تعد التقارير المالية للمساهمين وخطط التسويق وتقييمات الجودة أمثلة على التقارير المكتوبة للشركات. التقرير القصير هو مثل أي تقرير آخر ولكن مع عدد أقل من الصفحات. وينبغي أن يوضح أهداف التقرير الرئيسية ، ويلخص المعلومات الأساسية ، ويراجع البدائل ويوصي بطريقة للمضي قدماً. تعامل مع التقرير كمشروع - خطط له ، ثم اكتبه بأسلوب واضح وبسيط. باختصار جيد ، لأنه من المرجح أكثر أن الأطراف المزعجة أو غير المجدية ولكن الحاسمة سوف تقرأها.
تخطيط
قابل الرؤساء لتوضيح المتطلبات ، لأنهم سيحددون شكل التقرير ومحتواه. على سبيل المثال ، لن يتم تنظيم تقرير تقييم المشروع بنفس طريقة خطة التسويق أو التقرير المالي.
ابحث في مادة الخلفية ، بما في ذلك المستندات المقدمة لك عندما تم تعيينك لمهمة الكتابة والمواد التي تجمعها بشكل مستقل عن الإنترنت والمكتبة ومن الاجتماعات والمحادثات مع أصحاب المصلحة (مثل مديري وحدات الأعمال والموردين والعملاء).
إعداد قالب التقرير ، بما في ذلك ملخص تنفيذي ومقدمة وأقسام للبدائل والحلول المقترحة والتوصيات والنتيجة.
يحتوى
اكتب المقدمة. عادة لا تزيد عن فقرة ، يجب أن تشير المقدمة إلى هدف التقرير وتحديد القضايا الرئيسية. يجب أن يكون دليلاً لبقية التقرير ولكن لا يجب تلخيصه. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون السطر الأول: "الهدف من هذا التقرير هو فحص الحلول لقضايا الجودة المستمرة في منشأة التصنيع لدينا" ، يتبعها ملخص للقضايا الرئيسية.
قم بتجميع نص التقرير. في مثال مرفق التصنيع ، يمكن أن تتضمن الأقسام تفاصيل تقنية ، وقائمة بالحلول البديلة إلى جانب تحليل للتكلفة والعائد لكل منها ، وتوصيات. سيكون لخطة العمل مجموعة مختلفة من الأقسام ، مثل أبحاث السوق والتحليل التنافسي والإسقاطات المالية. بصرف النظر عن الشكل ، يجب أن تكون الأقسام بترتيب منطقي بحيث لا يضطر القارئ إلى الانقلاب ذهابًا وإيابًا لمعرفة المحتوى.
اختتام التقرير بالرجوع إلى أهداف التقرير. بالنسبة لمثال مرفق التصنيع ، يمكن أن يكون الاستنتاج خطة تنفيذ للحل الموصى به. بالنسبة للتقرير المالي ، قد يكون الاستنتاج هو توقعات الأعمال.
ضع قائمة بالمراجع المذكورة في النص من خلال تحديد المنشور الذي جاء منه والعنوان والمؤلف والتاريخ. أدرج المصادر الأخرى ذات الصلة في قسم المراجع أو الموارد.
اكتب الملخص التنفيذي. في فقرة أو فقرتين تقريبًا ، قم بتلخيص التقرير حتى يتمكن مسؤول تنفيذي مشغول من فهم النقاط الرئيسية وإلقاء نظرة على التفاصيل لاحقًا. بالنسبة للتقرير المالي ، قد يكون الملخص التنفيذي مجرد جدول يوضح اتجاهات المبيعات والأرباح الرئيسية.
قم بإعداد صفحة الغلاف مع عنوان التقرير وتاريخه وأسماء المؤلفين والتابعين له. قم بتضمين جدول محتويات للتقارير التي تزيد عن 15 صفحة.
معالجة خطاب الإحالة إلى شخص ما (مدير أو موظف متعاقد) ، وليس إلى قسم. حدد التوصيات الرئيسية للتقرير ، وقدم معلومات الاتصال الخاصة بك وقم بإدراج المرفقات.
نصائح
-
يجب وضع الجداول ، الرسوم البيانية والحسابات التفصيلية كملحقات ، ولكن يجب دمج النقاط الرئيسية في التقرير الرئيسي.
