هياكل المراقبة ضرورية في مجال الأعمال التجارية لضمان اتباع الإجراءات وتحقيق الأهداف. يعكس هيكل الرقابة الفردية السياسات والإجراءات الخاصة بالمنظمة المحددة ويأخذ بعين الاعتبار عوامل مثل السلامة المالية للشركة ، والامتثال للوائح الخارجية وتواصل الشركة. تساعد خمس هياكل تحكم أساسية المؤسسات في تحديد نقاط القوة بالإضافة إلى تحديد المناطق التي تحتاج إلى التحسين.
بيئة
هيكل التحكم الأكثر أهمية في أي عمل هو البيئة العامة. في بيئة الرقابة الداخلية ، تعكس القرارات الأولويات التي يعطيها أصحاب الأعمال والإدارة العليا لكل وظيفة داخل الشركة. ستكون الضوابط في صناعة شديدة التنظيم أشد مما هي عليه في الصناعة التي لديها الحد الأدنى من التدخل الحكومي. سواء كانت رسمية أو مسترخية للغاية ، يجب أن تكون بيئة الأعمال التجارية جيدة التخطيط والتواصل داخل الشركة. تتخذ الشركات الكبيرة قرارات بيئية في مجالات متعددة ، مثل الإدارات القانونية والموارد البشرية والمالية.
تدقيق
هيكل التحكم المهم هو التدقيق الدوري. سواء أكان ذلك من خلال إدارة داخل المؤسسة أو متعاقد مع مورد خارجي ، فإن عمليات التدقيق تضمن أن الموظفين يتبعون سياسات الشركة وأن الإجراءات يتم وضعها بشكل مناسب وفهمها. يقوم بعض أصحاب الأعمال بتوظيف مساعدة التدقيق الخارجي للحصول على تقييم موضوعي للشركة.
الاتصالات
يجب على كل عمل نقل المعلومات إلى الموظفين. لذلك ، يعد الاتصال عنصرًا أساسيًا في بنية التحكم في أي مؤسسة. فصول التدريب و / أو كتيبات الموظفين هي طرق فعالة لتوصيل بنية التحكم. يجب أن تقرر المنشأة ، بناءً على اللوائح والرغبات الخاصة بالإدارة العليا ، ما إذا كان التدريب سيكون رسميًا أو غير رسمي. أما بالنسبة للشركات الأصغر ، فقد لا تكون دروس التدريب ممكنة أو ضرورية.
المخاطر
تقييم المخاطر هو هيكل تحكم أساسي. المخاطر القانونية والمالية للشركة يمكن أن تكون كارثية. يحتاج النشاط التجاري إلى تحديد المواقف المحتملة في هذه المناطق وما هي الإجراءات التي سيتم اتخاذها في حالة تطور الحالة. يشمل تقييم المخاطر مراجعة دورية لمسك الدفاتر بالإضافة إلى الالتزام بجميع المسائل القانونية ولوائح الصناعة.
أنشطة مكافحة
تضمن أنشطة التحكم السياسات والإجراءات التي قد تؤثر على المخاطر المالية والقانونية ويتم فهمها ومتابعتها. تم تفويض هذه الأنشطة من قبل الإدارة العليا لضمان حماية كل جانب من جوانب المنظمة قانونياً ومالياً والالتزام بالمعايير واللوائح. وتشمل أمثلة أنشطة التحكم الميزانيات السنوية من جميع الإدارات أو نقطة تفتيش قانونية لمراسلات العملاء. تختلف أنشطة التحكم من حيث النطاق والأولوية حسب المؤسسة الفردية والصناعة التي تشارك فيها.
