الإدارة الجيدة للمشروع تعني توثيق ما ستفعله وكذلك ما تم إنجازه.يتم إنشاء ميثاق المشروع ونطاق المشروع في مرحلة مبكرة من المشروع ، ويساعد كل منهما في توجيه المشروع في الاتجاه الصحيح. في حين أن كلا هاتين الوثيقتين ضروريتان للحصول على مشروع بعيد عن الواقع ، إلا أنهما يتمتعان بأهداف وجماهير ومحتوى مختلف تمامًا.
تفويض
يحتوي الميثاق على هدف أساسي واحد: تفويض مدير مشروع لاستخدام الموارد المحددة لإكمال المشروع. ثانيا ، يجب على الميثاق تعيين راعي المشروع. سيقوم هذان الشخصان بإدارة ودعم المشروع عبر عدة فرق وعبر مراحل متعددة. يجب أن يكون الميثاق وثيقة مختصرة تبدأ بمقدمة موجزة للمشروع تتضمن الأهداف والغرض وتاريخ الانتهاء المستهدف ؛ تضمين جدول يتضمن قائمة مدير المشروع والجهة الراعية وأي جهات تنفيذية أخرى ؛ وإغلاق مع التواقيع مع المشاركين المذكورة. لا ينبغي أن يكون الميثاق أطول من صفحتين.
موافقة
وبما أن الميثاق موقّع من قبل أحد كبار الموظفين على الأقل ، وهو الكفيل ، فهو يمنح المشروع صلاحية موثقة. يتم تسليم الميثاق في الغالب إلى المديرين التنفيذيين أو غيرهم من كبار أعضاء الفريق ويخبرون بأن المشروع قد تمت الموافقة عليه. وبما أن العديد من المشاريع تدار عبر الإدارات ، فإن هذه الموافقة تخدم أيضًا الفرق الأخرى بأن تعاونها سيكون مطلوبًا. في كثير من الأحيان ، يتم تقديم الميثاق جنبا إلى جنب مع قضية تجارية ، وهذه المستندات تسجل سبب المشروع.
الأهداف
يحدد نطاق المشروع معلمات المشروع. في البداية ، يتم إعداد وثيقة نطاق أولي (جنبا إلى جنب مع الميثاق ووثائق البدء الأخرى) لرسم الأهداف. عادة ما يتم تقديم هذه الوثيقة إلى قادة الفريق الذين سيكونون أعضاء مشاركين في فريق المشروع ، على الرغم من أنه لا يتضمن كيفية إنجاز المهام. على سبيل المثال ، في المشروع الإنشائي ، يصف النطاق الأولي الهيكل المقرر بناؤه ، بما في ذلك عدد الغرف والمساحة المربعة وعدد المداخل.
المسائلة
ستساعد وثيقة النطاق أصحاب المصلحة على تحديد ما إذا كان المشروع قد اكتمل. بما أن وثيقة النطاق تحدد ما سيقدمه المشروع ، فمن المفيد في جميع أنحاء المشروع لتحديد ما إذا كان المشروع في الموعد المحدد لإتمامه بنجاح. إذا كان مشروعك يهدف إلى تنفيذ مجموعة من البرامج التي تتضمن ثلاثة تطبيقات ، وكنت قد أكملت اثنين ، فإنك لم تقم بتسليمها في نطاقك الموعود. غالبًا ما تتغير وثائق النطاق أثناء أحد المشروعات لهذا السبب. على عكس الميثاق ، فإن وثائق النطاق تعتبر وثائق "حية" ، وكما يمكن اكتشاف معلومات جديدة ، يمكن تعديل الأهداف.
