلومات أيضًا. قد يطلب منك العملاء دفع الفواتير مباشرة لهم أو وضع رسوم على بطاقة الائتمان.
مدخل البيانات والتحقق
يتم إدخال المعلومات المقدمة من العملاء في برنامج حاسوبي أو تسجيلها يدويًا في دفتر الأستاذ. يمكن تحقيق التحقق من درجات الائتمان وتغطية شركة التأمين عن طريق الهاتف أو الوصول إلى موقع الويب. قد يضطر فريق العمل لديك إلى الوصول إلى معلومات حساسة مثل نقاط الائتمان لإنشاء ملف شخصي كامل لنظام الفوترة الخاص بك حيث قد يرغب بعض العملاء في سداد ديونهم على أقساط.
حسابات الترميز
ما إذا كان عملك فواتير خدمة واحدة (استشارة) أو عدد لا يحصى من الخدمات (التشاور ، رسوم المختبر ، المواد وما شابه) ، إعداد نظام ترميز لتصنيف كل الخدمات والمنتج ضروري لتتبع الأموال. على سبيل المثال ، قد تتم محاسبة طبيب الأسنان على التنظيف ، ولكن الرسوم التي يتم فرضها إذا قام طبيب الأسنان بالإجراء بدلاً من أن يكون أخصائي الصحة متشابهًا ، لذلك يتم استخدام رمزين لأغراض الفوترة. رمز واحد قد يدل على تاج الذهب في حين أن آخر يمثل غطاء الخزف أقل تكلفة. تعمل الأكواد بواجبين ، مما يسمح لك بتتبع التكاليف والفئات حتى تعرف دائمًا كيف يتم إنفاق الوقت والموارد.
تصدر الفواتير
لديك طريقتان لإعداد مواعدة نظام الفوترة. يفرض بعض أصحاب الأعمال على كل عميل في نفس اليوم كل شهر. إذا كنت لا تستخدم جهاز كمبيوتر للتعامل مع هذه الوظيفة ، فإن اتباع البدلة أمر منطقي. بدلاً من ذلك ، قد يسمح لك نظام الفوترة الإلكتروني الخاص بك بفرز العملاء حسب "تاريخ الخدمة". ستقوم خدمة 10 يوليو ، على سبيل المثال ، بإنشاء بيان في 10 أغسطس تلقائيًا باستخدام دورات الفوترة القياسية لمدة 30 يومًا. قد يتم تقديم التدفق النقدي بشكل أفضل عن طريق إرسال البيانات في غضون أيام من الخدمة التي يتم تنفيذها. يمكنك استخدام كل من البريد الحلزوني والفوترة الإلكترونية لعملاء الفاتورة.
الفواتير متتبعة
يعد وضع علامة على الحسابات بعد انتهاء تواريخ الاستحقاق والذهاب جزءًا مهمًا من نظام فوترة كل شركة. تمثل تذكيرات الدفع المنسقة مع رسوم "المتأخرات المستحقة" ميزة أخرى للحفاظ على نظام الفوترة المستند إلى الكمبيوتر. بدلاً من ذلك ، يمكن لأعضاء فريق المحاسبة استخدام نظام "الملفات الساخنة" الذي يتضمن قائمة متدرجة لتواريخ الاستحقاق التي تستدعي مكالمات هاتفية تُذكّر العملاء بدفع الفواتير بمجرد مرور تاريخ الاستحقاق.
خدمات جمع تدقيقات ووسطاء
قد تفضل التعامل مع خدمات التحصيل الخاصة بك بدلاً من استخدام وكالة خارجية للإشراف على قضايا عدم الدفع. تكتسب ممارسات المراجعة الذاتية الدورية العديد من أنواع مخالفات نظام الفوترة. يمكنك أيضًا الانضمام إلى مركز مقاصة لإعداد كل جانب من جوانب نظام إعداد الفواتير ، بدءًا من شيكات ائتمان العميل إلى إصدار الفواتير. هذه الخدمات ليست رخيصة ، ولكن إذا كنت تفضل أن تستثمر الفواتير ، قد تكون المفاضلة تستحق التكلفة.
