تمثل سجلات الحسابات الدائنة مستندات مهمة لفرد أو شركة. من الناحية المثالية ، يجب أن ينفذ نشاطك التجاري نظام تخزين أو حفظ ملفات يسمح للمالكين وغيرهم من الموظفين باسترداد الإيصالات والسجلات للموجودات والحسابات عند الحاجة. في حين لا يحتاج عملك إلى الاحتفاظ بسجلات حسابات الدفع الخاصة به بشكل دائم ، فإنه يجب عليه الاحتفاظ بها لمدة 10 سنوات على الأقل.
عقد من السجلات
يعتمد طول مدة الاحتفاظ بسجلات أعمالك على الملف على الإجراء أو المصاريف أو الأحداث التي تسجلها المستندات ، وفقًا لخدمة الإيرادات الداخلية. يجب أن تبقى الوثائق التي تتعلق بالمعاملات والمدفوعات لمدة 10 سنوات على الأقل ، وفقا لشبكة الإنترنت المالية. وتشمل هذه الوثائق البيانات المصرفية والعقود والحسابات المستحقة الدفع والسجلات المستحقة والشيكات الملغاة.
السجل الفعال للحفاظ على الصخور
السبب الرئيسي للحفاظ على سجلات الحسابات الدائنة هو إذا كان لدى أحد الأشخاص سؤال حول بيع أو عقد قديم. في مثل هذه الحالات ، يجب أن تكون قادرًا على تحديد موقع العناصر المتعلقة بالبيع أو العقد في الوقت المناسب. إن الوصول إلى سجلات الحسابات المستحقة الدفع أمر مهم أيضًا في حالة قيام عميل أو موظف بمقاضاة نشاطك التجاري.
حافظ على مصلحة الضرائب
تقترح مصلحة الضرائب الأمريكية التمسك بالسجلات التي تدعم بندًا من الدخل أو الخصومات على الإقرار الضريبي حتى تنتهي فترة القيود الخاصة بتلك العوائد ، وهي الفترة الزمنية التي يمكنك فيها تعديل عائدك الضريبي للحصول على رصيد أو رد أموال. هذا يعني أنه يجب أن تكون لديك سجلات حسابات مستحقة الدفع حتى تتمكن من توثيق الربح أو الخسارة من بيع أو التخلص من أصل لطول المدة التي يبقى فيها الأصل في الخدمة. بعد ذلك ، يجب عليك الاحتفاظ بجميع السجلات والإيصالات المتعلقة بالأصل لمدة ثلاث سنوات إضافية ، وفقًا لموقع QBalance.com.
أكثر من Recordkkeeping
لزيادة المساحة وتقليل احتمال فقدان السجلات من الحريق أو السرقة أو التدمير ، قد ترغب شركتك في العمل بدون أوراق. من خلال تحويل سجلات الحسابات المستحقة الدفع إلى نظام إيداع إلكتروني ، يمكن أن يؤدي عملك إلى تقليل التكاليف الإدارية ووقت الموظفين. تتوفر البرامج عبر الإنترنت ومحليًا في متاجر توريد المكاتب. يتم تطبيق الرسوم وتختلف اختلافًا كبيرًا اعتمادًا على البرنامج. غالبًا ما توفر أنظمة الحسابات الدائنة الآلية نظام تحرير الفواتير الإلكتروني وخدمات الدفع وتتبع / إعداد التقارير عبر الإنترنت.
