تتضمن كتابة خطة أو عملية إدارة مشروع مفصلة توثيق الخطوات والمهام المطلوبة لإنشاء منتج أو خدمة. يجب أن تصف خطة العمل الخاصة بك المشروع الكامل مع جميع المراحل ، بدءا من البدء والمتابعة من خلال المراقبة والتنفيذ والسيطرة والإغلاق ، توصي معهد إدارة المشاريع. تضمين نظرة عامة وتفاصيل حول النطاق والجدول والتكاليف والجودة. يجب عليك أيضًا إدراج أعضاء فريق المشروع ، واستراتيجية الاتصال ، والمخاطر ، وعمليات الشراء والتقنيات لإدارة التغيير.
باستخدام قالب
على الرغم من أنه يمكنك إنشاء التنسيق الخاص بك ، فمن الأسهل في كثير من الأحيان أن تبدأ بتصميم موجود. قم بتنزيل قالب من أحد مواقع الويب مثل Microsoft Office أو مستندات PM أو روابط PM. يضمن استخدام القالب تغطية جميع الموضوعات المطلوبة والحفاظ على التناسق مع كل مشروع. بالإضافة إلى ذلك ، يذكرك أحد النماذج بتحديد الأشخاص الذين سيوافقون على خطتك ، ويخصصون التمويل ويوفرون الموارد.
يستخدم بيان النظرة العامة لوصف الموقف. على سبيل المثال ، قم بسرد ظروف العمل التي أدت إلى الحاجة إلى المشروع. قد يتضمن هذا ملاحظات العملاء أو خطط المنافسين أو متطلبات المستثمر. إنشاء أقسام للنطاق والجدول والميزانية. توفر هذه الأقسام تفاصيل حول المنتج أو الخدمة التي تخطط لإنشائها ، ومراحل المشروع ، وعدد الأشخاص الذين تحتاجهم للعمل في المشروع وقيود الميزانية. قم بإنشاء قسم يصف عملية إدارة الجودة الخاصة بك ويتضمن إستراتيجية لضمان الجودة ومبادرات مراقبة الجودة. من خلال توثيق العملية التي تنوي اتباعها ، فإنك تخبر جميع أعضاء الفريق بما يحتاجون القيام به لتحقيق أهداف المشروع وأهدافه.
تفاصيل
اذكر أعضاء فريق المشروع وأدوارهم ومسؤولياتهم والالتزامات الزمنية في الأقسام الداعمة. بالإضافة إلى ذلك ، وصف استراتيجية الاتصال التي سيتم اتباعها ، مثل إكمال تقارير الحالة الأسبوعية وتشغيل الاجتماعات الشهرية. على سبيل المثال ، يمكنك تضمين جدول يوضح ما تريد أن يعمل عليه كل عضو في الفريق. قم بتضمين المهمة في العمود الأول وقم بتوثيق الحالة في العمود الثاني ، مثل عدم البدء ، أو قيد التنفيذ ، أو إكمالها أو تأخرها. أضف مساحة لتعليق إضافي في عمود ثالث.
معالجة
أخيرًا ، وصف خطط للتعامل مع أي مخاطر محتملة ، مثل تأخيرات الموردين أو متطلبات إضافية لأصحاب المصلحة. تحديد عمليات الشراء وتقنيات القائمة لإدارة التغيير ، بما في ذلك من يمكنه الموافقة على التعديلات على الخطة.
موافقة
بمجرد الانتهاء من خطتك ، قم بمراجعة التفاصيل مع فريق المشروع. دمج ملاحظاتهم قبل توزيعها على أصحاب المصلحة للموافقة عليها. بعد الموافقة على الخطة ، ابدأ العمل من خلال الخطوات. ابق أعضاء الفريق على علم بالتقدم ، باتباع الإجراء في استراتيجية الاتصال الخاصة بك. مع استمرار العمل ، قم بتقييم جهودك حتى تتمكن من دمج التقنيات التي تتعلمها في مشروعك التالي.
