هل تحتاج إلى إنشاء تقرير سنوي لمؤسستك؟ غير متأكد من كيفية المضي قدما؟ لحسن الحظ ، يمكنك كسر عملية إنشاء تقرير سنوي إلى خطوات صغيرة يسهل اتباعها. والأفضل من كل ذلك ، أن إدارة التقرير السنوي ستجعلك على اتصال مع صانعي القرار الرئيسيين في مؤسستك. يمكنك أن تلعب دورًا مهمًا بارزًا يعزز مهنتك ويثبت من قيمتها للمؤسسة. اتبع هذه الإرشادات للمساعدة في إنشاء تقرير سنوي.
ابدأ بالأرقام. تقريبا جميع التقارير السنوية تركز حول البيانات المالية ، حتى في المنظمات غير الربحية. الاجتماع مع المستشارين الماليين و / أو المحاسبين في مؤسستك لمراجعة الأداء المالي للعام الماضي وتحديد المعلومات التي يجب تضمينها في تقرير هذا العام. ستساعد الحالة المالية لمؤسستك في توجيه اختيارك للموضوع والمظهر للتقرير السنوي.
لاحظ أن المحتوى الدقيق للتقرير المالي سيختلف حسب حجم المؤسسة ونموذج العمل والحالة الربحية / غير الربحية. تحقق مع المالية والمستشارين القانونيين لتأكيد أي من العناصر التالية لتشمل: بيان الدخل --- البيان الأساسي للاستقرار المالي للمنظمة. تفاصيل مصادر المال ، والنفقات ، وصافي الدخل أو الخسارة للسنة. الميزانية العمومية --- تقدم نظرة شاملة للوضع المالي للمؤسسة. وهو يسرد الأصول والخصوم (المبالغ المستحقة) للمنظمة. في المؤسسات الربحية ، ستشمل الميزانية العمومية بيان حقوق المساهمين. وهذا يضع رقمًا أساسيًا على قيمة المساهمين عن طريق طرح الخصوم من الأصول. بيان التدفق النقدي --- تقارير عن كيفية تحركات النقدية من خلال المنظمة ومقدار النقد في متناول اليد. المخاطر --- ملخص للمخاطر التجارية التي تواجهها المؤسسة أو قد تضطر إلى مواجهتها في المستقبل. ملاحظات --- تشمل شرحا للممارسات المحاسبية للمنظمة ، تشرح أي استثناءات للممارسة المحاسبية العامة وتشرح كيفية جمع المعلومات المالية. يجب أن تتضمن الشركات المتداولة علناً تقريرا من القيادة العليا يؤكد أن الضوابط المحاسبية الداخلية تفي بمتطلبات قانون ساربينز أوكسلي.
اصنع ميزانية. استخدم التكاليف من تقرير العام السابق ، إذا كان متاحًا ، كنقطة بداية. المقبل ، والنظر في احتياجاتك الحالية. اسأل ، هل تتطلب التصوير الفوتوغرافي المهنية؟ كتابة المساعدة؟ هل تريد طباعة التقرير وإرساله بالبريد و / أو نشره على موقع ويب؟ ما هي المساعدة الفنية التي ستحتاجها؟ كم ستتكلف الطباعة والبريد؟
اختر نغمة وموضوعًا لمحتوى التقرير السنوي وتصميمه. هل قامت المنظمة بعمل جيد؟ ثم خطط لهجة متفائلة وتصميم مشرق وملون. إذا واجهت المنظمة تحديات أو نجت من العاصفة ، فإن لهجة منخفضة المستوى وتصميم أبيض وأسود أكثر منطقية.
خطة المحتوى الخاص بك. استعراض أنشطة العام. اقرأ النشرات الإخبارية والبيانات الصحفية والتغطية الإخبارية الأخيرة. ما هي الإنجازات والمعالم الرئيسية؟ من هم أصحاب الأداء العالي والفرق؟ استخدم إجاباتك لمسودة خطة محتوى للتقرير السنوي.
ابدا في القمة. ابدأ التقرير السنوي برسالة أو عمود من قائد المؤسسة (رئيس مجلس الإدارة أو الرئيس أو المدير التنفيذي). يجب أن تقدم رسالة السلطة التنفيذية نظرة عامة على أنشطة العام وإنجازاته. كما يجب أن يوجز الأداء المالي من حيث يفهمه القارئ العام.
منح الائتمان. تضمين الاعتراف بالقيادة والموظفين الرئيسيين في المنظمات الربحية ، أو المانحين والمتطوعين في المنظمات غير الربحية.
مراجعة خطتك مع القيادة. تأكد من الحصول على الاشتراك في الميزانية والنغمة والمظهر. على وجه الخصوص ، تأكد من أن عرض المعلومات المالية يوافق بموافقة السلطة التنفيذية. تذكر أن القيادة ربما تريد التوقيع على المحتوى النهائي والتصميم قبل النشر والتوزيع.
أنتج التقرير. إذا كانت مؤسستك تفتقر إلى الكتاب والمصورين والمصممين ، فقد تحتاج إلى القيام بالعمل بنفسك أو البحث عن متطوعين. وشركات الاتصالات التسويقية والمستقلون المحترفون هم أيضا مصدر للمساعدة. إذا كنت تخطط لطباعة التقرير وإرساله بالبريد الإلكتروني ، احصل على عروض أسعار من عدة طابعات وبريد إلكتروني. قد تكون هذه قادرة على المساعدة في تصميم التقرير السنوي كذلك.
