كيفية كتابة محضر اجتماع الموظفين

تقدم محاضر اجتماعات الموظفين محضرًا مكتوبًا للقرارات التي تمت ، والقضايا التي تمت مناقشتها ، والأصوات التي تم اتخاذها ، والواجبات الممنوحة ، والمسائل الأخرى التي تؤثر على الموظفين. من المهم الحصول على تفاصيل الاجتماع بالإضافة إلى جوهر المناقشات. لا تحتاج إلى تسجيل كل كلمة يتم التحدث بها أثناء الاجتماع ، ولكن يجب أن تكون قادرًا على تزويد المشاركين بسجل دقيق للاجتماع.

العناصر التي ستحتاجها

• أدوات تدوين الملاحظات

• مسجل

استعد للاجتماع من خلال زيارة الغرفة لتقييم المكان الذي يجب أن تجلس فيه للحصول على أفضل موقع وتجد المنافذ الكهربائية إذا كنت في حاجة إليها. عرض الدقائق السابقة لتصل إلى سرعة تسجيل الدقائق في الماضي.

احصل على نسخة من جدول الأعمال لمساعدتك في تنظيم الدقائق حسب الموضوع. احصل على قائمة بالمشاركين المدعوين وتأكد من الحضور عن طريق مطالبتهم بتسجيل الدخول عند دخولهم الاجتماع.

لاحظ تاريخ ووقت انعقاد الاجتماع. اكتب كل حركة كما تم تقديمها ، كلمة للكلمة. سجل الأصوات التي تم التصويت عليها وعدد الأشخاص الذين صوتوا لصالح أو ضد أو امتنعوا عن التصويت. قم بتضمين اسم صانع الحركة ومن هو الثواني.

استخدم نقاطًا لإلقاء الضوء على موضوعات المناقشة المهمة مثل الميزانيات أو الانتخابات أو التخطيط لأحداث الشركة. لاحظ الإيجابيات والسلبيات التي طرحت أثناء المناقشة ومن الذي أدلى بكل بيان. قم بإكمال كل موضوع للمناقشة بالنتيجة ، والتي ستكون عبارة عن اقتراح وتصويت ، أو مهمة للبحث في الموضوع أو الإجراء المحدد.

اكتب الدقائق بتنسيق واضح وسهل القراءة لتسهيل متابعتها. يمكنك العثور على التطبيقات والأدوات التي تم إنشاؤها من قبل لجعل عملية أخذ الدقائق أكثر فعالية. يمكن العثور عليها على مواقع الويب مثل onenote.com إذا كنت تستخدم Windows. اطلع على evernote.com بحثًا عن أدوات الكتابة ، و approvedo.com لأدوات تدوين الملاحظات ومشاركة الدقيقة ، ومحرر مستندات Google لنماذج دقائق الاجتماع والطرق السهلة لمشاركة المحاضر.

اكتب الدقائق في أقرب وقت ممكن بعد الاجتماع بينما لا تزال المناقشات حاضرة في عقلك ، ويفضل أن تكون في غضون 24 ساعة. اكتب في الشخص الثالث طوال الوقت.

أرسل مسودة إلى المدير أو المشرف الذي ترأس الاجتماع للمراجعة قبل إرسال دقائق إلى بقية المشاركين. قم بعمل تصحيحات وإرسال نسخة إلى كل من حضر الاجتماع. إرفاق المستندات المناسبة مثل نسخة من الميزانية أو قائمة عناصر الإجراء أو قائمة بأرقام جهات الاتصال.

نصائح

• قم بإنشاء قالب لتبسيط عملية أخذ الدقائق. استخدمه مرارًا وتكرارًا عند أخذ دقائق الموظفين.

  استخدم جهاز تسجيل إذا كنت قلقًا بشأن الدقة. أخبر المشاركين بأنهم يتم تسجيلهم قبل تشغيل المسجل.

تحذير

لا تتعثر عندما تفقد المسار أو لا تفهم نقطة معينة. عند الخلط ، أوقف الإجراءات واطلب توضيحًا لتتأكد من إبلاغك بدقة.