توفر محاضر اجتماعات الكنسية السجل الرسمي والقانوني للإجراءات التي يتخذها المجلس أو اللجنة. وهي مهمة داخليا للدقة التاريخية وتستخدم أيضا من قبل أطراف خارجية. على سبيل المثال ، من خلال إقراض المؤسسات لإثبات أن الكنيسة قد وافقت على مشروع بناء قبل إصدار قرض لها. المدققين كما أن مصلحة الضرائب الأمريكية تنظر إلى الدقائق كدليل على إجراء معاملات مالية معينة. في معظم المنظمات ، يأخذ السكرتير أو أمين التسجيل الدقائق.
محتويات
على الرغم من أن المحتوى المحدد يختلف من لجنة إلى أخرى ، إلا أن محاضر جميع المنظمات الكنسية تشمل:
- تفاصيل الاجتماع ، مثل الوقت والتاريخ والمكان الذي حضر ومن ترأس.
- ما إذا كان الاجتماع يتم جدولته بشكل منتظم أو اجتماع خاص ، وإذا كان خاصا ، الذي دعا الاجتماع ولأي غرض - إرفاق نسخة من إشعار الاجتماع.
- أمر سجل لما حدث في الاجتماع.
- التأجيل والوقت.
- توقيع السكرتير وبمجرد الموافقة على المحضر ، يقوم رئيس الجلسة.
واحد من أكثر الجوانب صعوبة في أخذ دقيقة هو تحديد مقدار التفاصيل لتسجيلها. تقترح لجنة تاريخية الإخوان مينونايت تسجيل النقاط الرئيسية للمناقشات التي تؤدي إلى اتخاذ القرارات ، فضلا عن البدائل التي تم النظر فيها وملخصا لماذا تختار اللجنة بديلا عن غيرها. يقترح المجلس الإنجيلي للمساءلة المالية أن يضع مجلس الإدارة سياسة حول التفاصيل المتسقة بغض النظر عن السكرتير الشخصي. وتقترح إضافة تفاصيل كافية لإثبات أن اللوحة كانت حذرة ، ولكن ليس لدرجة أن الدقائق تقرأ مثل الرواية.
أخذ الدقائق
قبل بدء الاجتماع ، احصل على نسخة من جدول الأعمال. مع تقدم الاجتماع ، تدوين الملاحظات التفصيلية المتعلقة ببيانات الاجتماع وتقارير مجلس الإدارة والمناقشات والإجراءات بينما يتابع المجلس كل بند من بنود جدول الأعمال. تسجيل الحركات والقرارات والمقررات الحرفية ، ولكن تلخيص المناقشات. تأكد من تضمين اسم كل شخص يقوم بالتصريح أو الذي يبدأ العمل ، وأي تضارب في المصالح مذكور. بمجرد الانتهاء من الاجتماع ، قم بتدوين ملاحظاتك وتكثيفها لتضمين التفاصيل المناسبة ووضعها في الشكل المناسب ، بدءًا من تفاصيل الاجتماع ، ثم المتابعة وفقًا لجدول الأعمال.
الحفاظ على الدقائق
بمجرد الانتهاء من مسودة المحضر ، قم بتوزيع المستند على الأعضاء. سيتم الموافقة على الدقائق التي كتبتها لهذا الاجتماع ، مع أو بدون تصحيحات ، في الاجتماع التالي. بمجرد الموافقة على الدقائق ، قم بإعداد نسخة نهائية ، ثم قم بتوقيع المستند واطلب من المسؤول الرئيسي التوقيع عليه أيضًا. قم بتخزين الدقائق ترتيبًا زمنيًا في كتاب مدون فضفاض ، جنبا إلى جنب مع جدول أعمال الاجتماع. كما يجب أن يحتوي هذا الكتاب الفضفاض أيضًا على جدول محتويات ونسخ من اللوائح الداخلية للكنيسة والدستور. في مرحلة ما ، ربما سنوياً ، قد تكون دقائق دقيقة مهنياً.
