يعد التعامل مع عملك أمرًا جيدًا ، ولكن ذلك لا ينطبق دائمًا على كل مرحلة من مراحل التشغيل. يعد إدخال البيانات أحد الجوانب الرئيسية للأعمال حيث يكون الانتقال إلى العمليات التلقائية دائمًا أفضل دائمًا. في الشركات الصغيرة جداً حيث يكون المالك هو المشغل الرئيسي ، لا يزال من المنطقي القيام بكل إدخال البيانات يدويًا ، على الرغم من أن الترقية إلى نظام تلقائي يمكن أن تؤدي إلى عمليات أكثر سلاسة. بالنسبة إلى الشركات التي لديها أكثر من موظف أو موظفين ، يمكن أن يكون من المنطقي أيضًا الابتعاد عن إدخال البيانات يدويًا في أقرب وقت ممكن.
العيب: خطأ بشري
حاول كما نحن ، البشر أكثر عرضة للخطأ من أجهزة الكمبيوتر. في حين أن نظام الكمبيوتر لديه خلل عرضي ، فإنه يسجل البيانات بشكل عام وينظمها بطريقة أكثر دقة من البشر ، مع حاجة أقل لفحص الأخطاء. تتطلب المعالجة اليدوية للبيانات مزيدًا من العيون للتحقق من البيانات والتحقق منها للتأكد من دقتها.
العيب: السرعة
يستغرق الكثير من الوقت لإدخال البيانات يدويا. تكون الأجهزة وأجهزة الكمبيوتر بشكل عام أسرع من البشر ، مما يوفر وقتًا للموظفين للتركيز على أشياء أخرى. بدلاً من كتابة الأرقام طوال اليوم ، يمكن لموظفيك قضاء المزيد من الوقت في مراجعة المخزون ، وإنشاء مخططات أو رسم توقعات للنمو المستقبلي.
الحرمان: تكاليف العمالة
يكلف الكثير من المال أن يدفع الناس للدخول إلى البيانات يدويًا ، ويبقي رواد الأعمال وغيرهم من الموظفين من استثمار المزيد من الوقت في وجهة نظرهم التي تساهم بشكل كبير في رؤية ورسالة الشركة. يمكن الآن إكمال مهمة العديد من الأشخاص من قبل شخص واحد ، مما يعني أنك تحتاج إلى عدد أقل من موظفي إدخال البيانات ، أو يمكنك استخدام موظفيك في المناطق التي تشارك فيها هداياهم بشكل أفضل من أجل تسريع نمو الشركة.
ميزة: تكاليف النظام
إدخال البيانات اليدوية لا يتطلب أنظمة وآلات وبرامج باهظة الثمن. لا يملك أصحاب الأعمال التجارية الصغيرة دائمًا صندوقًا كبيرًا لبدء التشغيل عندما يتم تشغيل العمليات وإيقاف تشغيلها. يسمح نظام المعالجة اليدوية للشركات بالدخول إلى اللعبة دون الحاجة إلى استثمار الكثير من رأس المال الثمين في أجهزة الكمبيوتر والآلات وطرق معالجة الكمبيوتر.
ميزة: سهولة بدء التشغيل الصغيرة
لدى بعض رواد الأعمال فكرة جيدة عن كيفية تتبع البيانات على الورق باستخدام أوراق دفتر الأستاذ ، ولكنها ليست مريحة مع أنظمة الكمبيوتر. خلال الوقت الذي من المحتمل أن تتعلم فيه الكثير من الأشياء دفعة واحدة حتى تتمكن من إنجاز عملك ، قد يكون من الأفضل إيقاف تشغيل نظام إدخال البيانات بشكل مؤقت. طالما تحتفظ بسجلات دقيقة يدويًا ، يمكنك الانتظار لاستكشاف هذا الخيار حتى تكون بقية العمليات اليومية أكثر روتينًا.
ميزة: زيادة الرقابة
عند الاحتفاظ بالسجلات يدويًا ، يمكنك التحكم في الفئات التي يتم فيها وضع كل رقم فردي. إذا كان نشاطك التجاري له احتياجات فريدة تجعل من الصعب تتبع المبيعات أو الاتجاهات بطريقة آلية ، فقد تحتاج إلى تتبع هذه الأرقام يدويًا.على سبيل المثال ، قد تجد وكالات الخدمة الاجتماعية التي تسجل التغيرات في ديناميكيات الأسرة أو الإغاثة من الاضطراب العاطفي أن طرق معالجة البيانات اليدوية أكثر دقة من الطرق الآلية.
الانتقال من دليل إلى إدخال البيانات الحديثة
في حين أن إدخال البيانات اليدوي يكون في بعض الأحيان أسهل مع أعمال صغيرة للغاية ويسمح بتكاليف أصغر في الحصول على الكرة المتدحرجة ، مع نمو الأعمال التجارية ، لذلك يجب أن تكون أساليبها. عندما تكون جاهزًا للانتقال من إدخال البيانات يدويًا إلى شيء أكثر تعقيدًا ، يمكنك البحث في برامج مثل Quicken أو QuickBooks أو البرنامج المجاني ZipBooks. يمكن أن يساعدك أي برنامج لجداول البيانات في تصنيف الإجراءات الأخرى ، مثل معدلات نجاح البرنامج ، أو اتجاهات الموظفين ، أو التغييرات في الديناميكيات والإسقاطات بطريقة يسهل فهمها. من الحكمة أن تدخل في بضعة أشهر أو سنوات من البيانات السابقة بحيث يمكنك رؤية الاتجاهات في الأرقام الجديدة عند إدخالها. عند الشك ، استشر أحد المحاسبين أو متخصص إدخال البيانات للمساعدة مرة واحدة أو بشكل منتظم الدعم في الحفاظ على سجلات بيانات دقيقة لعملك.
