أحد أسباب عدم اكتمال المشاريع في الوقت المحدد أو التكلفة أكثر من المقدرة هو عدم معالجة مشكلات التحكم الحرجة. تعرّف على مشكلات التحكم الأساسية التي تواجهها وأعد مشروعك باستخدام عناصر التحكم المناسبة للمساعدة في ضمان نجاح مشروعك.
تغيير الإدارة
مطالبة أحد أعضاء الإدارة العليا بإعلان المشروع لجميع أصحاب المصلحة ، ولماذا تم إطلاق المشروع وتأثيره على المتضررين. بإشراك المتأثرين ، ستحصل على مقاومة أقل للتغير.
جداول
تأكد من أن مشروعك يبدأ في الوقت المحدد وأن المهام تكتمل في الوقت المناسب. للمساعدة في ضمان اكتمال مشروعك في تاريخ الانتهاء المخطط له ، استخدم طريقة المسار الحرج. تحدد هذه الطريقة المهام الحيوية وغير الحرجة التي تؤثر على إنجاز المشروع في الوقت المناسب.
التكاليف
قسّم التكاليف المدرجة في الميزانية إلى فئات يسهل تتبعها. تأكد من تسجيل التكاليف بمجرد أن يتم تكبدها حتى يكون لديك فهم واضح للتكاليف الفعلية. توجيه أعضاء فريق المشروع المسؤولون عن الموافقة على الفواتير ؛ وإلا يمكن أن تتصاعد التكاليف بسرعة.
المتطلبات
استخدام نهج منظم لتحديد المتطلبات بحيث يتوافق المشروع المسلم مع توقعات أصحاب المصلحة في المشروع. على سبيل المثال ، إذا كانت متطلبات نظام كمبيوتر جديد تحدد فقط التقارير التي سيتم إنتاجها وليس البيانات الأساسية التي يجب التقاطها لإنتاج تلك التقارير ؛ قد لا يكون النظام المكتمل قادراً على إنتاج التقارير المحددة.
وبدلاً من الانتظار حتى نهاية المشروع لتقديم ما يريده أصحاب المصلحة ، يجب تقديم التسليمات المؤقتة للتأكد من توافقك أنت وأصحاب المصلحة مع تقدم المشروع. قد يؤدي الانتظار حتى نهاية المشروع لمشاركة المعلومات مع المستخدمين إلى تجاوز تكلفة المشروع إذا كان يجب إجراء تغييرات في ما تم تسليمه.
مجال الاتصالات
تأكد من أن اتصالات فريق المشروع وأصحاب المصلحة واضحة ومفهومة. يمكن أن تتسبب الأعطال في الاتصالات في عرقلة مشروع ومعنويات أعضاء فريق التأثير بسرعة.
التوظيف
تأكد من تزويدك بالمشروع مع أشخاص لديهم جميع المهارات المطلوبة لتحقيق أهداف المشروع. عقد اجتماعات أسبوعية مع موظفي المشروع حتى تتمكن من معالجة أي مشاكل في فريق المشروع أو أصحاب المصلحة بسرعة.
قائمة تدقيق
قم بإعداد قائمة مرجعية بجميع المناطق التي تحتاج إلى مراقبتها والتحكم فيها. قرر ما ستقوم بمراقبته ومدى تكرار ذلك. لا تتأخر في التصرف في القضايا التي ليست تحت السيطرة.
