يمكن أن تتكون المراجعة التنظيمية من تحليل وظائف عملك ، هيكل الموظف ، عمليات التشغيل أو مزيج من هذه. بالنسبة لمالكي الشركات الصغيرة ، تتضمن المراجعة التنظيمية الفعالة فحص بنية وأداء أقسامك أو مجالات وظيفية ومراجعة الموظفين داخل كل مجال.
دراسة الهيكل الوظيفي للشركة
لبدء المراجعة التنظيمية ، حدد نوع الهيكل التنظيمي لديك. تبدأ العديد من الشركات الصغيرة بهيكل مسطح ، يتألف من المالك والعديد من الموظفين الرئيسيين الذين يعملون معًا لإدارة عمليات الإنتاج والتسويق والمبيعات والموارد المالية والبشرية للشركة. لا يوجد مديرين ، مع المالك اتخاذ كل أو معظم القرارات الهامة. لا يحتوي هذا الهيكل على طبقات من الموظفين ، مثل المديرين والمديرين والمنسقين. يقسم الهيكل الوظيفي مؤسستك حسب المهمة ، مثل المحاسبة والموارد البشرية والإنتاج والتسويق والمبيعات. الشركات مع هذا الهيكل إنشاء أقسام مع مديرين مكرسة وتسلسل هرمي موظف. للإشراف على هذه الإدارات ومديريها ، قد تقوم الشركات بإنشاء "C-Suite" ، الذي يتكون من فريق إداري مع رئيس تنفيذي ومدير عام تنفيذي ومدير مالي. لدى الشركات الأكبر حجماً هياكل أكثر تعقيداً ، بما في ذلك المصفوفات ومؤسسات الأقسام ، لإدارة العديد من الموظفين ، والإدارات ، والأقسام ، وحتى الشركات المختلفة التي تعمل تحت مظلة الشركات.
دراسة المخطط الهيكلي الخاص بك
بعد تحديد نوع الهيكل التنظيمي لديك ، انظر إلى المخطط التنظيمي الخاص بك ، وهو عبارة عن رسم تخطيطي لمراكز الموظفين لديك يوضح من الذي يعمل في المكان ، ومن الذي يعمل من أجله ومن "القطب الطوطم" لنشاطك التجاري. قارن بين مخطط المنظمة الخاص بك وبنيتك التنظيمية لتحديد ما إذا كانت أوضاعك تتوافق بشكل فعال مع الوظائف المختلفة التي تحتاجها. على سبيل المثال: هل يقدم مندوبو المبيعات تقريراً إلى مدير التسويق أو العكس ، وما هي الفوائد / المشكلات التي تنشأ عن ذلك؟ هل يشرف مدير الإنتاج على مدير التوزيع لديك أو هل يعمل بشكل مستقل؟
تحليل العمليات والإجراءات
الآن بعد أن درست مجالات وظيفتك وموظفيك داخلها ، قم بتقييم العمليات والإجراءات التي تستخدمها أعمالك لأخذ المنتجات والخدمات من المفهوم إلى التسليم.لا تدرس فقط العمليات التي يستخدمها كل قسم للقيام بعمله ، ولكن أيضًا التفاعل بين الأقسام. على سبيل المثال ، هل لديك نظام سلس لمندوبي المبيعات الذين يدخلون الطلبات ، وقسم المحاسبة الخاص بك ثم تشغيل الشيكات الائتمانية والموافقة على عملاء جدد ، وأوامر التعبئة الخاصة بك مستودع والشحن أوامر وقسم المحاسبة بإرسال الفواتير؟
مراجعة الشؤون المالية
إذا لم تكن لديك ميزانية رئيسية ، فأنشئ واحدة لتحديد تأثير عملياتك على صافي أرباحك. الميزانية الرئيسية هي أداة مالية تدمج ميزانيتك السنوية ، ودفتر الأستاذ العام ، وبيانات التدفقات النقدية ، وبيانات الأرباح والخسائر ، والميزانية العمومية ، وتقارير الحسابات المستحقة. أدرج مناطق نفقاتك الرئيسية ، مثل العمالة أو المواد أو الإدارة أو التسويق. حدد ما إذا كان بإمكانك تقليلها من خلال بنية تنظيمية محسنة أو إعادة تنظيم الموظفين ، أو تحسين العمليات والإجراءات. رتب مصادر الإيرادات الخاصة بك ومراكز الربح وحدد ما إذا كان بإمكان التغييرات التنظيمية أو التوظيفية تحسين أدائك في هذه المجالات.
تقديم توصيات
بعد أن قمت بتحليل بنية عملك ، مخطط المنظمة ، العمليات والإجراءات ، قم بإدراج المجالات للتحسين وتقديم الاقتراحات. يجتمع مع كل رئيس قسم على حدة لمراجعة النتائج الخاصة بك. باستخدام تعليقات المديرين ، قم بعقد اجتماع جماعي لمديريك لمناقشة النتائج التي توصلت إليها وطلب مدخلاتهم. أخبرهم بأهدافك ، مثل تقليل النفقات العامة أو تكاليف الإنتاج ، أو تقليل المخلفات ، أو زيادة المبيعات ، أو تقليل أوقات الشحن ، أو العودة أو شكاوى العملاء. استخدم تعليقات الفريق لإنشاء التقرير النهائي والتوصيات.
