أي عمل يبيع منتجًا لديه مخزون. يجب أن يتم تسعير المنتجات بدقة لتحقيق أقصى قدر من الأرباح وأن تكون تنافسية ضد منافسي السوق. للقيام بذلك ، يجب معرفة قيمة المنتجات وتكلفة إنتاجها. وإليك نظرة على طريقتين لتسجيل وتتبع هذه المعلومات الحيوية - أنظمة الجرد الدائمة والدورية.
الجرد محدد
معظم التفكير في المخزون كما المعروض من المواد المعروضة للبيع المعروضة للبيع. في حين أن هذا صحيح ، فإن المخزن هو أيضًا الاسم الخاص بالحسابات المختلفة التي يسجل فيها المحاسب أو محاسب الحسابات هذه المعلومات. قد يكون لمتاجر التجزئة التي تشتري المنتجات النهائية وتبيعها نظام مخزون بسيط نسبياً ؛ سيكون لدى الشركات المصنعة العديد من الحسابات لتعقب قيمة العمل الجاري وقيمة المواد الخام المستخدمة في عملية الإنتاج.
نظام الجرد الدائم
مع نظام المخزون الدائم ، يتم تسجيل جميع المعاملات في حساب المخزون عند حدوثها. يعكس رصيد الحساب المخزون الموجود في أي لحظة. التأخير الفعلي في تسجيل المعاملات هو كل ما يفصل الرصيد في الحساب عن الوقت الفعلي. مع حلول تقنية مثل ماسحات نقاط البيع ، يمكن أن يكون هذا التأخير صغيرًا جدًا. نظرًا لأنه يتم الاحتفاظ بعدد الجرد والقيم باستمرار ، لا يلزم وجود عدد مادي من المخزون مع النظام الدائم.
نظام الجرد الدورى
يستخدم النظام الدوري حسابات متعددة لتسجيل المبيعات ، وشراء المنتجات الجديدة وعوائد العملاء ، وغيرها. يتم الاحتفاظ بهذه الحسابات حتى نهاية فترة المخزون - والتي يمكن أن تكون شهرية أو ربع سنوية أو أي إطار زمني آخر تحدده الشركة - ثم يتم التوفيق بينه وبين حساب المخزون. في ذلك الوقت ، يتم تسوية حسابات المعاملة استعدادًا لفترة المخزون التالية. يتطلب نظام الجرد الدوري أيضًا حسابًا فعليًا للمخزون في نهاية الفترة. يتم إجراء أي تعديلات ضرورية على حساب المخزون ، وتكون الفترة كاملة.
الرقابة التنظيمية
الجرد هو أحد الأصول ، مثل النقود والعقارات. مثل الأصول الأخرى ، يمكن التلاعب بالجرد من قبل المديرين عديمي الضمير. قانون Sarbanes-Oxley لعام 2002 ، الذي تم سنه استجابة لفضائح المحاسبة العامة في ذلك الوقت ، قام بتدوين اشتراط أن تكون المعلومات التي تصدرها الشركة دقيقة من جميع النواحي المادية. يجب على الشركات أن تتحقق من أن الضوابط الداخلية كافية وعاملة وأن جميع البيانات المالية دقيقة. يتم توفير العقوبات لعدم الامتثال. أعاد القانون الثقة إلى حد كبير في دقة المعلومات المتاحة للمستثمرين المحتملين.
كيفة تختار
العامل الرئيسي في اتخاذ قرار بشأن استخدام النظام الدوري أو الدائم هو قدرة الشركة على تسجيل بيانات المبيعات فور حدوثها. تجعل التكنولوجيا هذا الأمر أكثر احتمالا من أي وقت مضى ، لذلك سوف تختار العديد من الشركات النظام الدائم. الشركة التي ، لأي سبب من الأسباب ، غير مجهزة للقيام بذلك قد تختار النظام الدوري. في كلتا الحالتين ، تخضع القواعد التي تحكم محاسبة المخزون للقوانين السائدة ومعايير الصناعة المحاسبية ، المعروفة في الولايات المتحدة باسم مبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا (GAAP).
