تتطلب جميع المؤسسات إدارة سجلات جيدة ، من الوقت يتم إنشاء السجلات حتى يتم تطهيرها من النظام. تؤدي أنظمة الإيداع غير الموجودة أو سيئة التخطيط إلى صعوبة في حفظ السجلات واستردادها أو عدم الكفاءة في إدارة تدفق المعلومات. كما يمكنهم أيضًا إعداد مشكلات قانونية بسبب فقدان السجلات أو الاحتفاظ بسجلات قذرة. تستخدم أنظمة الإيداع الجيدة التصميم تسميات أبجدية أو أبجدية أو رقمية مشفرة ، وتولد إدارة سجلات فعالة وتنتج منظمات أكثر مهنية.
وأوضح أنظمة الايداع الرقمي
تقوم أنظمة الإيداع الرقمي بتعيين أرقام لكل ملف أو سجل يحتوي على معلومات. يمكن استخلاص الترقيم من السجل نفسه (أي أرقام أمر الشراء) ، وترقيم الملفات بترتيب إنشاء السجلات (من 1 إلى 1000) ، باستخدام ترقيم مقطعي حيث الملفات المرقمة تحت الأقسام - أو الفئات - مثل 100 ، 200 ، 300 ، إلخ. ، تنتمي إلى عناوين فرعية موضوع معين أو استخدام الكسور العشرية (على غرار نظام ديوي العشري). غالبًا ما تتضمن أنظمة الإيداع الرقمي فهرس ملفات للمساعدة في استرجاع السجلات.
تنظيم والحفاظ على النظام
يسمح الترميز الرقمي بتحويل أقسام كاملة من السجلات مع الحفاظ على التسلسل الصحيح. يتم حفظ السجلات على التوالي ، من اليمين إلى اليسار ومن الأعلى إلى الأسفل. يتم تنظيم الملفات الرقمية - المتسلسلة بالترتيب التصاعدي المتوالي - الأقل إلى أعلى رقم. تحتوي الملفات الرقمية المزدوجة على مجموعتين رقميتين أو أكثر ، مفصولة بفواصل أو فواصل أو مسافات ، ويتم حفظها بواسطة مجموعة الفتح متبوعة بأرقام لاحقة. ملفات فهرس نظام كرونولوجي رقمي حسب السنة والشهر واليوم.تسمح الأنظمة الرقمية-الطرفية-الطرفية بتجميع الملفات على الرفوف ، وتنظيم الملفات حسب آخر رقم (من رقمين إلى أربعة أرقام) كعنصر الإيداع الأساسي ، وسجلات الإيداع بالتتابع حسب الرقم الأخير ، والرقم الأوسط ، ثم الرقم الأول. يتم تحديد متطلبات مساحة الرف بسهولة عن طريق تجميع السجلات حسب الأقسام الرقمية - 10s ، 100s ، 1000s من السجلات لكل رف أو وحدة رفوف. بالإضافة إلى ذلك ، يتم زيادة تنظيم السجل من خلال فهرسة الملفات.
صحة
إن أنظمة حفظ الملفات ذات الحجم الكبير - الملفات التي تم استردادها وإعادة حفظها بشكل متكرر - إلى جانب التسميات المشفرة بالألوان تجعل استرجاع الملفات وإعادة وضع الأرفف أسرع وإزالة التشويش حيث يقع الرقم في التسلسل. في الأنظمة الطرفية ، على سبيل المثال ، يتم ترميز الرقم النهائي بلون واحد ، ويحصل الرقم الأوسط على لون منفصل ويحصل الرقم الأول على لونه الخاص. عندما يتغير الرقم الأول والأوسط والأخير ، يتغير اللون أيضًا. يعمل اللون كإشارة مرئية لزيادة السرعة والكفاءة في عملية الإيداع.
رفع السرعة
تعمل أنظمة الإيداع الرقمي مع ترميز الألوان على زيادة تسجيل الملفات وسرعة الاسترجاع - حتى عندما يعني استرداد ملف يعني الرجوع في فهرس لتحديد رقم الملف - لأن كاتب الملف لديه وعي فوري بموقع الملف حسب مجموعة الملفات. في حالة الاندماجات التنظيمية ، حيث يكون لدى المؤسسات الفردية أنظمة ترقيم مختلفة ، لا يلزم تغيير الرموز الرقمية. تكون إضافة الملفات إلى غرفة الملفات بشكل أسرع لأن الملفات المرقمة الأصغر (المكونة من 6 أرقام) محفوظة على يسار الملفات ذات الأرقام الأعلى (7 أرقام).
سرية
أنظمة الإيداع الرقمي تحدد بشكل إيجابي سجلات محددة مع الحفاظ على السرية ، وهو أمر مهم بشكل خاص في السجلات الطبية ، العملاء والموظفين ، من خلال القضاء على أي علامات هوية شخصية. تتوافق أنظمة الإيداع الرقمي بسهولة مع قواعد HIPAA.
