تصف خطة المشتريات الخاصة بالمشاريع جميع المشتريات من الموردين الخارجيين وتوثقها لدعم احتياجات مشروع معين. قد يحتاج المشروع إلى أجهزة كمبيوتر أو ورق أو أية لوازم أخرى وفقًا لطبيعة المشروع. تحديد احتياجات المشروع وكيف سيتم شراء اللوازم تسمح بالميزانية الكافية والتخطيط السليم. كما ستعطي خطة المشتريات الجيدة خطوات محددة حول كيفية بدء عمليات الشراء وتنفيذها. سيضمن ذلك منح جميع العطاءات بشكل عادل وتكون في مصلحة الشركة.
تحديد متطلبات الخطة. قم بتضمين كل أهداف الخطة. على سبيل المثال ، الحصول على البضائع من أفضل الموردين بأقل تكلفة.
قائمة فريق المشتريات. ستشمل هذه القائمة جميع الأطراف التي سيتم تضمينها في قرارات الشراء. قم بتضمين الأسماء ومعلومات الاتصال لكل شخص أو مجموعة.
توثيق مبررات الشراء. قم بتضمين أسباب الحاجة إلى الإمدادات وكيفية استخدامها. تحديد العناصر التي سيتم شراؤها على مدى عمر المشروع. قم بتضمين كمية العناصر المطلوبة.
إنشاء خط زمني يحدد جميع عمليات الشراء التي سيتم إجراؤها على طول المشروع. شراء اللوازم بكميات كبيرة أو في أوقات معينة من السنة قد يؤدي إلى تحقيق وفورات. تضمين هذه التفاصيل كجزء من الخط الزمني.
تحديد عملية اختيار الموردين. يشمل ذلك جميع الخطوات المطلوبة للحصول على عروض الأسعار. تحديد الحد الأدنى لعدد العطاءات التي سيتم الحصول عليها قبل اختيار المورد. أدرج أي عقد أو شروط دفع يجب الاتفاق عليها قبل اختيار المورد.
قم بإنشاء قائمة بالمهام التي يجب القيام بها لشراء عنصر. حدد جميع الأوراق التي يجب ملؤها لمعالجة طلب الشراء. قد تحتاج أوامر الشراء إلى تفويض من الإدارة.
نصائح
-
مراجعة خطة المشتريات بانتظام. قد تؤثر التغييرات على شروط الموردين وعوامل السوق الأخرى إيجابًا أو سلبًا على الخطة. اضبط الخطة لتناسب احتياجات العمل على أفضل وجه.
