كتابة خطاب العرض هو خطوة مهمة لقسم الموارد البشرية. يساعد على جلب الموظفين المؤهلين لتعزيز الشركة في سوق تنافسية. إن إرسال خطاب عرض رسمي يقلل من فرص حدوث الارتباك في وقت لاحق. إذا كانت هناك أية أسئلة تتعلق بشروط التعاقد لاحقًا ، فسيكون لدى الشركة سجل بالشروط التي وافق عليها الموظف. سيسمح لك الحصول على جميع المعلومات الضرورية التي يتم تنظيمها مسبقًا بكتابة الرسالة بسهولة.
تجهيز
تحقق من قوانين التوظيف المحلية والولائية للتأكد من الالتزام بجميع اللوائح. تحمي هذه القوانين الموظفين والشركة وغالباً ما تضع مواعيد نهائية للإرسال والقبول. القوانين تختلف من ولاية إلى أخرى.
تقديم عرض شفهي ، إذا لم تكن قد فعلت ذلك بالفعل. كهدية مهنية ، يتم تقديم العروض شخصياً في البداية ، أو عبر الهاتف ، بحيث لا يضطر الموظف الجديد إلى انتظار خطاب لمعرفة قرارك بتوظيفه. يمكن أن يكون هذا مهمًا أيضًا إذا كان المرشح يدرس شركات أخرى.
تنظيم ملاحظاتك من المقابلة وتأكيد البيانات التي سيتم تضمينها في الرسالة. قد تتضمن هذه المعلومات عناصر مثل الرواتب والفوائد والعطلات. يعد تنظيم أفكارك أمرًا هامًا في بنية الخطاب المهني.
كتابة الرسالة
ابدأ الخطاب مع اسم الشركة وعنوانها ورقم الهاتف في أعلى الصفحة. لن تحتاج إلى كتابة هذا الجزء إذا كنت تستخدم ترويسة شركة رسمية. تخطي الخط دائمًا بين أقسام الرسالة.
اكتب التاريخ الذي تكتب فيه الخطاب.
أضف اسم وعنوان المرشح الذي تقدم العرض إليه.
اكتب تحياتك ، متبوعة بنقطتين. يجب أن يكون هذا شيء رسمي مثل "عزيزي السيدة سميث".
اكتب مقدمة تتضمن تأكيدًا بأنك مددت عرضًا شفهيًا. قم بتضمين اسم الشركة والموضع الذي تعرضه.
أضف تفاصيل العرض للرسالة بما في ذلك الرواتب والمزايا وأي شروط خاصة للعمل مثل فترات الاختبار. عند تضمين الراتب ، قم بتهيئته بمبالغ شهرية أو كل ساعة أو أسبوعية بحيث لا يكون هناك وعد مفترض بعقد عمل طويل الأجل.
أضف فقرة أخرى لإعلام المرشح بتاريخ التقرير المتوقع. في هذا القسم ، قد ترغب في تضمين الوقت ، وأي موقع محدد في المبنى ، ومن المتوقع منهم الإبلاغ عنه. إذا كانت شركتك لديها متطلبات محددة ، فقم بتضمينها في هذا القسم أيضًا.
اكتب استنتاجًا للرسالة يتضمن طلبًا للتأكيد بتاريخ محدد. خذ هذا الوقت أيضًا لملاحظة أي مواد مرجعية إضافية تم تضمينها في الرسالة.
أغلق الرسالة مع اسمك وموضعك. يمكن أن نهاية الرسالة أيضا ملاحظة مرفقات ومن الذي يتلقى نسخة من الرسالة.
نصائح
-
إذا واجهت صعوبة في كتابة الرسالة بتنسيق صحيح ، فاستخدم قالبًا من برنامج معالجة الكلمات لمساعدتك.
