إن وجود سيطرة قوية على البيانات المالية لشركتك هو جزء مهم من إدارة الأعمال. وهذا يشمل ليس فقط إدارة أموال الشركة في متناول اليد ولكن أيضا ديونها. على الرغم من وجود العديد من الطرق للقيام بذلك ، إلا أن أحد أكثر الطرق فعالية هو استخدام نظام محاسبة الخصم والائتمان. هل تفهم معنى الخصم والائتمان؟ الأهم من ذلك ، هل تفهم الاختلافات بين هذين المصطلحين في إشارة إلى عملك وكيف تختلف عن ما اعتدت عليه كمستهلك؟
إذا كنت ضبابيًا قليلاً بشأن الاختلافات بين الائتمان والخصم ، فأنت لست وحدك. ومع ذلك ، كلما فهمت أكثر ما يتعلق بالائتمانات والخصومات ، كلما كان لديك فهم أفضل حول كيفية إنفاق عملك لأمواله. إذا كنت ترغب في الحصول على مؤشر مالي حقيقي في شركتك ولكنك لا تجد نفسك غير متأكد في هذا المجال ، فإن أفضل مكان لبدء التعلم هو تعريف الخصم والائتمان.
ما هو الخصم؟
الخصومات هي المعاملات التي يقوم بها عملك والتي تكلفك المال. قد يبدو هذا بسيطًا ، ولكنه موضوع أكثر تعقيدًا مما يدركه البعض. هناك أنواع متعددة من عمليات الخصم في عالم الأعمال ، ويمكن أن يؤدي خلطها إلى إرباك كتبك إذا لم تكن حذراً. لحسن الحظ ، توجد طريقة سهلة لتذكر الأنواع الأكثر شيوعًا للخصم ، لذا لا تواجه هذه المشكلة.
إذا كنت تواجه مشكلة في تتبع ماهية الخصم ، ففكر في كلمة DEAL. يمكنك استخدام هذا لتذكر أن جميع عمليات الخصم هي السحوبات أو النفقات أو الأصول أو الخسائر. في هذه الحالة ، تكون "السحوبات" عبارة عن سحوبات نقدية أو أي أموال أخرى غير مشفوعة برسوم والتي تخرج من عملك. "المصروفات" هي نفقات التشغيل ، بما في ذلك التكاليف مثل المرافق والرواتب. "الأصول" يشير إلى الأموال التي تنفق على اقتناء الأصول المادية أو المعدات أو العقارات. "الخسائر" هي فقط ما تبدو عليه ، والاستثمارات التي تذهب إلى الجنوب أو غيرها من الحالات التي تتسبب في خسارة الشركة للمال.
أساسا ، أي أموال تخرج من شركتك هي الخصم. إذا كنت تريد التأكد ، على الرغم من ذلك ، يمكنك استخدام هذا التذكير للتحقق. يمكنك أن تتذكر بسهولة أن الأموال المسحوبة من المصروفات النثرية هي الخصم ، مثل الأموال التي تنفق على طابعة جديدة ، أو مساحة مكتبية جديدة أو شراء أصول أخرى. كما تتأهل الرواتب وكشوف الضرائب وغيرها من مصاريف الأعمال كخصوم ، وكذلك الأموال المفقودة عند وقوع استثمار كبير في الأعمال التجارية.
إذن إذا كانت الديون هي الأموال التي تخرج من عملك ، فما الذي يجعل هذا الائتمانات؟
ما هو الائتمان؟
كمستهلك ، قد تفكر في الائتمان على أنه دين مضمون أو غير مضمون من الديون تقترضه ؛ هذه هي الأكثر شيوعا ينظر في بطاقات الائتمان وغيرها من خطوط الائتمان. ومع ذلك ، يختلف تعريف الائتمان في المحاسبة. عندما تتحدث عن البيانات المالية لشركتك ، فإن الرصيد أمر جيد. إنها الأموال التي تأتي إلى شركتك ، على غرار الطريقة التي يتم بها الخصم هو الأموال التي تخرج من شركتك.
كما هو الحال مع تعريف الخصم ، هناك مفكرة مفيدة لتتبع ما يشكل رصيدًا في عالم الأعمال: GIRLS. G تعني "المكاسب" التي تمثل زيادات في سعر سهم الشركة. أنا أؤيد "الدخل" ، وهو المال الذي يأتي إلى شركتك التي لا يتم احتسابها على أنها مكسب أو إيراد. وهذا يعني أيضًا أن R تعني "الإيرادات" ، وهي الأموال التي يتم كسبها من خلال المبيعات أو الخدمات. L هو "مطلوبات" وهو الدخل المستمد من قرض أو دين آخر من مصدر خارجي. إن S مخصص لـ "حقوق المساهمين" ، وهو المال الذي وضعه المساهمون في الشركة من خلال الاستثمار.
