تمثل الحسابات الدائنة جزءًا هامًا من سجلاتك المالية ويمكن أن تكون عرضة للاحتيال دون التوفيق الدقيق والمراقبة. يمكن أن تضمن إجراءات تدقيق الحسابات الدائنة القوية دقة وتوقيت دفعات الفواتير الخاصة بك. تسمح أفضل إجراءات تدقيق الحسابات الدائنة بمزيج من الشيكات اليومية والضوابط الداخلية الروتينية وإجراءات المراجعة الخارجية.
إجراءات روتينية
يجب أن تكون الحسابات الدائنة متوازنة يومياً للتوفيق بين المدفوعات والقيود المسجلة. يجب فحص أي تناقض بين المبلغ الإجمالي المدفوع والمجموع الكلي وتسويته على الفور. يجب أن تكون الرقابة الإدارية على كل فرد متورط في الحسابات المستحقة الدفع صارمة ويجب أن تشمل المراقبة الروتينية للأنشطة. يجب تدريب المديرين على مراقبة أي إشارات لسوء السلوك من قبل الموظفين الدائمين.
يجب تفعيل إجراءات تسجيل الدخول التي تساعد على إنشاء سجل التدقيق. يجب أن تشمل هذه الإشارات مراجعة الإدارة للمطابقة اليومية وتقارير التناقض الشهرية والافتراضات الفردية للمعاملات الكبيرة لضمان صحة جميع المعلومات.
الضوابط الداخلية
يجب أن تتضمن الضوابط الداخلية للحسابات الدائنة متطلبات التوقيع وفقًا لمبالغ الدفع. النظر في تنفيذ عدة طبقات من متطلبات التوقيع. على سبيل المثال ، قد تحتاج إلى توقيع مدير حسابات على عناصر تزيد قيمتها عن 5000 دولار ، وتوقيعًا تنفيذيًا لبنود تزيد قيمتها عن 10000 دولار ، ومتطلب توقيع مزدوج لدفعات تزيد قيمتها عن 25000 دولار. قم بمطابقة متطلبات توقيعاتك مع إجمالي إيراداتك وقابلية نشاطك التجاري للتزوير لتحقيق أقصى فائدة ممكنة.
وضع إجراءات رقابية روتينية للحسابات المستحقة الدفع. تشمل عمليات الفحص الفوري على الدفعات الفردية لضمان الدقة. على سبيل المثال ، راجع خمسة حسابات مستحقة الدفع كل يوم وتحقق من مبلغ الدفع ومعلومات المدفوع لأمره وتأكد من اكتمال سجلات الحسابات بشكل صحيح.
أثناء إجراءات إقفال الكتب في نهاية الشهر أو الفترة المالية ، قم بتضمين إجراءات الإغلاق لكافة الأعمال المستحقة الدفع في الحساب بما في ذلك الإجماليات الإجمالية وملخصات الحسابات. بالإضافة إلى ذلك ، احتفظ بتقرير تشغيل يراقب مستويات الدفع من معالجة الحسابات الدائنة. إذا زادت مستويات الدفع فجأة أو انخفضت ، يمكن أن يؤدي التحقيق التلقائي في الأسباب إلى تجنب المشاكل المحتملة.
عمليات التدقيق الخارجية
وتشمل معظم عمليات المراجعة الخارجية الحسابات المستحقة الدفع كمنطقة اختبار. ينبغي أن تأخذ عمليات المراجعة الخارجية قائمة مفصلة بحسابات الدفع ومجموعات التتبع من التفاصيل من خلال جميع السجلات المحاسبية إلى الملخص الإجمالي ويجب أن تشمل عمليات السحب البنكي. يجب اختيار العناصر المختارة للاختبار المتعمق. ينبغي الاتصال بالمرتبين المختارين للتحقق من استلام المدفوعات. بالإضافة إلى ذلك ، يجب مراجعة المراجعات الروتينية للتأكد من دقتها ومعالجتها المنطقية. يجب التحقق من أي مصالحات مع اختلافات كبيرة تمامًا.
ينبغي أن تجري عمليات المراجعة الخارجية اختبارات للخصوم غير المسجلة. فكر في اختيار جميع الفواتير على عتبة محددة واختيار عشوائي للفواتير الروتينية لمراجعة متعمقة. اطلع على سجلات الصرف ، والائتمانات المخصصة للعائدات ، والسلع المستلمة دون فواتير ، وأي حسابات خاصة بالفاتورة. تأكد من تسجيل كل فاتورة بشكل صحيح في الفترة الزمنية الصحيحة. راجع الحساب لمعرفة ما إذا تم تسجيله كخصم أو إذا تم استبعاده بشكل صحيح من الفترة الزمنية.
