يمكن لأي شخص أن يقدّر منظر مسؤول تنفيذي مزدحم رفيع المستوى ، يجلس خلف مكتب كبير بدون قطعة ورق - ناهيك عن ذرة من الغبار - في الأفق. إن المظاهر تكذب الحقيقة ، لأن هذا الجهاز التنفيذي ربما يكون مشغولاً كما هو حالك ، لكنه وجد طريقة لتنظيم عبء عمل مكتبه. يمكنك أيضًا ، طالما أنك تطور نظامًا يناسبك. قد يعني هذا توظيف بعض الأساليب "المجربة والصحيحة" عند رفض الآخرين.مثل ذلك المسؤول التنفيذي الرفيع المستوى ، تذكر أنك المسؤول وأنك يجب أن تتحكم في عبء عملك قبل أن تسيطر على سيطرتك عليك.
إنشاء نظام حفظ الملفات - الإلكترونية والورقية - بحيث يمكنك الاستغناء الفوري عن المعلومات بمجرد الانتهاء من مراجعتها. العديد من محترفي الأعمال هم "مكدس رئيسي" ، مما يعني أنهم يميلون إلى تجميع أكوام من الورق التي تطغى عليهم في نهاية المطاف. قم بالالتزام بالعمل في مشروع ، وبعد ذلك ، عندما تنتهي من ذلك ، احفظه على الفور. بالنسبة للملفات الورقية ، قم بإنشاء نظام ملفات مرمزة بالألوان ، مع إشارة كل لون إلى رسالة ذات معنى بالنسبة لك. على سبيل المثال ، قم بتطبيق نظام هرمي ثلاثي الألوان حيث يعني اللون الأخضر "أولوية عالية" ، يعني اللون الأصفر "أولوية متوسطة" ويعني اللون الأحمر "أولوية منخفضة". أو ، لتقليل عدد الملفات على مكتبك ، استخدم نظامًا ثنائي اللون. اتبع نفس المنطق لإنشاء نظام حفظ ملفات الكمبيوتر.
يمكنك إنشاء قائمة مهام يومية والاحتفاظ بها في جميع الأوقات للحفاظ على تركيزك وتسير على الطريق الصحيح. اعبر المهام أثناء إكمالها. وبالمثل ، احتفظ بالتقويم معك في جميع الأوقات ، مع الإشارة إلى الاثنين عند الضرورة. راجع قائمة المهام في نهاية كل يوم وبداية كل يوم جديد لتعزيز التزاماتك اليومية في ذهنك.
وضع حدود زمنية ومواعيد نهائية لكل مهمة من هذه المهام ، كونها متفائلة ولكنها واقعية أيضًا. كن يقظًا بشكل خاص حول الوقت الذي تعمد فيه إلى قراءة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها ، حيث إنه من السهل جدًا الانصراف إلى "دوامة البريد الإلكتروني" المستهلكة للوقت. قم بتمييز رسائل البريد الإلكتروني برسائل "عالية الأولوية" للمساعدة في تركيز جهودك - ثم تقرر ما إذا كان يجب الاستجابة وفقًا لذلك أم لا.
ابدأ في إجراء مكالمات هاتفية واجتماعات مع تقدير مدتها - ثم شاهد الساعة والتزم بالخطة. سيحترم الأشخاص انضباطك إذا قلت شيئًا مثل: "كما أعلم أننا مشغولون جميعًا ، دعنا نبذل قصارى جهدنا للحفاظ على هذه المكالمة الهاتفية أو الاجتماع لمدة 30 دقيقة".
ضع حدودًا لزملاء العمل الذين قد يحاولون التورط في غداء مطول أو محادثة طويلة حول تاريخهم الأعمى في الليلة السابقة. في حين أن بعض التفاعل الاجتماعي مهم لبناء العلاقات بين زملائك في العمل ، فكن حريصًا على ألا يخرج عن نطاقك وأن يرمي كرة منحنًا إلى يوم العمل الجيد التنظيم.
إعادة النظر في تعدد المهام. قد تعتقد أن التحدث عبر الهاتف وكتابة رسالة بريد إلكتروني ومراجعة اقتراح تسويق يجعلك موظفًا ممتازًا ، ولكن في الواقع ، قد تشتت انتباهك وتؤدي بدلاً من ذلك إلى نتائج عكسية. إذا كان عليك ذلك ، اجبر نفسك على تركيز انتباهك على مهمة واحدة في كل مرة وقارن النتائج مع وضع تعدد المهام الخاص بتنظيم عبء العمل الخاص بك.
تقييم عبء العمل الحالي الخاص بك قبل الموافقة على تحمل مسؤوليات جديدة. على الرغم من أن العديد من الموظفين يفترضون أنه يجب عليهم أن يتقدموا وأن لا يقولوا أبداً لمثل هذه الطلبات ، فكر بعناية فيما إذا كان لديك الوقت لإكمال المهام وما إذا كان يمكن إنجازها وفقًا للمعايير العالية الخاصة بك.
التشاور مع المشرف الخاص بك لضمان أنك على المسار الصحيح مع خطتك لتنظيم عبء العمل مكتبك. راجع "خطة العمل" الخاصة بك واطلب التغذية الراجعة.
