كتابة خطاب توصية لموظف ، أو زميل في العمل ، أو معارف آخرين قد يبدو وكأنه عمل روتيني ، لكنها ستقدر بالتأكيد الجهد الذي بذلته في غناء مدائحها. أفضل الرسائل على حد سواء فطيرة ومخلصة ، الأمر الذي يتطلب لمسة خاصة.
اطلب من مقدم الطلب الحصول على نسخة من جميع المعلومات التي ستحتاجها لكتابة أفضل رسالة توصية ممكنة. وينبغي ألا يشمل ذلك سيرة ذاتية مقدم الطلب وقائمة بالمشاريع التي عملت عليها أو غيرها من المؤهلات ، بل أيضًا قائمة بالنقاط التي ترغب في التأكيد عليها في الرسالة.
معرفة ما إذا كان هناك أي أشكال خاصة يجب عليك استخدامها أو الإجراءات التي تحتاج إلى اتباعها. في كثير من الأحيان يجب أن تكون الرسائل المكتملة مختومة في مظروف مع توقيعك عبر اللوح.
ابدأ الخطاب مع بيان باسمك وموقعك ، واسم وموضع الطالب ، ومدة معرفتك بها ، وبأي صفة. يجب أن يحدد هذا البيان قدرتك على تقييمها بدقة.
وصف اثنين أو ثلاثة من الصفات أو المهارات الأكثر ملاءمة للطالب ، وإعطاء أمثلة محددة لكيفية أظهر هذه الصفات في الماضي. وتشمل المجالات التي يجب أخذها في الاعتبار ذكاء الطالب وقدرته التحليلية ومستوى خبرته ومهاراته التنظيمية وموثوقيته وقدرته على العمل مع الآخرين.
ﻗﺎرن ﻣﻘﺪم اﻟﻄﻠﺐ إﻟﻰ اﻵﺧﺮﻳﻦ اﻟﺬﻳﻦ ﻗﻤﺖ ﺑﺘﻌﻠﻴﻤﻬﻢ ﺑﺼﻔﺔ ﻣﺸﺎﺑﻬﺔ. إذا أمكن ، قم بتحديد المقارنة ، على سبيل المثال ، "من بين التسعة المساعدين الذين تلقيتهم ، ماري هي الأفضل."
فكر في تضمين بعض الانتقادات المتواضعة لمطلب الرسالة. إذا أحرزت بعض التقدم في التغلب على قصور في الآونة الأخيرة ، فإن ذكره هنا يمكنه تحسين مصداقيتك.
اختتام الرسالة مع تقييمك العام لمقدم الطلب ومدى ملاءمته للموقف الذي تبحث عنه. يجب أن تكون اللغة قوية ، ولكن ليس مبالغ فيها أو غير صادقة.
أضف معلومات الاتصال الخاصة بك وعرضًا للرد على أسئلة المتابعة إذا كنت على استعداد للقيام بذلك.
احفظ نسخة من الرسالة. سيوفر لك الكثير من الوقت والجهد إذا احتاجت إلى رسالة أخرى في المستقبل.
أرسل الرسالة أو أرسلها إلى مقدم الطلب في الوقت المناسب.
نصائح
-
عادةً ما تكون إحدى الصفحات إلى صفحتين هي الطول المثالي لخطاب التوصية. أي شيء أقل وسوف يشك القارئ أنك لا تملك الكثير ليقوله عن مقدم الطلب. أي أكثر من ذلك وسوف تستنفد أولئك الذين يحتاجون إلى قراءتها. الثناء الغامض هو قبلة الموت. فالصدامات حول المطالب التي تفتقر إلى أدلة تدعمها هي علامة على عدم النفاق أو عدم الاهتمام. إذا كنت تفتقر إلى الوقت الكافي لكتابة توصية مناسبة وتثق في مقدم الطلب أن يكتب رسالة جيدة ، يمكنك أن تطلب منها كتابتها لك. تأكد من مراجعته بعناية للتأكد من دقته قبل التوقيع على اسمك. تأخذ أفضل التوصيات في الاعتبار الموقف الذي يبحث عنه الطالب. إذا كانت تسعى للحصول على القبول في كلية الدراسات العليا ، على سبيل المثال ، قد ترغب في التركيز على ذكائها أو تحفيزها الذاتي ، ولكن إذا كانت تسعى للحصول على منصب كمدير ، فقد ترغب في التأكيد على مهاراتها القيادية.
تحذير
إذا كنت تكتب خطاب توصية للموظف ، فراجع قسم الموارد البشرية في شركتك للتأكد من التزامك بسياسة الشركة. تمنع بعض الشركات المشرفين من كتابة رسائل توصية لتجنب المشاكل القانونية المحتملة. إذا كنت لا تستطيع كتابة خطاب حماسي بأمانة لمقدم الطلب ، فمن الأفضل أن تقترح بلباقة العثور على شخص آخر بدلاً من المساس بسلامتك أو كتابة رسالة فاترة ، والتي من غير المرجح أن تخدع أحداً.
