عقد اجتماع عمل ناجح لا ينطوي فقط على محتوى وأعضاء الاجتماع ، ولكن أيضا ترتيب الأثاث. لترتيب غرفة اجتماع عمل بشكل فعّال ، ستحتاج إلى النظر في وظيفة الاجتماع وخلق جو مناسب ومساحة عمل للإنتاجية. إذا تم ترتيب الغرفة جيدًا لاجتماعك ، فسيكون الزملاء قادرين على العمل والعمل بدون انقطاع أو إلهاء لاستخدام وقت الاجتماع المتاح بشكل كامل.
العناصر التي ستحتاجها
-
الجداول
-
كراسي جلوس
-
اكسسوارات العرض
-
العلاقات البريديه
-
شريط لاصق
-
مصابيح
-
الجداول الجانبية ، حسب الحاجة
-
المواد الغذائية والمشروبات
النظر في وظيفة الغرفة ووضع الجداول وفقا لذلك. يجب أن يستخدم اجتماع نمط المناقشة نمط طاولة مستديرة من خلال ترتيب الجداول في دائرة أو نصف دائرة بحيث يمكن لكل مشارك رؤية أي شخص آخر. يمكن للعروض التقديمية استخدام غرفة اجتماعات تم إعدادها باستخدام مستطيل واحد كبير أو وضع جداول أصغر في صفوف مع كل مشارك يواجه نفس الاتجاه.
ترتيب الجلوس حول الجداول وفقا لتخطيط الجدول الخاص بك باستخدام كراسي مريحة مناسبة لطول الاجتماع. يجب استخدام الكراسي البلاستيكية الصلبة فقط للاجتماعات القصيرة (ساعة أو أقل) للحفاظ على تركيز الموظفين ومرتاحتهم. ضع اثنين إلى ثلاثة كراسي إضافية على جانب الغرفة في حالة وجود عدد أكبر من الضيوف مما هو متوقع أو كسر كرسي.
ضع أي دعائم مثل المنصات أو المخططات الورقية أو شاشات العرض أو ملصقات العرض في منطقة مرئية بوضوح في الجزء الأمامي من الغرفة بحيث يمكن لكل مشارك مشاهدتها بسهولة. إذا كنت تستخدم النشرات أو المجلدات ، فضعها على كل كرسي على طول الطاولة ، أو اضبطها إلى الجانب لتوزيعها لاحقًا في الاجتماع. لا تسمح لهذه العناصر بالفوضى في مساحة العمل أو جعل التنقل داخل الغرفة صعبًا ، مثل تكديسها على الأرض.
قم بإيقاف الجرس على أي هاتف في الغرفة لتجنب الاضطراب ؛ ومع ذلك ، لا افصل الهاتف للسماح للمكالمات الصادرة في حالة الطوارئ. إذا تم استخدام أجهزة الكمبيوتر للاجتماع ، فقم بتجميع أي كابلات ذات روابط مضغوطة لتجنب التشابك بالقدمين وقم بشد أي أسلاك إلى الأرضية التي تعمل عبر الممرات.
أضف إضاءة إضافية إلى ما وراء الإضاءة العلوية إلى الغرفة لتخفيف الجو وجعل الاجتماعات الأطول أقل إجهادًا بصريًا. عيّن المصابيح على الطاولات الجانبية حيث لن تكون في الطريق أو تحجب المشاهدات ، ولكن تجنّب الشموع ، التي قد تنبعث منها إضاءة خفيفة ورائحة ولكنها قد تشكل خطرًا.
قم بإعداد منطقة خدمة طعام صغيرة في زاوية من الغرفة أو على طول جدار بالقرب من المدخل لتوفير المياه المعبأة في زجاجات أو المشروبات الغازية أو القهوة أو الأطعمة الخفيفة مثل الكعك أو الكعك أو فواكه ولحوم اللحم. في حالة استخدام الطعام للاجتماعات الطويلة ، تجنب الأطعمة عالية السكر ، وتأكد من وجود سلة مهملات بالقرب من منطقة الخدمة للحفاظ على الجدول نظيفًا ومرتبًا عند انتهاء وقت تناول الطعام.
نصائح
-
إذا كان لديك خيار اختيار غرفة الاجتماعات ، فحاول العثور على غرفة هادئة بعيداً عن الضوضاء والإلهاءات الزائدة بينما لا تزال تضع غرفة الاجتماعات مناسبة للحمامات في نفس الطابق من المبنى.
إذا أمكن ، قم بضبط منظم الحرارة في الغرفة إلى وضع مريح حتى لا يكون الحاضرون حارين أو باردين ، مما يجعلهم يشعرون بعدم الراحة والإلهاء حيث لن يكونوا قادرين على التركيز على المهمة المطلوبة.
