كيفية كتابة خطة مشروع الاتصالات

عندما يكون لدى شركتك أو منظمتك معلومات مهمة للتواصل وتكون قنواتك المعتادة غير كافية ، قم بتخطيط مشروع اتصالات تكتيكي تم تصميمه وفقًا للمحتوى والظروف. عادة ما تكون الإعلانات التي تستفيد من الخطط الجمركية أحداث هامة غير متكررة لمرة واحدة ، مثل تغيير القيادة التنفيذية وخطط التوظيف وتسريح العمال والتغيير في مزايا الموظفين ونقل منشآت الشركة. غالبًا ما تشرك الجماهير الخارجية والداخلية. إن وضع خطة مشروع اتصالات تكتيكية يساعد في التأكد من أنك تضع في اعتبارك الأسئلة الأساسية: من الذي يحتاج إلى سماع ما ، ومن ، وبأي وسيلة ، ومتى ، وبأي هدف؟ تحدد الخطة أيضًا المهام والمسؤوليات والجداول الزمنية --- تمهيدا لوظيفة إدارة المشروع.

توضيح وتأكيد قبل أن تخطط. حدد "مالك" المشروع - عادةً الشخص الذي يعينه - والذي سيقوم بتقديم النصيحة والموافقة على خطتك. مع مالك هذا المشروع: - تأكيد جوهر محتوى الإعلان ، والتوقيت المطلوب ومتطلبات السرية. تأكد من وجود حساسيات أو ظروف غير عادية ، مثل المتطلبات القانونية أو الإبلاغ عن العضوية. - تأكد من أن المشروع يناسب التكتيك في الاستراتيجيات العامة للاتصالات والاتصالات. - اتفق على مصادر للحصول على معلومات ومدخلات أكثر تفصيلاً تحتاج إليها ، على سبيل المثال ، مدير الموارد البشرية في شركتك أو رئيس لجنة البحث التنفيذية. - تحديد متطلبات الموافقة والإبلاغ لمشروعك. اتفق على ما إذا كنت ستدير المشروع بشكل غير رسمي أو ستنشئ فريقًا للمشروع. -تحديد متطلبات الموافقة لمنتجات العمل المتدفقة من الخطة ، على سبيل المثال ، استعراض من قبل الموارد القانونية والبشرية والمالية المعنيين أو من قبل التنفيذيين محددة. - إنشاء المعلمات للموارد اللازمة مثل توقعات الميزانية واستخدام الوكالات الخارجية.

بلورة الغرض والأهداف. الغرض هو ما تريد تحقيقه ، عادةً ما تبدأ بـ "To …" تبدأ الأهداف عادةً بأفعال الإجراء --- فهي ما تريد القيام به من قبل عندما يتم ذكرها كعمليات أو النتائج المرجوة. في ضوء ذلك ، فإن الهدف من الإعلان عن تاريخ معين هو هدف. قد يكون الغرض هو "تلبية احتياجات وتفضيلات أصحاب المصلحة للحصول على معلومات فورية ووقائعية بخصوص (الموضوع) ، بطريقة تؤكد صورة الشركة وقيمها". اربط هذا الهدف بالعودة إلى الاستراتيجية العامة للعلاقات العامة والاتصالات.

