تسجل الشركات جميع المعاملات المحاسبية باستخدام دفاتر الأستاذ. يحتوي دفتر الأستاذ العام على الأرصدة من كل حساب تستخدمه الشركة للتسجيل المالي ويشكل الموقع المركزي للإبلاغ عن المعاملات المالية. تحتوي دفاتر الأستاذ الفرعية على معلومات مفصلة من الحسابات المختارة. يجب أن يساوي رصيد كل دفتر أستاذ فرعي رصيد الحساب المقابل في دفتر الأستاذ العام. توجد العديد من المزايا عندما تستخدم الشركات دفاتر الأستاذ الفرعية.
أنواع الدفاتر الفرعية
تدمج الشركات عدة أنواع من دفاتر الأستاذ الفرعية في نظم المحاسبة الخاصة بها. وتشمل دفاتر الأستاذ الفرعية المشتركة دفتر حسابات الحسابات المستحقة القبض ودفتر الحسابات المستحقة الدفع. يتضمن دفتر حسابات الحسابات المستحقة القبض حسابات فردية تنطبق على كل عميل على حدة. يتم تسجيل كل عملية بيع ائتمانية في حساب العميل المحدد مع كل دفعة. يتضمن كل حساب عميل رصيدًا حاليًا. الأرصدة الحالية لجميع العملاء تصل إلى مجموع رصيد الحسابات المستحقة القبض. يتضمن دفتر الحسابات المستحق الدفع الحسابات الفردية لكل بائع. يتم تسجيل كل فاتورة مستلمة وكل دفعة يتم سدادها لكل حساب بائع محدد. يتضمن كل حساب بائع رصيدًا حاليًا. تضاف الأرصدة الحالية لجميع البائعين إلى إجمالي رصيد الحسابات المستحقة الدفع.
معلومات مفصلة
تتمثل إحدى مزايا استخدام دفتر الأستاذ الفرعي في المعلومات التفصيلية الموجودة في دفتر الأستاذ الفرعي. يتضمن كل بائع مدرج في دفتر الحسابات المستحق الدفع معلومات مفصلة عن المعاملات. يشمل دفتر الأستاذ كل فاتورة وتاريخ الاستلام والمبلغ بالدولار وكل دفعة يتم إرسالها بالبريد إلى البائع.
مراقبة
وهناك ميزة أخرى لاستخدام دفتر الأستاذ الفرعي تدور حول مستوى السيطرة التي تمتلكها الشركة مع المعلومات المالية الواردة في دفتر الأستاذ الفرعي. يسمح دفتر الحسابات المستحق القبض لمدير الائتمان وموظفي الحسابات المدينين بالتحكم في الأرصدة الحالية لكل عميل. عندما يتعارض أحد العملاء مع الرسوم ، يمكن لموظفي الحسابات المستحقة مراجعة المعاملات داخل هذا الحساب وتحديد ما إذا كان النزاع صالحًا أم لا.
وصول محدود
يوفر تقييد وصول الموظفين إلى الحسابات المختارة ميزة أخرى لاستخدام دفاتر الأستاذ الفرعية. باستخدام أنظمة الكمبيوتر ، يمكن للشركات أن تحد من وصول الموظفين إلى الحسابات المحددة التي يتحملونها. يفتقر الموظفون الآخرون إلى القدرة على رؤية تفاصيل الحسابات الواردة في دفتر الأستاذ الفرعي. وهذا يسمح للشركة بالحفاظ على السرية فيما يتعلق بحسابات العملاء أو الموردين.
