تتكون أنظمة مراقبة الأعمال من الإجراءات والعمليات التي تساعد المؤسسة على تحقيق رسالتها وأهدافها. تحدد الضوابط كيفية تصرف الموظفين وأداء واجبات الوظيفة. بعد تنفيذ أصحاب الأعمال والمديرين للمعايير ، يجب عليهم تتبع الأداء ومراقبته. تتطلب الأنظمة إجراء تعديلات وتعديلات مستمرة للمساعدة في الوصول إلى الأهداف.
مراقبة الوثائق
معظم الشركات لديها ضوابط تضمن المستندات القياسية ، مثل الأدلة والمواصفات وتعليمات العمل أو السياسات والإجراءات. تتضمن إجراءات التحكم في المستندات عادةً قائمة رئيسية من المستندات.يجب أن تحصل جميع الوثائق على موافقة قبل الاستخدام. قد تتضمن عملية الموافقة تسمية المستند وتعيين رقم تحكم وتاريخ. عادة ، يجب أن تخضع الوثائق للموافقة قبل الاستخدام ، وتحديدها مع التواريخ وإعطاء أرقام التحكم والمراجعة. يجب أن تحصل التنقيحات أيضًا على تفويض. قد تشتمل بعض إجراءات التحكم أيضًا على طريقة للتوزيع وتعيين مسؤوليات لتحديث المستندات.
تسويق
تقوم وظيفة التسويق بتطوير خطة وتحديد أهداف التسويق. عادة ، تتضمن مخططات التحكم لقياس ومراقبة وتنظيم الحملات التسويقية والأنشطة ذات الصلة. الأهداف أو أهداف الأداء تغطي مجموعة واسعة من المعايير ، مثل حجم المبيعات وحصة السوق والأرباح. تستخدم الإدارة مجموعة من التقارير لتتبع التقدم وإجراء مقارنات ، بما في ذلك تحليل التباين أو تحليل النفقات إلى المبيعات. وتشمل آليات مراقبة البيع الميزانيات ، وحصص البيع ، ومعايير الائتمان ، وأتمتة قوة المبيعات.
الضوابط المالية
تستخدم الشركات التقارير المالية ، مثل بيانات الدخل ، والميزانيات العمومية ، وبيانات التدفق النقدي ، لتشكيل جوهر أنظمة الرقابة المالية. تساعد الميزانيات العمومية أصحاب الأعمال والمديرين على تحديد القوة المالية - المسؤوليات التجارية والأصول - في نقطة محددة. يمكن أن يساعد هذا التقرير المالكين على تحديد ما إذا كانت الشركة تمتلك الموارد اللازمة للنمو أو البقاء على قيد الحياة أثناء فترات الركود الاقتصادي. بيانات الدخل ، أو بيانات الأرباح والخسائر ، وتتبع الإيرادات والتكاليف على مدة معينة. يمكن للمديرين مراجعة النفقات المفصلة لتحديد البنود بشكل لا يتناسب مع الميزانية ، أو زيادة الميزانية على النحو المطلوب. توفر بيانات التدفق النقدي نشاطًا تجاريًا مع توقعات الإيرادات والتكاليف لكل شهر ، على الأقل ، لمدة 12 شهرًا. تساعد هذه العبارة في الحفاظ على النشاط التجاري على المسار الصحيح لتحقيق أهداف الدخل
الموارد البشرية
يجب أن يركز جانب الموارد البشرية للشركات على أنظمة التوظيف والتدريب وتعيين الموظفين. كما تمتد الضوابط لتشكيل وإدارة الموظفين الحاليين. تتطلب الأعمال تقنيات لتقدير مهارات الموظفين ، وضمان أن يكون لدى الموظفين موظفين لديهم المهارات والقدرات اللازمة لتحريك المؤسسة نحو أهدافها. يجب أن يضع قسم الموارد البشرية أيضًا قواعد وسياسات مكان العمل التي تحافظ على التزام النشاط التجاري بعقود الاتحاد وأنظمة السلامة وقوانين العمل.
مراقبة الجودة
يجب أن يكون لدى الأعمال التجارية إجراءات مراقبة الجودة أو مراقبة الجودة في مكانها لمراجعة ومراجعة جودة المواد أو المنتجات أو الخدمات. تعتمد إجراءات مراقبة الجودة على الوظيفة. على سبيل المثال ، قد تتطلب عملية التصنيع ضوابط في مراحل محددة ، مثل مرحلة ما قبل الإنتاج ، أثناء الإنتاج والمنتج النهائي. سيحتاج المدير إلى تحديد طرق ضمان الجودة المستخدمة. قد يستخدم أصحاب الأعمال تقنيات إحصائية للتأكد من جودة المواد الخام عند الوصول إلى المصنع ، أو قد يقومون بعمليات فحص بصرية للمنتجات النهائية.