الملف الشخصي الجهات المعنية والجمهور. من المحتمل جدا أن يكون التخطيط الاستراتيجي قد حدد أهداف الاتصالات في ضربات واسعة. لمشروعك التكتيكي ، شحذ التركيز. أصحاب المصلحة هم مجموعات أو أفراد يتأثرون بالمعلومات المحددة التي تنوي نقلها ، وبالتالي هم الجمهور الرئيسي. أضف إلى قائمة الجماهير الأخرى التي تريد إنشاء تصورات أو تغييرها أو تأكيدها. استخدم جدولًا أو جدول بيانات مع عناوين الأعمدة التالية لتلخيص تحليلك لما يلي: - شريحة الصوت. أﻋطِ ﮐل اﺳم ورﺳم ﺣﺎﺷﯾﺔ ﺿﻣن ھذه اﻟﻣﮐوﻧﺎت. الجزء الفرعي مجموعة إذا كانت احتياجات الاتصال تختلف داخل المجموعة. مثال: جميع الموظفين وموظفي القسم المتأثر والمشرفين. اسأل: "من الذي سيحتاج أو يحب أن يعرف عن هذا --- ولماذا؟" على سبيل المثال ، فكر في العملاء الرئيسيين ومالكي الأسهم وعامة الناس والزملاء في مجال عملك والهيئات السياسية والموردين البارزين. اختر ما إذا كانت منافذ وسائط الإعلام ستكون شرائح مستهدفة أم سيتم بدلاً من ذلك توظيفها كقنوات للوصول إلى قطاعات مثل عامة الجمهور ومجتمع الأعمال. --Need / رسالة. على الرغم من أن الوعي والفهم هما هدف لجميع الجماهير ، قد يكون لدى البعض احتياجات خاصة. قد يرغب الموظفون في معرفة كيفية تأثرهم بإغلاق المكتب ، على سبيل المثال ، أو أعضاء الجمعية العملية التي سيتم من خلالها تعيين قائد تنفيذي مستقيل. أعضاء مجلس الإدارة ، والمديرون التنفيذيون ، والمشرفون ، ومديرو الحسابات هم من بين أولئك الذين ليسوا بحاجة إلى الأخبار فحسب ، بل خطتكم لتوصيلها ، خاصة إذا كان عليهم أن يلعبوا دورًا. تحديد الرسائل الرئيسية لكل شريحة. - مفتاح التواصل. من منهم يتوقع كل مقطع أو يرغب في سماع الأخبار الخاصة بك؟ حدد المتحدث باسم "وجه" الاتصال لكل مجموعة --- الذي سيتم اقتباسه في بيان صحفي ، على سبيل المثال ، أو يقود مؤتمرًا مع الموظفين. على الرغم من أن مجتمع الأعمال قد يتوقع أن يسمع من المدير التنفيذي ، قد يفضل الموظفون أن يتم إبلاغهم من قبل المشرفين والزبائن الرئيسيين من قبل مديري حساباتهم.

تخطيط تسلسل تتالي وقنوات. إذا سبق لك أن أذهلتك من خلال التعلم أولاً من إحدى الصحف من التغييرات الكبيرة التي تخطط لها شركتك ، فإنك تفهم مبدأ "لا توجد مفاجآت" وأهمية المعلومات المتتالية لضمان عدم حدوث مفاجآت. على جدول عمل مؤقت أو جدول بيانات ، قم بسرد الشرائح المستهدفة بالترتيب الذي سيتم إبلاغه به ، وعمل من التاريخ والوقت على أن تكون معلوماتك معروفة على نطاق واسع (غالباً ما يكون وقت نشر الأخبار العامة). على الرغم من أن بعض التوزيعات قد تكون متزامنة ، فكر في ما إذا كانت بعض الشرائح تحتاج إلى إشعار مسبق للاتصالات القادمة. على سبيل المثال ، قد يحتاج المشرفون إلى وقت للتحضير لأسئلة الموظفين وقد يرحب أعضاء مجلس الإدارة بإشعار المقالات الصحفية الوشيكة. في العمود المجاور لكل مقطع ، حدد القناة (القنوات) التي سيتم الاتصال من خلالها. القنوات هي أساليب توزيع المعلومات التي تتضمن الأحداث والمحتوى المكتوب. أمثلة: - للفريق التنفيذي ، وأعضاء مجلس الإدارة ، ورؤساء الإدارات والمشرفين الرئيسيين --- إشعارات مسبقة عن طريق البريد الإلكتروني. - للموظفين --- إشعار البريد الإلكتروني مسبقا ، واجتماعات الإدارات ، والفيديو ، ومحتوى الموقع. - للحصول على المكونات الرئيسية --- الإخطار المسبق عن طريق الفاكس والبريد الإلكتروني ، عرض تقديمي حية. - لعامة الناس --- توزيع البيان الصحفي العام ، والمؤتمر الصحفي ، ومحتوى الموقع.

