تضع القيادة العليا للشركة ضوابط وإجراءات مالية لمنع الخسائر التشغيلية الناشئة عن الاحتيال أو السرقة أو الأخطاء المحاسبية. هذه الضوابط ، أو الإجراءات ، يجب أن تكون كافية وفعالة لتتوافق مع المتطلبات التنظيمية والمعايير المهنية والممارسات الصناعية. وتشمل المحاسبة المالية وضوابط الإبلاغ وظائف وأنشطة دفتر الأستاذ العام.
تسجيل الأصول
الأصل هو مورد اقتصادي تمتلكه الشركة. ومن الأمثلة على ذلك الحسابات المستحقة القبض والنقد والمخزونات (الموجودات قصيرة الأجل) أو الممتلكات والمنشآت والمعدات (الأصول الطويلة الأجل). يقوم أحد الحسابات بتسجيل الخصم على حساب الأصول لزيادة قيمته ويرصيده لخفض رصيد الحساب. كما يسجل الأصول في الميزانية العمومية ، والمعروف باسم بيان المركز المالي.
تسجيل المسؤولية
الالتزام أو الدين هو قرض يجب على المقترض سداده عند استحقاقها. قد يكون أيضًا وعدًا ماليًا يجب على الشركة أن تكرسه في الوقت المناسب. يقوم متدرب محاسب باعتماد حساب الخصوم لزيادة قيمته ويطالب به لخفض رصيد الحساب. كما أنها تسجل الالتزامات في بيان المركز المالي للشركة.
تسجيل الإيرادات
الدخل هو الدخل الذي تولده الشركة عن طريق بيع البضائع أو تقديم الخدمات. يسجل ناظر الحسابات حسابًا للعائد لتقليل قيمته ويرجعه إلى زيادة رصيد الحساب. كما يسجل بنود الإيرادات في بيان الربح والخسارة ، ويسمى أيضًا بيان الدخل.
تسجيل المصاريف
النفقات هي تكلفة أو تكلفة تتكبدها المنظمة عند بيع البضائع أو تقديم الخدمات. وتشمل الأمثلة تكلفة السلع المباعة والمرتبات. يقوم كاتب محاسبي بخصم حساب مصاريف لزيادة قيمته ويعيده لخفض رصيد الحساب. تسجل أيضا بنود النفقات في بيان الدخل.
تقارير دفتر الأستاذ الفرعية
تساعد تقارير دفتر الأستاذ الفرعي مدير الأقسام على مراجعة الأداء التشغيلي لوحدة الأعمال أو مجموعة العملاء ، وكيف يؤثر هذا الأداء على إجمالي أرباح الشركة. على سبيل المثال ، يمكن لمدير المحاسبة أن يراجع دفتر الأستاذ الفرعي المستحق القبض لتحديد العملاء الرئيسيين للمؤسسة والنسبة المئوية التي يحتفظون بها في مجموع المبالغ المستحقة القبض للشركة.
تقرير دفتر الأستاذ العام
تساعد تقارير دفتر الأستاذ العام في مساعدة القيادة العليا على قياس قوة الشركة المالية والربح المحتمل. تشمل هذه التقارير الميزانية العمومية ، بيان الربح والخسارة ، بيان التدفقات النقدية وبيان الأرباح المحتجزة (والمعروف باسم بيان حقوق المساهمين). تتطلب الهيئات التنظيمية ، مثل هيئة الأوراق المالية والبورصة الأمريكية ، من الشركة إعداد جميع ملخصات البيانات الأربعة عند الإبلاغ عن المعلومات المالية.
تحليل بيانات الأستاذ
يقوم رؤساء الأقسام ومديرو القطاعات بتحليل بيانات دفتر الأستاذ لاكتشاف مؤشرات التشغيل ومؤشرات أداء الأعمال. قد يكون الاتجاه التشغيلي هو هامش الربح الإجمالي ، أو المبيعات مطروحًا منه تكلفة السلع المباعة مقسومًا على إجمالي الأرباح. قد يكون مؤشر أداء الأعمال عائدًا على حقوق الملكية أو صافي الدخل مقسومًا على حقوق المساهمين.
