خلال يوم العمل المزدحم ، من السهل تفويت التفاصيل المهمة أو نسيانها. يعد حفظ السجلات بعناية أمرًا ضروريًا - لا سيما خلال اجتماعات العمل. المحاضر بمثابة سجل رسمي للاجتماع. يجب أن يصفوا من كان حاضرا خلال الاجتماع ، ما تم مناقشته وما تم تحديده. إذا تم إعدادها بعناية ، يمكن أن تكون واحدة من أكثر الطرق فعالية لإطلاع الجميع وعلى نفس الصفحة على قرارات العمل السابقة والحالية والمستقبلية.
العناصر التي ستحتاجها
-
جدول أعمال الاجتماع
-
لاحظ أخذ العناصر أو معالج النصوص
سجل تاريخ ووقت ومكان الاجتماع.
قائمة ، من أجل الأقدمية ، الجميع في الحضور.
حدد ما إذا كان النصاب موجودًا ، إذا لزم الأمر. لا يتطلب كل اجتماع اكتمال النصاب ، أو الحد الأدنى لعدد الحضور لجعل الاجتماع صالحًا. ومع ذلك ، إذا كان النصاب مطلوبًا وحاضراً ، فهذا يعني أن قرارات العمل التي يتم اتخاذها خلال الاجتماع صالحة وقابلة للتنفيذ. بدون اكتمال النصاب القانوني ، لا يمكن للشركة التصرف.
صف الإجراءات حسب الترتيب الزمني. ابدأ بالتذكير عندما تم استدعاء الاجتماع إلى النظام ومن قبل من.
قم بتدوين اسم كل شخص يبدأ موضوعًا واكتب أهم التفاصيل حول المناقشة.
اكتب أسماء الأشخاص الذين يوافقون أو لا يوافقون على ما تتم مناقشته ويوضح بدقة طبيعة الاتفاقية أو عدم الاتفاق.
قم بإنهاء كل قسم من الاجتماع مع ملخص للقرار النهائي.
استمر في تكرار الخطوات من 5 إلى 7 حتى ينتهي الاجتماع.
اكتب ملخصًا رسميًا للاجتماع بناءً على ملاحظاتك. استخدام ورق الشركة وترسل النسخة النهائية لكل شخص في الحضور.
نصائح
-
استخدم جدول أعمال الاجتماع كمخطط لمحضر اجتماعك. عادة ما تحدد جداول الأعمال الموضوعات الرئيسية للاجتماع. استخدام الأجندة كمخطط يساعد على الحفاظ على تنظيم دقائقك.
على الرغم من أن التكنولوجيا قد توفر بعض التوفير في الوقت ، فإن نيل هارتمان ، المحاضر الأقدم في الاتصال الإداري في كلية سلون للإدارة في معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا ، يقترح في عمود على موقع فوربس الإلكتروني أن تحظر التكنولوجيا في الاجتماعات للحفاظ على تركيز الجميع. إذا قررت استخدام التكنولوجيا لمساعدتك في التقاط الدقائق ، ففكر في تنفيذ برنامج خالٍ من التشتت يمنع الوصول إلى البريد الإلكتروني أو الإنترنت أو البرامج الأخرى مؤقتًا إلى جانب معالج كلمات بسيط.
