الرسائل هي وسائل مهمة للتواصل بين المشاعر الشخصية والتجارية. ومع ذلك ، تختلف الرسائل الشخصية اختلافًا كبيرًا عن نظيراتها التجارية. لإظهار آداب الأعمال المناسبة أثناء معاملات شركتك ، يجب أن تتعرف على هذه الاختلافات وتتحمل آلامًا لا تخلط أنماط الحروف. هذا سيساعدك على أن تبدو مهنية للموظفين والعملاء والمساهمين والمستثمرين.
شكل
يتم تنسيق رسائل الأعمال والأحرف الشخصية بشكل مختلف كثيرًا. مع بعض الاختلافات الطفيفة ، عادةً ما تحتوي أحرف الأعمال على هوامش 1 بوصة. كما تحتوي على مسافات مفردة ، مع تباعد مزدوج فقط بين الفقرات وخطوط البيانات التمهيدية (على سبيل المثال ، التاريخ ، الموضوع). يتم ترك الرسالة مبررة مع عدم وجود مسافة بادئة للفقرة. يتم كتابة خطابات الأعمال أيضًا دائمًا. على النقيض من ذلك ، يمكن أن تحتوي الأحرف الشخصية على أي تنسيق تقريبًا. الأمر متروك للكاتب ليقرر كيف يريد أن تظهر الرسالة الشخصية. عادة ما تكون الرسالة الشخصية مكتوبة بخط اليد ، ولكن مع التقدم التكنولوجي ، يقوم العديد من الأشخاص بكتابة الحروف الشخصية على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم لأنها أسرع في الكتابة من الكتابة يدويًا.
يحتوى
في رسالة العمل ، يكون المحتوى دائمًا موضوعيًا - أي أن الغرض من الرسالة شفاف. من خلال رسالة شخصية ، يمكن أن يغطي المحتوى العديد من الموضوعات المختلفة ، وهناك تركيز أكثر على ربط الأحداث الماضية والعواطف أكثر من التركيز على حل المشكلات. الرسائل الشخصية يمكن أن تكون أكثر توجهاً. قد تتطرق الأحرف الشخصية إلى بعض المسائل التجارية أو المالية ، ولكن رسائل الأعمال لا تناقش قضايا شخصية أبدًا ما لم تؤثر تلك القضايا بشكل مباشر على الأعمال.
اللغة وعلامات الترقيم
تستخدم خطابات الأعمال لغة رسمية أكثر من الحروف الشخصية. يولي الكتاب اهتمامًا خاصًا باختيار الكلمات لأن اختيار الكلمات يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا في الأمور القانونية. التحية والإغلاق مهذبة وتشير إلى العناوين الصحيحة (على سبيل المثال ، الرئيس إدواردز ، الآنسة نيمان). يتم استخدام Colons بشكل أكبر في أحرف الأعمال من الأحرف الشخصية ، خاصة بعد التحية والتسميات سطر البيانات التمهيدي (على سبيل المثال RE: ، DATE:). يمكن للأحرف الشخصية استخدام أي لغة ، بما في ذلك عامية واختصارات غير تجارية مثل ttyl (تحدث إليك لاحقًا) أو راجع للشغل (بالمناسبة). ميزة هذا هو أن شخصية الكاتب تأتي حقا عبر. غالبًا ما تفقد الرسائل التجارية صوت "الكاتب" الحقيقي. تستخدم الحروف الشخصية قواعد الترقيم القياسية ، ولكن نظرًا لأنها غير رسمية ، كثيرًا ما يتجاهل الكتاب بعض معايير الترقيم والرسملة الأساسية.
لماذا التفريق؟
السبب الرئيسي وراء فصل الأشخاص عن الرسائل الشخصية من خطابات الأعمال هو أن الطريقة القياسية لكتابة رسالة أعمال تخلق الكفاءة في العمليات التجارية. على سبيل المثال ، يعرف رجال الأعمال أنهم يستطيعون التأكد بسرعة من غرض خطاب العمل من سطر الموضوع. الكفاءة يمكن أن تترجم إلى إيرادات. سبب آخر للتمييز هو أن استخدام شكل احترافي يشير إلى أن كل ما هو موجود في الرسالة له أهمية. الثالث ، ومن المتوقع استخدام تنسيق الرسالة التجارية من قبل المتخصصين. إذا كنت لا تلتزم بتنسيق العمل مع شركتك ، فقد تجد أنه أقل استعدادًا أو قليل الخبرة.
