تأسيس شراء
عملية محفظة المشروع هي طريقة يمكن أن تزيد من إمكانات إخراج جميع المشاريع التي تقوم بها مؤسستك في وقت معين ، مع مراعاة قيود الموارد المحدودة. قبل البدء في جهود إدارة محفظة المشروع ، قم بتأسيس بيئة من التفاهم والتعاون بين صانعي القرار الرئيسيين في مؤسستك. قد تتضمن عملية محفظة المشروع إنهاء المشاريع الحالية التي قد تكون ناجحة وفي الوقت المناسب لصالح المشاريع التي لها تأثير اقتصادي أو استراتيجي أكبر على عملياتك. من المهم أن يفهم المدراء هذا المفهوم لتجنب أي شعور بالاستياء عندما يحدث هذا. تعزيز موقف الفريق القائم على اختيار المشروع بدلا من تحديد مجموعات صغيرة من الموظفين الذين لديهم مشاريع محددة. سيؤدي ذلك إلى تجنب مشاعر الرفض الناشئة في فرق المشروع التي يتم إعادة تعيينها أو تقسيمها بين المشروعات الجديدة.
الأولوية
أثناء عملية إدارة محفظة المشروع ، ستقوم بتخصيص الموارد بما في ذلك الوقت والمال وإنتاجية الموظفين والتقنية إلى تلك المشاريع التي تساهم أكثر من غيرها في ربحية شركتك. قبل النظر في أي مشاريع محددة ، ضع قائمة بالأولويات التي يجب أن تحكم بها كل منها. الاستمرار في مراقبة قائمة أولوياتك وتكييفها مع تغيير الأهداف الإستراتيجية والمناخ التجاري المتطور. يمكن أن تتضمن العناصر التي تحدد بها أولويات مشروعاتك التكلفة ، والمساهمة في الإيرادات ، وتأثير التسويق ، والأطر الزمنية ، وتحقيق أهداف محددة.
تحديد القدرة والطلب
تواجه جميع المنظمات مشكلة استخدام الموارد المحدودة بأكثر الطرق فعالية. قم بتجميع معلومات حول قدرات الموارد لديك ومتطلبات الموارد لكل مشروع قبل استخدام قائمة أولوياتك لتحديد المشروعات التي يجب القيام بها. لا يمكن أن يتجاوز إجمالي الطلب على الموارد لجميع المشروعات المختارة سعة موارد شركتك. على سبيل المثال ، إذا كان لدى شركتك عشرة أجهزة كمبيوتر وعشرين موظفًا متاحًا للعمل في المشروع ، فلا يمكنك اختيار مجموعة من المشاريع التي تتطلب ثلاثة وعشرين موظفًا وأحد عشر جهاز كمبيوتر. قيود الميزانية هي أيضا عامل كبير عند تحديد مزيج المشروع الأمثل.
تحسين محفظة المشاريع
متسلحين بقائمة أولوياتك ومعلوماتك المتعلقة بقدرة الموارد ومتطلبات الموارد الخاصة بالمشاريع الفردية ، فأنت الآن جاهز لاختيار مجموعة من المشاريع للقيام بها والتي من شأنها زيادة الصلة الإستراتيجية لشركتك. ضع في اعتبارك أن المشاريع التي لم يتم اختيارها في البداية لا يتم التخلص منها بالضرورة ؛ يمكن تنفيذ مشاريع ذات أولوية أقل عندما يتم تحرير الموارد عن طريق استكمال المشروعات ذات الأولوية الأعلى.
توجد العديد من حزم البرامج لمساعدتك في عملية محفظة المشاريع ، ولكن بالنسبة لحافظات المشاريع البسيطة ، يمكن استخدام شجرة القرارات لتوضيح جميع الاحتمالات المتعلقة بمزيج من المشاريع المختارة. اتبع الارتباط الموجود في نهاية هذه المقالة للحصول على مثال لشجرة قرار مشروع.
أولاً ، قم بسرد كل مشروع ، مع إجمالي تكاليفه ومتطلباته للموظفين ، والتكنولوجيا ، والموارد الأخرى. بعد ذلك ، قم بتخصيص المشروعات التي تحقق أعلى درجاتها وفقًا لأولويات مشروعك ، ثم حدد مجموعة من المشاريع التي ستخضع لها. تذكر ، يجب أن يكون إجمالي المتطلبات من الموارد لجميع المشاريع المختارة أقل من إجمالي قدرتك على الموارد. مع طرح مشاريع جديدة محتملة في مؤسستك ، ومع استكمال المشاريع الحالية ، قم بإعادة النظر في عملية محفظة المشروع لتحديد المشاريع الجديدة التي تستحق الموارد المتاحة حديثًا استنادًا إلى قائمة أولوياتك وقدرات الموارد المحدثة.
