نظام الجرد أمر حيوي للتحكم في تكاليف الشراء وتحقيق أهداف خدمة العملاء. بينما يعد برنامج إدارة المخزون الإلكتروني أداة إدارية مفيدة ، فإن مفتاح النظام الجيد يكمن في قوة الإجراءات التي تقوم بإنشائها. بعض العناصر الأكثر أهمية في نظام مطور بشكل جيد هي أوصاف البند ، ونظام الترقيم ، وحدات القياس القياسية ووضع العلامات الدقيقة للعنصر.
وصف البند والأرقام
قم بإنشاء قائمة أسهم تحتوي على وصف ورقم فريد من أربعة إلى طرف لكل عنصر. من أفضل الممارسات لإنشاء وصف هو البدء بأسم ثم استخدام الصفات بترتيب تنازلي من الأهمية لوصف العنصر. ومن الأمثلة على ذلك الأوصاف مثل "فنجان ، قهوة ، كبير ، بني" ، "فنجان ، قهوة ، متوسطة ، بيضاء" و "فنجان ، قهوة ، صغير ، أبيض". يجب أن تحدد أرقام العناصر ببساطة ، وليس وصف أحد العناصر. ومع ذلك ، يمكنك دمج بضعة أحرف من الوصف في بداية رقم العنصر الخاص بك لجعل البحث عن العناصر أسهل. على سبيل المثال ، قد تستخدم الرقم "CUC101" لتحديد كوب قهوة والرقم "CUS101" لتحديد كوب صودا.
يقرر وحدات القياس القياسية
إنشاء قائمة بوحدات القياس المعتمدة لتوضيح قوائم الاختيار وتقارير المخزون. بالنسبة إلى معظم الأنشطة التجارية ، تكون المقاييس الافتراضية هي الوحدات التي تشتري فيها عنصرًا عادةً. الوحدات المشتركة هي اختصارات للمصطلحات مثل كل ، قطعة ، قدم ، جنيه أو غالون. توصي إرشادات أفضل الممارسات باختيار اختصار واحد وتطبيق كل من التهجئة والمظهر باستمرار.
إنشاء أسماء المواقع
يمكن أن تؤدي المواقع المعيّنة إلى تسهيل العثور على العناصر في أي غرفة تخزين أو مستودع ، بغض النظر عن حجمها. إذا قمت بتخزين عناصر في أكثر من موقع ، فامنح كل موقع اسمًا أو رقمًا كرمزًا ، مثل "M" للمستودع الرئيسي و "S" لتخزين الفائض. ثم قسّم الغرفة إلى أقسام ، واعط كل اسم فريدًا. على سبيل المثال ، يمكن أن تتطابق المقاطع مع رقم الممر أو رقم الحاوية. أكمل هذه المهمة من خلال تحديد مواقع الرف لعناصر مخزون محددة. توصي شركة Clearly Inventory Company باستخدام نظام ترقيم يتطابق فيه الرقم الأدنى مع أعلى رف وينزل نحو الأرضية. على سبيل المثال ، يخبرك تصنيف مثل "M-2-4" بأن هناك عنصرًا موجودًا على الرف الرابع في الممر الثاني من المستودع الرئيسي.
تسمية ومخزن الجرد
قم بإنشاء تسمية لكل عنصر مخزون يتوافق مع قائمة الأسهم التي قمت بإنشائها. قم بإجراء عملية جرد فعلي للموجودات عند قيامك بتسمية وتخزين ووإدخال العنصر ووحدات القياس ومعلومات الموقع في قاعدة بيانات المخزون. طباعة اختيار وتلقي المستندات من قاعدة البيانات واستخدامها لتحديث قاعدة البيانات وإنشاء تقارير المخزون.