وكما أن جميع الديون هي جميع الأموال التي تخرج من عملك ، فإن الأرصدة هي جميع الأموال القادمة. إذا كنت غير متأكد ، فقم بتطبيق التذكير الخاص بك ومعرفة ما إذا كان المال يفي بأحد فئات الائتمان. الدخل من مبيعات المنتجات الجديدة؟ التحقق من. قرض جديد لتغطية توسع عملك؟ التحقق من. هل هناك استثمارات متزايدة للمساهمين تؤدي إلى زيادة في سعر سهمك الإجمالي؟ هذا هو الاختيار في فئتين مختلفتين.
والآن بعد أن اكتشفت ما هي الديون والخصومات ، ما الذي يجب أن يستخدمه نشاطك التجاري؟
عندما تستخدم الشركات الخصم المدينة مقابل الائتمان
يعتبر استخدام تسجيل الدين مقابل تسجيل الائتمان جزءًا من التقنية المعروفة باسم المحاسبة المزدوجة القيد. من خلال تقسيم الأموال الواردة من الصناديق الصادرة ، يكون من الأسهل فهم ما يجري في دفتر الحسابات الخاص بك. يتم تسجيل المداخيل في عمود واحد في صفحة دفتر الأستاذ ، بينما يتم سرد الأرصدة في عمود منفصل بجانب عمود المدين. يتيح لك هذا الهيكل المكون من عمودين الاطلاع على لمحة سريعة عن الأموال التي تخرج من شركتك ووقت دخولها.
داخل نظام القيد المزدوج ، يتم سرد كل معاملة على حدة في السطر الخاص بها. إذا كانت المعاملة تمثل خصمًا ، يتم كتابة مبلغ المعاملة في عمود الخصم لهذا السطر. إذا كان يمثل رصيدًا ، يتم كتابة مبلغ المعاملة في عمود الائتمان. يجب ألا يكون هناك إدخال مكتوب في كل من الأعمدة ؛ إذا كانت المعاملة ستؤدي بطريقة ما إلى كل من الخصم والائتمان ، فيجب كتابة جانبي المعاملة في خطوط منفصلة بحيث يتم تسجيل الخصم والائتمان من تلقاء نفسها.
يتم احتساب إجماليات الأرصدة والخصومات في دفتر الأستاذ الخاص بك بشكل منفصل. وهذا لا يساعدك فقط على تجنب الأخطاء الرياضية التي يمكن أن تحدث عند محاولة الجمع بين الاعتمادات الفردية والخصومات في مجموع واحد ، ولكنه أيضًا يجعل من السهل معرفة مقدار المال الإجمالي الذي سيأتي ويخرج.
بمجرد أن يتم حساب إجماليات عمليات الخصم والائتمان الخاصة بك ، قم بحساب إجمالي حقوق المساهمين الخاص بالشركة عن طريق طرح إجمالي الخصم من إجمالي الائتمان الخاص بك. إذا كان لديك المزيد من الديون أكثر من الاعتمادات ، فسوف ينتهي بك الحال مع الأسهم السلبية التي تتطلب الأموال الإضافية لتغطية ؛ قد يعني ذلك تصفية بعض الأصول أو تحمل ديونًا إضافية أو سحب أموال من المدخرات أو استثمارات الشركات الأخرى. إذا كان لديك ائتمانات أكثر من الديون ، ومع ذلك ، فلديك أموال إضافية لاستخدامها في التوسعات ، أو تمويل شراء أصول جديدة أو إجراء استثمارات جديدة في مستقبل شركتك.
ماذا يعني الائتمان ملاحظة يعني؟
هناك أمر واحد مهم للتعرف عليه عند التعامل مع موضوع خصومات وأرصدة الأعمال هو مذكرة الائتمان. يمكنك التفكير في هذا على أنه فاتورة عكسية. يتم إعطاء المذكرة الائتمانية لنشاطك التجاري من قِبل بائع أو شخص في وضع مماثل عندما يصدر لك ائتمانًا. قد يكون هذا نتيجة لضرر البضائع التي يجب إعادتها إلى المورد أو مكالمة خدمة غير مرضية ، ولكنها ليست سوى أمثلة على الأوقات التي يمكن فيها إصدار مذكرة ائتمان.
المذكرة الائتمانية بحد ذاتها هي إيصال ، تحدد سبب إصدار الرصيد ومن الذي أذن بالائتمان. غالباً ما تأتي الاعتمادات المرتبطة بالملاحظات الائتمانية على شكل "رصيد متجر" أو هياكل ائتمانية مشابهة ، مما يمنح شركتك مبلغاً محدداً من الرصيد المدفوع مقدمًا لدى البائع أو مزود الخدمة في طلبك أو مكالمتك التالية. تعمل المذكرة الدائنة كوثيقة لهذا المبلغ المدفوع مسبقًا وتستخدم من قبل قسم المحاسبة الخاص بك لتدوين المعاملة كرصيد في دفتر الأستاذ الخاص بك. بمجرد تقديم طلب أو إجراء مكالمة خدمة أو استخدام الرصيد بطريقة أخرى ، يتم تسجيل الخصم في دفتر الأستاذ الخاص بك للدلالة على المعاملة التي تستخدم الائتمان المشار إليه في الملاحظة.
