تشتمل إدارة السفر على مجموعة واسعة من خدمات سفر الأعمال للشركات. على النقيض من وكالة السفر العادية التي تتعامل فقط مع حجوزات الفنادق ورحلات الطيران أو الرحلات الجوية ، تقدم شركات إدارة السفر خدمات إدارة شاملة للشركات التي تغطي كل شيء من الجدولة إلى تشكيل سياسة سفر الشركات.
تكامل الشركات
غالبًا ما تشترك شركات إدارة السفر مع الإدارة المالية أو الإدارية التابعة للشركة لتقديم خدمات داخلية تغطي جميع جوانب سفر أعمال الشركة بما في ذلك تطوير سياسة الشركة وتنفيذها. يمكن أن تشمل الخدمات أيضًا تدقيق النفقات ، وتحديد المشكلات الضريبية ، وتخطيط الطرق ، والخدمات اللوجستية. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنهم تقديم المشورة للمديرين التنفيذيين بشأن التحديثات والتغييرات التي تؤثر على صناعة السفر.
الشراكات الاستراتيجية
من خلال الشراكات الاستراتيجية مع البائعين المفضلين واستخدام أحدث البرامج والتكنولوجيا ، يقوم مديرو السفر بإدارة مفاوضات البائعين بغرض تحديد الخصومات والحصول على أفضل الأسعار على السفر ، بما في ذلك باقات الفنادق والوجبات وسيارات الأجرة وخدمات السيارات للمسافرين من رجال الأعمال.
اتصالات عالمية
غالبًا ما يكون لشركات إدارة السفر مكاتب فرعية في دول أخرى أو تتشارك مع شركات دولية أخرى لتوفير معلومات هامة للمسافرين من رجال الأعمال الدوليين. يمكن أن تتضمن هذه المعلومات متطلبات جوازات السفر والعادات الثقافية وترجمة اللغات وتحويل العملات والقوانين الدولية وتحذيرات سلامة المسافرين.
جميع الخدمات الشاملة
وباعتبارها إدارة فاعلة داخل الشركة ، تحتفظ شركة إدارة السفر بملفات تعريف السفر وتنسيق المعلومات المتعلقة بالمؤتمرات ، وخطوط السير ، وتراخيص السفر ، ونفقات العمل المسموح بها ، ويمكنها تقديم البيانات مباشرة إلى الموظفين باستخدام البوابات على شبكة الإنترنت والتكامل مع البرامج المشهورة مثل Microsoft Outlook. و Excel. يمكن للشركة أيضا إدارة عمليات ونفقات الأعمال التجارية على عودة الموظفين.
التخطيط المالي والإدارة
بالإضافة إلى توفير خدمات السفر ، تقدم شركة إدارة السفر للشركات بيانات شاملة وتقارير مستمرة عن نفقات سفر الأعمال لمساعدة الشركات في مراجعة تكاليف سفر الشركات ووضع ميزانيتها. كما أنها تنصح المديرين التنفيذيين بشأن أفضل الممارسات وتساعد على تطوير المبادرات المستقبلية وسياسات السفر.
