الاجتماع العام السنوي (AGM) هو اجتماع مع أعضاء مجلس الإدارة والمساهمين والمستثمرين والإدارة العليا لمراجعة المعلومات المالية وتغطية القرارات والتغييرات الرئيسية التي تمت على مدار العام السابق. يتم تجميع دقائق الجمعية العامة كمحضر للاجتماع ، وتحتوي على تفاصيل محددة حول أي قرارات رئيسية يتم اتخاذها في الاجتماع وملاحظات حول الموظفين المنتخبين. وعادة ما يتم إرفاق المحضر بملاحق للتقارير التي تمت مناقشتها أو عرضها أثناء الاجتماع.
اكتب اسم مؤسستك ، متبوعًا بـ "محضر الاجتماع العام السنوي". ثم اكتب التاريخ الكامل والوقت الذي بدأ فيه الاجتماع ، وموقع الاجتماع. سيحتاج الموقع إلى إدراج اسم قاعة المؤتمرات ومكان انعقاد الاجتماع.
اكتب الديباجة. استخدم الرقم الروماني "I" متبوعًا بمصطلح PREAMBLE لتقديم الحضور. أدرج جميع الأعضاء الحاضرين للاجتماع ، بدءًا من الرئيس. ثم سرد نائب الرئيس ، أمين الصندوق ، السكرتير والأعضاء التنفيذيين الحاليين. يمكن استخدام الأسماء الكاملة أو الأسماء الأولية والأخيرة لهذا القسم.
قائمة المراقبين واعتذارات. إذا كان هناك حاضرين في الاجتماع حاضرين ليسوا موظفين أو أعضاء في اللجان ، فقد يتم إدراجهم كمراقب أو اعتذار. إذا لم يقع أحد في أي من الفئتين ، فذكر "لا شيء" لكل منها.
قدم محاضر الاجتماع السابق. استخدم الرقم الروماني "II" متبوعًا بـ MINUTES OF PREVIOUS MEETING لهذا القسم. يرجى الإشارة إلى أي اقتراحات تم نقلها وإعارتها وتم ترحيلها إلى الاجتماع الحالي.
تقديم تقارير الاجتماع. ابدأ هذا القسم باستخدام الرقم الروماني "III" متبوعًا بتقارير. قم بإدراج التقارير كل على حدة كعناصر تذييل.
سجل عملية الانتخابات. استخدم الرقم الروماني "IV" للإشارة إلى انتخابات الضباط العائدين ، الرئيس ، نائب الرئيس ، السكرتير ، أمين الصندوق وأي مسؤولين منتخبين آخرين. لكل مرشح ، ستحتاج إلى تضمين: الشخص المرشح ؛ الذين تم ترشيحهم من قبل ؛ الذي أعار الترشيح وما إذا رفض المرشح الترشيح أو قبله. بعد ذلك يتم تحديد الضابط المنتخَب ضمن المحضر.
تسجيل انتخابات المسؤول العام. إذا كنت تنتخب أشخاصا من العامة ، فستحتاج إلى إدراج اسم المرشح ، والأفراد الذين رشحوا الموظف وأعاروه.
اذكر أي اقتراح تم تمريره أو عرضه في الاجتماع. الاقتراح هو تصويت لصالح أو ضد سياسة أو قرار معين ، ويمكن تقديمه خلال الاجتماع. اذكر أي من هذه المناقشات في المحضر ، واذكر ما إذا تم تمرير الاقتراح أو رفضه.
تسجيل عناصر "أعمال أخرى". تحت قائمة الأرقام الرومانية "V" ، وتلخيص أي مناقشات أو أحداث وقعت في الاجتماع خارج الانتخابات والمقدمات. عادة ما تكون القائمة النقطية أو 2 إلى 3 جمل حول كل عنصر كافية للمراجعة في الاجتماع التالي.
قائمة المعلومات التذييل والبيانات المالية. يحتاج القسم الأخير من محضر اجتماع الجمعية العمومية إلى إدراج التذييلات المشار إليها في وقت سابق في المحضر ، وينتهي بملخص للبيانات المالية كما هو منصوص عليه من قبل أمين الصندوق.
نصائح
-
تعقد الجمعية العامة عادة كل سنة لإبلاغ أعضاء أنشطة العام السابق ، وانتخاب المسؤولين والمسؤولين العامين للسنة القادمة. يمكن توزيع نسخ من محضر اجتماع الجمعية العامة العادية على جميع الحاضرين بعد الاجتماع بوقت قصير. قد يحتاج السكرتير إلى تقديم نسخة من محضر اجتماع الجمعية العمومية في الاجتماع القادم للمراجعة.
