إدارة حافظة المشاريع هي عملية يمكن من خلالها للمنظمات والشركات ترتيب وترتيب وتحليل مشاريعها الحالية. يستخدم عادة لتحديد أولويات المشاريع المختلفة ؛ يتم فرزها عادة إلى فئات مختلفة مثل التمويل والنمو والفائدة. تسمح حقائب المشاريع في نهاية المطاف لمجلس الإدارة أو المدير الإداري بالحصول على رؤية أوسع وفهم أعمق للتعهدات الحالية للشركة.
تجميع قائمة بالمشاريع الحالية للشركة. قم بتضمين كل تعهد تمتلكه المؤسسة حاليًا ، مهما كان صغيرًا. توفير معلومات وصفية كافية لكل مشروع بحيث يمكن مقارنتها وإدارتها. على سبيل المثال ، قم بتفصيل التكلفة المالية المتوقعة للمشروع ، والأهداف المنشودة ، والفوائد ، والمدة المقدرة ، وكيف يدعم المشروع الإستراتيجية العامة للشركة.
فعلى سبيل المثال ، قد تقوم شركة إسكان بتجميع مخزون يحتوي على مشروع مبادرة لمكافحة السلوك الاجتماعي ومشروع تجديد العقارات وبناء جديد. وقد تكتب الشركة أيضًا أن مشروع تجديد العقارات يكلف مليون دولار ، وسيستغرق إكماله 3 سنوات وسيضم 800 عائلة جديدة.
تحميل هذه المعلومات إلكترونيا. سيضمن ذلك إمكانية مقارنة البيانات بسرعة أكبر وكفاءة أكثر من فريق بشري. يمكن أيضًا نقل البيانات الإلكترونية عبر البريد الإلكتروني وتسليمها إلى مديري الشركة على الفور.
ترتيب اجتماع للمديرين الإداريين ورؤساء الأقسام في الشركة (فريق إدارة المحفظة ، أو PMT). سيكون لدى هؤلاء الأفراد معرفة واسعة بالأعمال ويمكنهم اتخاذ قرارات مستنيرة لتحقيق أفضل مصالح الشركة. اسألهم قبل الاجتماع للاطلاع على البيانات واستيعاب المعلومات للمناقشة.
تأكد من موافقة فريق المحفظة على معايير تحديد أولويات المشروع. تُستخدم عادةً مسائل مثل التمويل والمزايا لتحديد الأولوية ، ولكن يمكن النظر في قضايا أخرى مثل المحتملة.
دعوة الاجتماع وتحديد أولويات المشاريع الحالية التي تضطلع بها الشركة. يجب إعطاء الأولوية للمشروعات على أساس إمكاناتها المالية والنمو والمنفعة. وستتطلب المشاريع ذات الأولوية القصوى اهتمامًا مستمرًا ، في حين أن المشاريع الأخرى ذات الأولوية الأقل قد يتم الاحتفاظ بها أو إسقاطها من جدول أعمال الشركة بالكامل.
إعادة تقييم إدارة مشروع الشركة عن طريق استدعاء PMT معا على أساس منتظم. ترتيب الاستشارات الفصلية أو الشهرية أو حتى الأسبوعية ومناقشة ما إذا كانت بعض المشاريع تحتاج إلى المزيد من الدعم (وبالتالي زيادة أولوياتها) أو يمكن إسقاطها في القائمة.
