كيف تبدأ نظام الايداع للشركات الصغيرة

الإيداع هو واحد من تلك الوظائف المهمة التي لا يحب أحد منا القيام بها. عند إعداد نظام حفظ ملفات جديد ، ستحتاج إلى جعله سهل الاستخدام. يحب بعض الأشخاص إعداد نظامهم بواسطة الأبجدية وبعضها حسب الأرقام. قام الآخرون بإعدادها حسب الفئة ثم حسب الأبجدية. اختر ما يناسبك.

العناصر التي ستحتاجها

خزانة الملفات
ملفات tabela manila
فواصل كرتون مقوَّمة
علامة نقطة غرامة

تنظيم الفئات الخاصة بك مثل الإيجار أو الرهن العقاري. ضع جانباً ملفات للمبنى والمرافق واللوازم الخاصة بك. اذهب من خلال كل الأوراق الخاصة بك. اعط كل موضوع فئة. حاول أن تجعل الفئات الخاصة بك تتوافق مع فئات مصلحة الضرائب ، فهي تسهل الأمر في نهاية العام.

جعل الحاجز لكل فئة. اكتب على الحاجز ما هي الفئة. ضعهم جانبا.

عندما تدفع فاتورة ، اكتب التاريخ الذي دفعته على جزء الفاتورة التي تحتفظ بها أو الاستلام. إذا كنت تستخدم الشيكات ، اكتب رقم الشيك والمبلغ المدفوع على الإيصال. إذا كنت تدفع إلكترونيًا ، فاكتب رقم التأكيد والمبلغ المدفوع عليه. قم بتاريخ جميع الأوراق الخاصة بك لتاريخ العمل عليها حتى إذا لم تكن فاتورة. قد تكون الأمثلة على الأعمال الورقية الأخرى هي التوفيق البنكي ، والفواتير للأوامر والفواتير المرسلة إلى العملاء. ثم توثيق كل إيصال أو قطعة من الأوراق في نظام مسك الدفاتر الخاص بك. لدى QuickBooks و Microsoft Money برامج ممتازة من أجل مسك الدفاتر للأعمال التجارية الصغيرة.

قم بإعداد مجلد manila لكل جزء منفصل من الفئة التي قمت بإدراجه في الخطوة 1. مثال على ذلك ، الفئة هي Utilities (الأدوات المساعدة) والمجلدات ستكون ABC Electric و CITY water و sewer واتصالات الإنترنت INT. إذا كان نشاطك التجاري يشتمل على موردين ، فعليك بإعداد ملفات فردية لكل مورد. إعداد الملفات لكل من عملائك. الذهاب من خلال كل فئة وإعداد جميع المجلدات الفردية.

قم بإعداد ملف لكل موظف. نظرًا لأن معظم الشركات الصغيرة لا تمتلك إدارات أفراد للتعامل مع الموظفين وتحتفظ بسجلات بشأنها ، فستحتاج إلى الاحتفاظ بملف بسيط عليها على الأقل. ضع سجلات الرواتب الخاصة بهم. توثيق أي تدريب قاموا بإنجازه. احتفظ بنسخ من التراخيص إذا كانت مطلوبة. ستحتاج أيضًا إلى توثيق أي نزاعات قد تكون قد وقعت معك. اكتب ما كان عليه الخلاف وماذا كانت النتيجة.

احتفظ بملف منفصل لإيصالاتك عندما تشتري شيئًا لنشاطك التجاري. وثقهم في دفتر الأستاذ أولاً. تريد بعد ذلك وضعها في الملف. مرة واحدة في الشهر ، انتقل من خلال ملف الاستلام ووضعها في الملف والفئة الصحيحة. يمكنك تدبيس أشهر الإيصالات معا وكتابة الشهر عليها. حتى إذا كنت تستخدم بطاقة ائتمان ، فهذه مستندات إضافية إذا كنت ستتم مراجعتها بواسطة مصلحة الضرائب الأمريكية.

ضع فواصل الفئات في خزانة الملفات عن طريق أبجديتها. أبجدي كل من المجلدات داخل هذه الفئة. ضعهم خلف الحاجز. الذهاب من خلال كل فئة وملف لهم.