إذا لم يكن للمشروع خطة اتصالات جيدة ، فسيكون مصيره الفشل. تتمثل المسؤولية الرئيسية لمدير المشروع في تطوير وتنظيم خطة اتصالات فعالة وفعالة. وسيحفز هذا فريق المشروع وسيسمح بإنجاز المشروع في الوقت المناسب. ينبغي لخطة الاتصالات الجيدة أن تهيئ مناخًا مفتوحًا وشفافًا حيث يشعر كل فرد بالراحة في تقديم الأفكار والمدخلات. مدير المشروع الذي يعمل مثل الديكتاتور سيكون هزيمة ذاتية.
المقدمة
تطوير استراتيجية اتصال: (1) تطوير وتعريف المشروع. بصفتك مدير المشروع ، فأنت المصدر الأساسي للمعلومات. مهمتك هي التواصل بفعالية من أجل توجيه وتحفيز فريق المشروع. (2) إنشاء منتدى يسمح بتبادل الأفكار. دع الجميع في الفريق يعرفون أن مساهمتهم قيّمة. التواصل هو حوار وليس مونولوج. يجب أن تشجع خطة التواصل وتولد التفاعل والمدخلات من جميع المشاركين. (3) توضيح أهداف التواصل. يجب أن تمكن أهداف التواصل الجيد من استكمال المشروع بفعالية وفي الوقت المناسب. هذا سيساعد على منع المفاجآت ، وتجنب الازدواجية ، وكشف السهو.
تفويض المسؤوليات. يجب أن يعرف الأفراد أعضاء فريق المشروع ما هي مسؤولياتهم الخاصة ومسئوليتهم. يجب أن يعرف الجميع أهداف التواصل.
استخدم وسائط وأساليب مختلفة للحفاظ على التواصل محدثًا ولإبقاء الجميع على اطلاع. ويشمل ذلك تحديثات البريد الإلكتروني ومذكرات المشروع واللقاءات المباشرة والتقارير المنتظمة.
تعيين جدول زمني للتقارير والمراجعات. بالإضافة إلى التبادل اليومي للمعلومات ، حدد مواعيد الاجتماعات والمواعيد النهائية للتقارير. هذا سيبقي الفريق متحمسًا ومنظمًا. كما أنه يساعد على تحديد أولويات المهام.
مراجعة خطة الاتصال للتأكد من أنها تعمل بشكل فعال. تسعى مدخلات من الفريق. هل يتم إبلاغ المعلومات الضرورية في الوقت المناسب. إذا لم يكن كذلك ، ما هي التحسينات التي يمكن إجراؤها لجعلها أفضل؟
