تعمل مذكرة التقرير الخاصة بصفحة الإحالة بشكل يشبه إلى حد كبير رسالة الغلاف المستأنف. فكر في الأمر على أنه الملعب الشخصي للقارئ. اكتب ما تقوله للمستلم إذا كنت تسلم التقرير إليه شخصيًا ، ولكن اجمع أفكارك أولاً.
قبل الكتابة ، من المهم تحديد ما تريد قوله. حدِّد جمهورك وقيم احتياجاته واحتياجاته الخاصة. فكر في هذه النقاط عند صياغة مذكرة الإحالة وبقية تقريرك أو اقتراحك.
معالجة مذكرة الإرسال باستخدام تنسيق مذكرة بسيط. إذا كان لدى مؤسستك قالب مذكرة استخدمه. إذا لم تستخدم هذا الإعداد كنقطة بداية:
مذكرة
إلى: اسم المستلم وعنوانه من: اسمك وعنوانك التاريخ: التاريخ الذي يتم فيه تشغيل تقريرك الموضوع: اسم التقرير
اكتب بيانًا افتتاحيًا. "هنا هو التقرير الذي طلبته بخصوص …" على سبيل المثال. لا تحتاج إلى أن تكون طويلة. بضع جمل بسيطة ستنجز المهمة. استخدم تنسيق كتلة الأعمال لهذه الفقرة وبقية المذكرة الخاصة بك. ضع موضعًا ثابتًا أو فراغًا فارغًا بين كل فقرة ، ولكن لا تضغط أو تبدأ مسافة بادئة قبل بدء قسم جديد.
اكتب فقرة تمهيدية. صف نطاق التقرير ، بالضبط ما سيغطي وكيف جمعت معلوماتك.
اكتب نص المذكرة. اشرح مدى فائدة التقرير للقارئ. اعرض استنتاجاتك الرئيسية وأبرز النتائج أو الفصول المثيرة للاهتمام ذات الأهمية الخاصة لجمهورك. يمكن تضمين أي معلومات تجعل التقرير أكثر فائدة أو قابلية للوصول إلى القارئ في هذا القسم. قد ترغب في تقديم اقتراحات لمزيد من البحث.
يؤلف فقرة إغلاق. اكتب ملاحظة قصيرة إلى القارئ وتقر بأية مساعدة رئيسية تلقيتها من زملائك في العمل. كذلك ، عرض لتوضيح أي نقاط أو القيام بمزيد من العمل إذا لزم الأمر.
تحقق من المستند بحثًا عن الأخطاء الإملائية والنحوية.
اطلب من أحد الزملاء أن تثق في عملك. سوف أعينها العذبة الصفر في الكلام مربكة والأخطاء المطبعي.
قم بإجراء أي تغييرات ضرورية ودمج اقتراحات مدقق لغتك.
أدخل المذكرة المكتملة الخاصة بالإحالة في باقي تقريرك. ضعها مباشرة قبل جدول المحتويات وبعد صفحة عنوان التقرير.
نصائح
-
قم بكتابة مذكرة الإرسال وأجزاء تمهيدية أخرى من تقريرك أخيرًا ، لأنها تشير إلى بقية المستند.
تحذير
تستخدم مذكرات الإحالة فقط للوثائق الداخلية. إذا كان تقريرك مخصصًا لجمهور خارجي ، مثل عميل محتمل ، فاكتب خطابًا بالإحالة بدلاً من ذلك. ستكون المعلومات هي نفسها ، ولكن يجب استخدام خطاب الأعمال الخاص بالتعامل مع مستندك.