تحديد الضمانات اللازمة. الضمانات هي المواد المستخدمة في تنفيذ خطة مشروع الاتصالات الخاصة بك --- المستندات والسمعي البصري مثل الصور والتسجيلات. تصنيفها على النحو التالي: - ضمانات الضريبة ، للاستخدام مع شرائح متعددة. أمثلة: بيان صحفي ، صحيفة وقائع ، أسئلة وأجوبة ، صور فوتوغرافية ، محتوى موقع الويب. - الضمانات الائتمانية ، والاتصالات التي تذهب إلى جمهور محدد يلبي احتياجاتهم وتفضيلاتهم وفي "صوت" المتحدثين المفضلين لديهم. غالبًا ما تكون هذه المذكرات من Key Communicator في القطاع وترفق نسخًا من ضمانات التأسيس المذكورة أعلاه ، خاصةً الإصدارات الإخبارية. "أردت أن أخبركم أن شركتنا تعلن في وقت لاحق من بعد ظهر اليوم الأخبار التي تفيد بأن …" قد تتضمن هذه الضمانات أيضًا نقاط حوار ، أو خطوط بيانات للمحتوى ، أو AVs للمعلمين الرئيسيين مثل أعضاء الفريق التنفيذي والمشرفين. - الضمانات الإضافية ، والمذكرات منك إلى الآخرين المتوقع مشاركتها في المشروع ، وإطلاعهم على خطة الاتصالات وأدوارهم المتوقعة فيها. إرفاق نسخ ذات صلة من ضمانات المؤسسة والجزء. على جدول أو جدول بيانات ، حدد لكل ضمانات ما يلي: الاسم ، مفتاح الاتصال ، المعين إلى ، مشروع تاريخ الاستحقاق ، والموافقة (المطلوبات) ، تاريخ الاستحقاق النهائي.

تأكيد الدعم المطلوب. حدد الدعم الذي سيتطلبه تنفيذ مشروعك وتأكيد توفره. إذا لم يكن هناك دعم قائم ، استخدم جدولًا أو جدول بيانات لتفصيل كيف ستحصل على الدعم مثل ما يلي ، تحديد عنصر الدعم والمصدر والتكلفة: - صياغة الضمانات - تجميع قوائم التوزيع مع معلومات الاتصال الخاصة بقطاعاتك المستهدفة - القدرة والمسؤولية عن عمليات الإرسال الجماعي مثل رسائل البريد الإلكتروني للمجموعات - ترتيبات لاجتماعات المجموعة والمؤتمرات الصحفية وغيرها من الأحداث المرتبطة.

تفاصيل المشروع. استخدم جدولًا أو جدول بيانات للإدراج بالتسلسل وتحديد التوقيت لكل نشاط تخطط له لبدء تشغيل الاتصالات. حدد من سيفعل ماذا ومتى ، وكذلك الضمانات التي سيستخدمها كل منهم. فكر في عناوين الأعمدة هذه: الرقم والتاريخ والوقت والنشاط والضمانات المراد استخدامها والشخص (الأشخاص) المسئولين والحالة أو الملاحظات. خطط لتضمين تفاصيل تنفيذ المشروع في الضمانات الاستشارية التي تقدمها للآخرين الذين لهم دور فيها ، مثل أعضاء الفريق التنفيذي والمشرفين وموظفي الدعم.

خطة متابعة المشروع. استخدم جدولًا أو جدول بيانات لتفاصيل هذه المتابعة على النحو التالي: - أسئلة نشر الإعلان من أصحاب المصلحة مثل الموظفين ووسائط الإعلام - تقييم المشروع ، ومن المحتمل جدًا بما في ذلك نجاح تنفيذ المشروعات والتقييمات الشخصية لاستجابة الجمهور

اصنع ميزانية. حدد التكاليف المتوقعة بما يتفق مع السياسات المالية لمؤسستك. قد تحتاج فقط إلى تحديد تلك غير المدرجة بالفعل في الميزانية الحالية لدعم الاتصالات العامة.

احصل على موافقة خطة مشروعك. وفر عملك لصاحب المشروع للحصول على الموافقة قبل البدء في التنفيذ واطلب اقتراحات التحسين. قم بإعداد وثيقة الاقتراح الخاصة بك مع ملخص تنفيذي قصير. اتبع هذا المخطط وأدمج الجداول / جداول البيانات بدلاً من السرد التفصيلي: - الملخص التنفيذي - غرض المشروع وأهدافه - أصحاب المصلحة والجمهور (جدول أو جدول بيانات) - تفاصيل تفصيلية عن الاتصالات (جدول أو جدول) (جدول أو جدول بيانات) - خطط المتابعة - الدعم المطلوب - الميزانية

نصائح

إذا سمحت السرية ، استشر أصحاب المصلحة والجمهور أو أولئك الذين يعملون معهم لفهم احتياجاتهم ومصالحهم بشكل أفضل. إلى جانب قنوات الاتصال المعتادة ، خطط لأحداث خاصة للأخبار غير الروتينية للدلالة على "الخاصة".