تعمل مؤسسة الملفات على تحسين سير العمل في العمل أو المكتب الشخصي. توجد العديد من أنظمة الإيداع لتلبية الاحتياجات والتفضيلات المختلفة. تنقسم كل تنسيقات حفظ الملفات القياسية إلى واحدة من ثلاث فئات رئيسية: موضوعية ، رقمية وأبجدية رقمية. يستخدم موظفو المكتب الطريقة الأبجدية الرقمية عندما تحتوي الملفات على كلٍّ من الكلمات والأرقام.
كيفية تنظيم الملفات
ستحتوي الملفات الأبجدية الرقمية على تصنيف يحتوي على كلمات وأرقام. يمكن أن تتضمن هذه التركيبة اسم ورقم هاتف أو رقم العميل. يمكن للشركات أو الأفراد الذين لديهم عدد قليل من مجلدات الملفات تنظيم استخدام الأسماء. تتطلب أعداد كبيرة من الملفات طلبًا عدديًا حيث يميل العمال إلى العثور على الملف باستخدام رقم الرمز.
استخدام ملف Alphanumeric Filing
تأكد من أن كل رقم رمز ينطبق فقط على ملف واحد. تنظيم الملفات بترتيب رقمي. استخدم الأشرطة المطاطية أو الفواصل لتضمين ملفات في مجموعات مكونة من عشرات أو مئات بناءً على العدد الإجمالي للملفات لتسهيل العثور على رقم محدد.
