التقارير القصيرة هي أداة فعالة للتواصل مع المدير العام ، الذي عادة ما يكون تنفيذي مشغول. ويمكن استخدامها للإبلاغ عن التقدم المحرز في المشروع ، أو التوقعات المالية الأسبوعية أو الشهرية ، أو التقارير المتعلقة بعمليات الإنتاج. على خلاف التقارير الشاملة التي تتطلب أبحاثًا وتفاصيل مكثفة ، تتطلب التقارير القصيرة فقط المعلومات الأساسية ولكن الأكثر أهمية. تتبع كتابة تقرير قصير أسلوبًا مماثلًا في كتابة التقارير ، باستثناء أن الملخص أو الخلفية أو المحتوى أو الاستنتاج أو التوصيات موجزة.
اجمع البيانات ذات الصلة بالمشروع والتي تبلغ عنها. قم بذلك عن طريق استخدام البيانات المتاحة ، مثل التقارير المالية ، وتقارير الجدوى والدراسات الاستقصائية التي تم تنفيذها بالفعل. استخدم المواد المرجعية ذات الصلة ، مثل الكتب أو المعلومات الواردة من الجهات الخارجية المطلعة ، مثل خبراء الصناعة كبيانات لتقريرك.
اكتب التاريخ ، واسم المدير العام الذي ترسل إليه التقرير ، واسمك ، وتوقيعك وموضوع التقرير في أعلى الزاوية اليسرى من الورقة.
لخص محتويات التقرير باختصار من خلال الإشارة إلى المشكلة أو النتائج أو التقدم حتى الآن أو اقتراح لحل المشكلة. اذكر بدقة ما تتوقعه ستكون فوائد المشروع.
صف الخلفية من خلال كتابة تاريخ قصير للمشروع الحالي أو مهمة العمل التي تبلغ عنها. قم بتضمين أسماء الأشخاص المشاركين في المهمة أو المشروع ، مثل أعضاء فريق المشروع أو المدربين أو قادة الأقسام. تقديم مزيد من الشرح لماهية المهمة أو المشروع.
اكتب نص أو محتوى التقرير من خلال تضمين النتائج والبيانات التي تم جمعها في الخطوة 1. قم بتقديم تحليل موجز للنتائج وحدد ما تعنيه للمشروع ككل والأعمال. دمج المخططات والاستبيانات والدراسات الاستقصائية والمراجع في التقرير لدعم تحليلك.
ارسم خاتمة عبر إبراز حالة المشروع أو المهمة باختصار. تقديم التوصيات فقط إذا كان المدير العام قد طلب ذلك. قم بإعطاء توصيات موجزة وأهمها تلخص جميع التوصيات الأخرى التي قد تدرجها في تقرير أطول.
نصائح
-
على الرغم من أنها قصيرة ، فإن التقرير لا ينبغي أن يترك للقارئ أسئلة بدون إجابة. توفير جميع المعلومات اللازمة في لغة واضحة ودقيقة.
