كيفية كتابة تقرير موجز إلى الفريق التنفيذي

نبذة. إذا فكرت في الأمر ، فلم يكن باستطاعة علماء اللغة اختيار مصطلح أفضل لوصف وثائق الأعمال التي تلخص معلومات "الحاجة إلى معرفة" للمديرين التنفيذيين الذين ليس لديهم الوقت أو الرغبة في الخوض من خلال أطروحات ضخمة. إذا طُلب منك إعداد تقرير موجز ، فضع في اعتبارك عبارة "موجزة" و "pithy" في الاعتبار عند استقراء البيانات الأساسية التي يتوقع رؤساؤك العثور عليها. اتبع نهجًا مؤلفًا من خطوتين: فكَّر ككاتب عند سحب البيانات من التقارير ، ثم أصبح محررًا هدفه وزن كل كلمة للتأثير مع ترك البيانات المهمة سليمة.

فهم الغرض من تقرير موجز: يسعى التنفيذيون إلى "منتج تحليل وليس التحليل نفسه" ، لذلك ضع ذلك في الاعتبار عند صياغة موجز تنفيذي من المعلومات الموجودة في التقرير الأصلي.

ابدأ باختصار من خلال ذكر المشكلة / الموقف ، واشرح مدى ملاءمتها ثم كرر - في لغة دقيقة ودقيقة - الأدلة والاستنتاجات الواردة في التقرير الرئيسي. اعتمد الهرم العكسي للصحفي لتكوين موجز لك. استقراء ثم تلتزم ورقة أهم البيانات في البداية. أضف معلومات أقل أهمية بترتيب تنازلي لإنشاء نص الملخص.

استخدام اللغة الإنجليزية مباشرة تخلو من الإثارة ، التفضيل والتفوق لتنقيح موجز الخاص بك. قم بتضمين جداول زمنية ، وجهات نظر مختلفة لأنها تدعم أو تدحض أطروحاتك وأريتك بكل شيء في تسمية جمهورك المستهدف. نسعى جاهدين لجعل موجزًا ذاتيًا موجزًا ، لا يتطلب أي مرفقات أو وثائق غريبة لشرح النقاط المهمة المذكورة في التقرير الأصلي.

توظيف الرؤوس والرؤوس الفرعية والنقاط لمساعدة المسؤولين التنفيذيين التحرك دون عناء من خلال تقرير موجز. إعادة النظر في الفقرات الطويلة وتقطيعها لتشديد وتيرة التقرير. إعطاء قياسات أو أرقام محددة حتى لا يبقى شيء للخيال. تحقق من كل نقطة للدقة. على وجه الخصوص ، إذا كانت هناك اختلافات في البيانات ، فشرح سبب حدوثها.

أرسل تقرير الإحاطة إلى اختبار الموضوعية للتأكد من أنك قد أغفلت التحيز لئلا تخاطر بامتلاك البيانات موضع تساؤل وقدرتك على صياغة هذا النوع من التقارير موضع تساؤل.تخط إلى جانب الحذر إذا كان التقرير الرئيسي الذي ترسم به البيانات لا يحتوي على استنتاجات مباشرة تم الوصول إليها. بدلاً من ذلك ، اذكر أنه ليس هناك أي سوء فهم لك ، المؤلف ، بعد أن ترك المعلومات المهمة.