تجدر الإشارة إلى أن المذكرات المدينة موجودة أيضا ، والعمل بطريقة عكسية من الملاحظات الائتمانية. إذا كان أحد الأنشطة التجارية يصدر لك إشعار خصم ، فهذا يشير إلى وجود مشكلة في العائد أو الخدمة حدثت مع شركتك. لتأكيد مذكرة الخصم ، يتعين عليك إما معالجة رد أموال مرتجعة أو إصدار رصيد مدفوع مسبقًا مقابل مبلغ الملاحظة. بطبيعة الحال ، في حالة يكون فيها شخصًا غير راضٍ عن عنصر أو خدمة تقدمها شركتك ، فمن الأرجح أنك ستقدم ملاحظة ائتمان بدلاً من ذلك الشخص الذي يقوم بصياغة مذكرة الخصم. ونتيجة لذلك ، تكون الملاحظات الائتمانية أكثر شيوعًا وأكثر احتمالًا لاستخدامها في سياق تعاملاتك التجارية.
اعتبارات الائتمان التجارية
مفهوم الاعتمادات ، فيما يتعلق بالدين ، هو واحد مهم لمحاسبة الأعمال. لسوء الحظ ، فإنه يؤدي في بعض الأحيان إلى بعض الارتباك لأولئك الذين ليسوا على دراية بالمحاسبة المزدوجة القيد. بسبب المعاني المختلفة المرتبطة بكلمة "الائتمان" ، من المهم تناول موضوع خطوط الائتمان وأشكال الائتمان الأخرى التي يتم تقديمها للشركات أيضًا. لا يوفر لك هذا فقط المعلومات التي تحتاجها إذا طلب منك التمييز بين الاثنين ، ولكن لا تزال الالتزامات تعتبر أيضًا رصيدًا في المحاسبة المزدوجة القيد.
تتشابه بطاقات الائتمان التجارية وخطوط الائتمان مع ما تعرفه على جانب المستهلك من الأشياء ، ولكن يتم إصدارها إلى النشاط التجاري نفسه بدلاً من فرد. إذا كان نشاطك التجاري جديدًا نسبيًا ، فقد تحتاج إلى تقديم معلومات شخصية وإرسالها إلى التحقق من الائتمان لتأمين ائتمان الأعمال لأن معظم المقرضين غير مستعدين لإصدار ائتمان لنشاط تجاري ليس له سجل حقيقي. في هذه الحالة ، يستخدمون الجدارة الائتمانية للمالك كوسيلة لإنشاء الائتمان. هذا يخلق مسؤولية شخصية لك ، ولكن في بعض الأحيان لا يمكن تجنبها. عندما تصبح أعمالك أكثر رسوخًا وتؤدي نشاطًا تجاريًا مع واحد أو أكثر من البنوك ، فإنها ستعمل على بناء الجدارة الائتمانية. في هذه المرحلة ، يمكنك التقدم بطلب للحصول على بطاقات ائتمان الشركة ، ومنتجات ائتمان أخرى صادرة استنادًا فقط إلى السمعة التجارية وأصولها.
من الضروري أن يتم تسجيل هذه المنتجات الائتمانية كاعتمادات في دفتر الأستاذ الخاص بك ، على الرغم من أنها تمثل الديون في الواقع. فهي عبارة عن توسع في القوة الشرائية لشركتك وبالتالي يتم عرضها من قبل دفتر الأستاذ المحاسبي الخاص بك كما هو الحال مع النقد بنفس المبلغ. لا تزال عمليات الشراء التي يتم إجراؤها باستخدام المنتجات الائتمانية مسجلة كخصم ، بالطبع ، ويتم تسجيل انخفاض رصيدك المتاح في دفتر الأستاذ بحقيقة أن الخصم المدين قد قلل من إجمالي حقوق المساهمين المتاحة (والتي تضمنت مبلغ حدك الائتماني عند إضافة هذا المبلغ كرصيد.)
سيتم إضافة الدفعات الشهرية على خطوطك الائتمانية كمصروفات عند دخول الفواتير ، مما يقلل من الأسهم بقدر ما تقوم بسداد الدفعات عليها. لاحظ أنك لا تضيف الدفعة مرة أخرى إلى حقوق المساهمين بعد معالجتها حتى لو كان رصيدك المتاح قد تم توسيعه. على الرغم من توفر رصيدك ، إلا أنه لا يزال لديك نقود أقل لأنك اضطرت إلى تسديد الدفعة في المقام الأول. هذا يحافظ على توازن الأسهم الخاصة بك حيث تقوم بسداد خطوط الائتمان الخاصة بك حيث أن كل دفعة تتطلب نقدًا فعليًا. لن تتمكّن من إضافة خطوط ائتمان مرة أخرى كرصيد لدفتر الأستاذ ما لم تفتح شركتك خطًا جديدًا.
